പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകള്‍ കാര്യക്ഷമമാക്കാം, ചില വഴികള്‍

പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകള്‍ എങ്ങനെ കാര്യക്ഷമമായി നടത്തിക്കൊണ്ടു പോകാമെന്നതിനെ കുറിച്ചാണ് ഞാന്‍ പറഞ്ഞു തുടങ്ങിയത്.

എന്താണ് ഒരു പ്രോജക്ട് എന്നും, എന്തുകൊണ്ടാണ് പ്രോജക്ടുകള്‍ വൈകുന്നതെന്നും അതില്‍ വിവരിച്ചിരുന്നു. അതേപോലെ ഒരു പ്രോജക്ട് വൈകുന്നത് എങ്ങനെ ലാഭക്ഷമതയെ (Profitability) ബാധിക്കുമെന്ന് ആര്‍ക്കിടെക്ചര്‍ സ്ഥാപനത്തിലെ പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റ്ഡ് ബിസിനസ് ചൂണ്ടിക്കാണിച്ചുകൊണ്ട് വിവരിച്ചിരുന്നു.

പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകളുടെ ടിപ്പിക്കല്‍ ലൈഫ് സൈക്കിളാണ് ഫിഗര്‍ 1 ല്‍ കാണിച്ചിരിക്കുന്നത്.

ഫിഗര്‍ 1 ല്‍ കാണുന്നതുപോലെ ടിപ്പിക്കല്‍ പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകള്‍ തുടങ്ങുന്നത് കുറഞ്ഞ റെപ്യൂട്ടേഷനിലും കുറഞ്ഞ ലാഭക്ഷമതയിലുമാണ്. തുടക്കത്തില്‍, കപ്പാസിറ്റി പൂര്‍ണമായും ഉപയോഗപ്പെടുത്താത്തതിനാല്‍ ക്വാളിറ്റിയിലും സമയബന്ധിതമായ ഡെലിവറിയിലും മികച്ചു നില്‍ക്കും.

കപ്പാസിറ്റി പൂര്‍ണമായും വിനിയോഗിക്കാത്തതിനാല്‍ ബിസിനസിന്റെ റെപ്യൂട്ടേഷന്‍ ഉയരും, എന്നാല്‍ ലാഭക്ഷമത കുറഞ്ഞു തന്നെ നില്‍ക്കുകയും ചെയ്യും. പതുക്കെ ബിസിനസിന്റെ റെപ്യൂട്ടേഷന്‍ ഉയരുന്നതോടെ കൂടുതല്‍ കൂടുതല്‍ പ്രോജക്ടുകള്‍ ലഭിച്ചു തുടങ്ങും. പക്ഷേ, പ്രോജക്ടുകളുടെ എണ്ണം ഉയരുന്നതോടെ ബിസിനസിന്റെ റെപ്യൂട്ടേഷനെ അത് മോശമായി ബാധിച്ചു തുടങ്ങും, എന്നാല്‍ ലാഭക്ഷമത കാര്യമായി വര്‍ധിക്കുകയും ചെയ്യും.

ലാഭക്ഷമത ഉയര്‍ന്നാലും ബിസിനസിന്റെ ലാഭം സാധാരണഗതിയില്‍ സംരംഭകന്റെ പ്രതീക്ഷയ്‌ക്കൊത്ത് ഉയരാറില്ല. അതിനാല്‍ കൂടുതല്‍ കൂടുതല്‍ പ്രോജക്ടുകള്‍ ഒരേ സമയം ഏറ്റെടുത്തു തുടങ്ങും. ഈ സമയത്ത് സ്ഥാപനത്തിന്റെ റെപ്യൂട്ടേഷനും ലാഭക്ഷമതയും കാര്യമായി ഇടിയുകയും ബിസിനസ് തന്നെ താഴേക്ക് പോകാനുള്ള സാധ്യത ഉണ്ടാകുകയും ചെയ്യും. സാധാരണഗതിയില്‍ ഈ സമയം കൊണ്ട്, അതായത് റെപ്യൂട്ടേഷന്‍ വളരെ കുറവായതിനാല്‍ പുതിയ പ്രോജക്ടുകളുടെ എണ്ണത്തില്‍ നല്ല കുറവുണ്ടായിട്ടുണ്ടാകും.

ഈ സമയത്ത് സാധാരണഗതിയില്‍ സംരംഭകന്‍ നിലനില്‍പ്പിനായി ജീവനക്കാരെയും ചെലവുകളെയും വെട്ടിക്കുറയ്ക്കും, ഈ സൈക്കിള്‍ ഇങ്ങനെ തുടരുകയും ചെയ്യും. പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകളുടെ ഐഡിയല്‍ ലൈഫ് സൈക്കിളാണ് ഫിഗല്‍ 2 ല്‍ കൊടുത്തിരിക്കുന്നത്.

എന്തുകൊണ്ടാണ് മിക്ക പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകളും ഐഡിയല്‍ ലൈഫ് സൈക്കിള്‍ പിന്തുടരുന്നതില്‍ പരാജയപ്പെടുകയും ഗ്രീന്‍ സോണില്‍ നില്‍ക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്?

മിക്ക പ്രോജക്ടുകളും വളരെ വൈകിയാണ് പൂര്‍ത്തിയാകുന്നതെന്ന വസ്തുതയാണ് ഇതിനു കാരണമെന്ന് ഞാന്‍ വിശ്വസിക്കുന്നു.

കണക്കാക്കുന്നതില്‍ പിഴവ്

പ്രോജക്ടുകളില്‍ കാലതാമസമുണ്ടാകുന്നതിനു പിന്നിലെ വിവിധ കാരണങ്ങള്‍ എന്താണെന്ന് പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസുകളില്‍ വര്‍ക്ക് ചെയ്യുന്ന ചില ആളുകള്‍ ചൂണ്ടിക്കാട്ടുന്നത് ഒന്നു നോക്കാം. പ്രോജക്ട് വൈകുന്നതിന്റെ കാരണങ്ങളാണ് ഫിഗര്‍ 3 ല്‍ കൊടുത്തിരിക്കുന്നത്.

ഇതില്‍ കാണാനാകുന്നതു പോലെ, 'റിസോഴ്‌സസിന്റെ അപര്യാപ്തത' 'നിരവധി മാറ്റങ്ങള്‍' തുടങ്ങി പ്രോജക്ട് വൈകുന്നതിന് അനേകം കാരണങ്ങളുണ്ടെങ്കിലും സമയക്കുറവാണ് പ്രധാന കാരണമെന്നാണ് പ്രോജക്ടുകളില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന ആളുകള്‍ വിശ്വസിക്കുന്നത്. ഇതര്‍ത്ഥമാക്കുന്നത് പ്രോജക്ട് ജോലികള്‍ കണക്കാക്കാന്‍ ഉപയോഗിക്കുന്ന രീതി അടിസ്ഥാനപരമായി തെറ്റാണെന്നാണ്.

വ്യക്തി ജീവിതത്തില്‍ നിന്ന് ഒരു ഉദാഹരണമെടുത്ത് എങ്ങനെയാണ് ജോലികള്‍ കണക്കാക്കുന്നതെന്ന് നമുക്കൊന്ന് പരിശോധിക്കാം. നിങ്ങള്‍ക്ക് വീട്ടില്‍ നിന്ന് റെയ്ല്‍വേ സ്‌റ്റേഷന്‍ വരെ ഒരു അതിഥിയെ പിക്ക് ചെയ്യാന്‍ പോകണമെന്ന് വിചാരിക്കുക. ഇതിനായി നിങ്ങള്‍ ആദ്യം കണക്കാക്കേണ്ടത് വീട്ടില്‍ നിന്ന് റെയ്ല്‍വേ സ്‌റ്റേഷന്‍ വരെ എത്താന്‍ എത്ര ദൂരമുണ്ടെന്നാണ്.

ഇത് കണക്കാന്‍ നിങ്ങളെ സഹായിക്കാന്‍ താഴെ പറയുന്ന വിവരങ്ങളാണ് ഉള്ളത്

• റെയ്ല്‍വേ സ്റ്റേഷന്‍ വരെ എത്താന്‍ എടുക്കുന്ന ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ സമയം- 5 മിനിറ്റ്
• റെയ്ല്‍വേ സ്റ്റേഷന്‍ വരെ എത്താന്‍ എടുക്കുന്ന ഏറ്റവും കൂടിയ സമയം- 25 മനിറ്റ്
• റെയ്ല്‍വേ സ്റ്റേഷനിലേക്ക് എത്താനെടുക്കുന്ന ശരാശരി സമയം- 10 മിനിറ്റ്

ഫിഗര്‍ 4 ല്‍ റൈറ്റ് സ്‌ക്യൂവ്ഡ് ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷനായി ഈ ഡേറ്റ നല്‍കിയിട്ടുണ്ട്.

മിക്ക പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ജോലികളും റൈറ്റ് സ്‌ക്യൂവ്ഡ് ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷനാണ്. അതിനാല്‍ എന്താണ് ഇത്തരം ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷന്റെ പ്രത്യേകത എന്നറിയണം. മുകളില്‍ പറഞ്ഞിട്ടുള്ള ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷനെ സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്കലായി വിവരിച്ചാല്‍, നമുക്ക് കാണാനാകും റെയ്ല്‍വേ സ്റ്റേഷനിലേക്ക് 10 മിനിറ്റിനുള്ളില്‍ എത്തിച്ചേരാനുള്ള സാധ്യത 50 ശതമാനമാണ് (ശരാശരി), അതേസമയം 25 മിനിറ്റിനുള്ളില്‍ എത്താനുള്ള സാധ്യത 95 ശതമാനവും.

ഒരു റൈറ്റ് സ്‌ക്യൂവ്ഡ് ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷനില്‍ ഒരു ടാക്‌സ് പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍ മിനിമം (5 മിനിറ്റ്) സമയമുണ്ട്. ജോലി ഒരിക്കലും അതില്‍ കുറഞ്ഞ സമയത്തിനുള്ളില്‍ തീര്‍ക്കാനാവില്ല.
ഇവിടെ ഡിസ്ട്രി ബ്യൂഷന്‍ അനുരൂപമല്ല (Symmetric), ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷന്റെ വാല് ഇടതുവശത്തെ അപേക്ഷിച്ച് വലതു വശത്ത് വളരെ ദൈര്‍ഘ്യമുള്ളതായിരിക്കും. അതായത് ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷന്റെ ആവറേജ് (10 മിനിറ്റ്) മാക്‌സിമം റിക്വയേര്‍ഡ് സമയത്തെ (25+ മിനിറ്റ്) അപേക്ഷിച്ച് മിനിമം റിക്വയേര്‍ഡ് സമയത്തോട് (5 മിനിറ്റ്) കൂടുതല്‍ അടുത്തിരിക്കും. ഇത്തരമൊരു ഡേറ്റയുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ റെയ്ല്‍വേ സ്റ്റേഷനിലേക്കെത്താന്‍ എത്ര സമയം വേണമെന്നാണ് നിങ്ങള്‍ പറയുക?

സമയബന്ധിതമാകാന്‍ പിഴയുമാകാം

മിക്ക ആളുകളും പറയുക 10 മിനിറ്റ് എന്നായിരിക്കും, കാരണം നമ്മുടെ വ്യക്തി ജീവിതത്തെ അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തിയുള്ള സാഹചര്യമാണ്, വൈകുന്നതിന് പെനാലിറ്റി ഒന്നുമില്ല. എന്നാലും റെയ്ല്‍വേ സ്റ്റേഷനിലേക്ക് എത്താനുള്ള സമയം കണക്കാക്കണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ ആദ്യം പിക്ക് ചെയ്യാന്‍ പോകുന്ന വ്യക്തി ഏതു രീതിയിലുള്ളയാണെന്ന് അറിയണം. ഈ സമയത്ത് ഫിഗര്‍ 5 ല്‍ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ പ്രാധാന്യമുള്ളതാണ്.

ഉദാഹരണത്തിന് നിങ്ങളുടെ ഒരു സുഹൃത്തിനെയാണ് പിക്ക് ചെയ്യാന്‍ പോവുന്നതെന്ന് വിചാരിക്കുക. നിങ്ങള്‍ സാധാരണ കണക്കാക്കുന്നത് സ്‌റ്റേഷന്‍ വരെ എത്താന്‍ വെറും അഞ്ച് മിനിറ്റ് മതിയെന്നാകും, കാരണം നിങ്ങള്‍ അല്‍പ്പം വൈകിയാലും പ്രത്യേകിച്ച് കുഴപ്പമൊന്നും സംഭവിക്കില്ല.

ഇനി നിങ്ങളുടെ അച്ഛനമ്മമാരെ പിക്ക് ചെയ്യാനാണെങ്കില്‍ നിങ്ങള്‍ ഒരു പത്തു മിനിറ്റ് കണക്കാക്കാനാണ് സാധ്യത. കാരണം കൃത്യസമയത്തിനുള്ളില്‍ അവിടെ എത്തണമെന്നു നിങ്ങള്‍ വിചാരിക്കുന്നു. അവരെ റെയ്ല്‍വേ സ്‌റ്റേഷനു മുന്നില്‍ കൂടുതല്‍ നേരം നിര്‍ത്താന്‍ നിങ്ങള്‍ ഒരിക്കലും ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല.

അതേ സമയം നിങ്ങളുടെ ഭാവി അമ്മായി അപ്പനെയോ അമ്മായി അമ്മയേയോ ആണെങ്കില്‍ മിക്കവരും ഒരു 25 മിനിറ്റെങ്കിലും റെയ്ല്‍വേ സ്‌റ്റേഷനില്‍ എത്തിച്ചേരാന്‍ വേണ്ടി വരുമെന്ന് കണക്കാക്കുന്നു. കാരണം വൈകാനുള്ള ഒരു സാധ്യതയും ഉണ്ടാകരുതെന്ന് നിങ്ങള്‍ ആഗ്രഹിക്കുന്നു.

മുകളില്‍ കാണുന്നതു പോലെ, ഒരു ജോലി വൈകുന്നതിന് പിഴ ഈടാക്കുകയാണെങ്കില്‍, ആളുകള്‍ തരുന്ന ടൈം എസ്റ്റിമേറ്റ് കൂടുതല്‍ കൃത്യതയാര്‍ന്നതായിരിക്കും. 95 ശതമാനവും ആ ജോലി ചെയ്തു തീര്‍ക്കാന്‍ അവര്‍ക്ക് സാധിക്കുമെന്നുറപ്പുള്ള ഒരു ടൈം എസ്റ്റിമേറ്റ് ആയിരിക്കുമിത്. അല്ലാതെ ആവറേജ് ടൈം എസ്റ്റിമേറ്റ് ആയിരിക്കില്ല. ഉദാഹരണത്തിന് (പിഴ ഈടാക്കുന്ന സാഹചര്യത്തില്‍) ഒരാള്‍ക്ക് ഒരു ജോലി ചെയ്തു തീര്‍ക്കാന്‍ 25 മിനിറ്റ് വേണമെന്ന് പറഞ്ഞാല്‍ ആ സമയത്തിനുള്ളില്‍ അത് ചെയ്തു തീരുമെന്ന് 95 ശതമാനവും ഉറപ്പായിരിക്കും. മറ്റ് സാഹചര്യങ്ങളില്‍, 10 മിനിറ്റ് എന്ന ടൈം എസ്റ്റിമേറ്റ് ആയിരിക്കും അയാള്‍ തരിക. ഈ സമയത്തിനുള്ളില്‍ ജോലി ചെയ്തു തീര്‍ക്കാമെന്ന് 50 ശതമാനം ഉറപ്പു മാത്രമേ അയാള്‍ക്കുണ്ടാവൂ.

അടുത്ത ലക്കത്തില്‍ പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റ്ഡ് ബിസിനസുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഈ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ കൂടുതല്‍ വിശദമായി ചര്‍ച്ച ചെയ്യാം.

ഇന്ത്യയിലും ജി.സി.സി രാഷ്ട്രങ്ങളിലുമായി സ്ഥായിയായ ബിസിനസ് മോഡലുകള്‍ വളര്‍ത്തിയെടുക്കുന്നതിനുവേണ്ടി ദീര്‍ഘകാല അടിസ്ഥാനത്തില്‍ സംരംഭകരുമായി ചേര്‍ന്ന് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ബിസിനസ് അഡൈ്വസറാണ് ലേഖകന്‍.