ഉദ്ഘാടനം അടുത്തു വരുന്നുണ്ടോ? പ്ലാന്‍ ചെയ്യാന്‍ 9 കാര്യങ്ങള്‍!

ആദ്യമായാണ് ചൂടുപിടിച്ച ആ മണലാരണ്യത്തില്‍ കാലു കുത്തുന്നത്. ആരെയും പരിചയമില്ല… മലയാളികള്‍ക്ക് അത്ര പരിചിതമല്ലാത്ത ഒരു ഗള്‍ഫ് രാജ്യം… എയര്‍പോര്‍ട്ടിനൊന്നും വിചാരിച്ച ഗാംഭീര്യം ഇല്ല!

എന്നാല്‍ പിന്നെ എന്തിനാ വന്നതെന്നാകും നിങ്ങളുടെ ചിന്ത! ഒരു ഹൈപ്പര്‍ മാര്‍ക്കറ്റ് ഉദ്ഘാടനം ആണ്… മലയാളികള്‍ക്ക് കൂടി ഉടമസ്ഥാവകാശമുള്ള ഒന്ന്! ഉദ്ഘാടനം പിറ്റേ ദിവസമാണ്. അവിടെയെത്തി അവിടുത്തെ കാര്യങ്ങള്‍ കണ്ടു പഠിച്ച്, പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ക്ക് പരിഹാരം ഉണ്ടാക്കണം എന്നതാണ് ഞങ്ങളുടെ ജോലി.

എന്നാല്‍ പിന്നെ കുറച്ചു ദിവസം മുന്‍പേ എത്തി പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകാതെ നോക്കിയാല്‍ പോരെ എന്നു നിങ്ങള്‍ ചിന്തിക്കുന്നുണ്ടാകാം! പക്ഷെ ഞങ്ങളെ ഈ ജോലി ഏല്‍പ്പിക്കുന്നത് വെറും രണ്ടു ദിവസം മുന്‍പാണല്ലോ! ആകെ കണ്‍ഫ്യൂഷന്‍ ആയി അല്ലേ?

എന്നാല്‍ ഒരു ഫ്‌ളാഷ് ബാക്ക് പറയാം… മലയാളികളായ ഉടമസ്ഥന്മാര്‍ കേരളത്തിലേക്ക് ഒരു ബിസിനസ് ട്രിപ്പിനു വരുന്നു. ആ ട്രിപ്പിനിടയില്‍ അവര്‍ സുഹൃത്തിന്റെ ഒരു റീറ്റെയ്ല്‍ ഷോപ്പ് ഉദ്ഘാടനത്തില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നു. സംഭവം ഉഷാറായപ്പോള്‍, സുഹൃത്ത് ഞങ്ങളെ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നു….''കണ്‍സള്‍ട്ടന്റ് ആണ്. കുറച്ചു നേരം കഴിഞ്ഞപ്പോള്‍, ഉടമസ്ഥന്മാരില്‍ ഒരാള്‍ വന്നിട്ട് ചോദിച്ചു…'ഞങ്ങളുടെ ഒരു ഷോപ്പ് ഉടനെ ഉദ്ഘാടനം ഉണ്ട്. ഒന്ന് വന്ന് കാര്യങ്ങള്‍ ശരിയാക്കിത്തരാമോ?'

ഉദ്ഘാടനത്തിന് ഇനി അധികം സമയമില്ലല്ലോ… എല്ലാവരും അതിന്റെ തിരക്കിലായിരിക്കും. അവിടെ വന്നാല്‍ ആരുമായും ഒന്ന് സംസാരിക്കാന്‍ പോലും പറ്റിയെന്നു വരില്ല. ഈ തിരക്ക് കഴിഞ്ഞിട്ട് വന്ന് വിശദമായ ഒരു പഠനം നടത്തിയാല്‍ പോരെ എന്നൊക്കെ ഞങ്ങള്‍ ചോദിച്ചെങ്കിലും അദ്ദേഹം സമ്മതിച്ചില്ല. ടിക്കറ്റ് അയച്ചേക്കാം എന്നായിരുന്നു മറുപടി. അങ്ങനെയാണ് ഞാനും സഹ കണ്‍സള്‍ട്ടന്റ് സജേഷും ഇവിടെ എത്തുന്നത്.

ഞങ്ങളെ കൂട്ടിക്കൊണ്ടു പോകാന്‍ വരാമെന്ന് പറഞ്ഞ കക്ഷിയെ മൊബീലില്‍ വിളിച്ചിട്ട് കിട്ടുന്നില്ല!… പല തവണ ശ്രമിച്ചിട്ടും നടക്കാതായപ്പോള്‍, നമ്മുടെ മുതലാളിയെ വിളിച്ചു നോക്കി!… ഞെട്ടിപ്പോയി അദ്ദേഹം ചൈനയില്‍ ആണത്രേ… ഉദ്ഘാടനത്തിന്റെ അന്നേ വരൂ! മരുഭൂമിയില്‍ പെടും എന്ന തോന്നലില്‍ ഇരിക്കുമ്പോള്‍ ഇങ്ങോട്ട് ഒരു വിളി വന്നു. എച്ച്.ആര്‍ മാനേജര്‍… പുള്ളി ഞങ്ങളെ പിക്ക് ചെയ്യാന്‍ പുറപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടത്രേ!

അങ്ങനെ കുറെ നേരത്തെ കാത്തിരിപ്പിനു ശേഷം, കാര്‍ എത്തി. കാറിനകത്ത് 3 പേരുണ്ട്. ഒപ്പം ഉദ്ഘാടനത്തിന് വേണ്ട ഒരു ലോഡ് ഐറ്റംസും ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍ ഒരാള്‍ക്ക് പോലും കഷ്ടിച്ച് ഇരിക്കാന്‍ പറ്റില്ല. 'അങ്ങനെ ഞങ്ങള്‍ രാത്രി 10 മണിയോട് അടുപ്പിച്ച് ഷോപ്പില്‍ എത്തിച്ചേര്‍ന്നു. ഒരു ലക്ഷത്തിലേറെ സ്‌ക്വയര്‍ ഫീറ്റ് ഉള്ള വിശാലമായ ഷോറൂം! ഏകദേശം മുന്നൂറോളം ആളുകള്‍ പല തരത്തിലുള്ള പണികള്‍ ചെയ്യുകയാണ്.

റാക്ക് പോലും മുഴുവന്‍ ഫിറ്റ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞിട്ടില്ല. ഒരു ഭാഗത്ത് പെയ്ന്റിംഗ് നടക്കുന്നുണ്ട്. സൈന്‍ ബോര്‍ഡ് താഴെ അനാഥനായി ഇരിപ്പുണ്ട്. ലോറികളില്‍ സാധനങ്ങള്‍ വന്നിറങ്ങുന്നുണ്ട്. നമ്മുടെ എച്ച്.ആര്‍ മാനേജര്‍ കുറച്ച് നേപ്പാളികളോട് ഉച്ചത്തില്‍ സംസാരിക്കുന്നത് കേള്‍ക്കാം… മൊത്തത്തില്‍ ഒരു യുദ്ധത്തിന്റെ പ്രതീതി! അപ്പോഴാണ് മെയ്ന്‍ മുതലാളിയുടെ അനുജനായ കൊച്ചുമുതലാളി അവിടെ എത്തുന്നത്. ഈ അവസ്ഥ കണ്ട അദ്ദേഹം ആകെ അസ്വസ്ഥനായി.

നാളത്തെ കാര്യം ആകെ പ്രശ്‌നം ആകുമെന്ന് മുന്‍കൂട്ടിക്കണ്ട അദ്ദേഹം ഞങ്ങളോട് ചോദിച്ചു…'' എന്തെങ്കിലും ഒന്ന് ചെയ്യാന്‍ പറ്റുമോ?'' ഞങ്ങള്‍ അങ്ങോട്ടും ഇങ്ങോട്ടും നോക്കി… ഉദ്ഘാടനത്തിന് ഇനി ഒരൊറ്റ രാത്രി മാത്രം! ഒരു പ്ലാനിംഗും ഇല്ലാതെ പോകുന്ന ഇത് എങ്ങനെ ശരിയാക്കാനാണ്? പക്ഷെ ഒരു കൈ നോക്കാന്‍ തന്നെ ഞങ്ങള്‍ തീരുമാനിച്ചു…

ആദ്യം ഒരു ചെക്ക് ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കി… ഏതൊരു ഷോപ്പും ഉദ്ഘാടനം

ചെയ്യുന്നതിന് മുന്‍പ് ഈ ചെക്ക് ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കാം. പ്രധാന കാര്യങ്ങളെ താഴെ പറയുന്ന തരത്തില്‍ വിഭജിച്ചു.

1. സെക്യൂരിറ്റി

ക്യാമറകള്‍, സെക്യൂരിറ്റി അലാമുകള്‍, സെക്യൂരിറ്റി പെഴ്‌സനല്‍സ് എന്നിവ ശരിയായി അലോട്ട് ചെയ്യുക. ആളുകളുടെയും സാധനങ്ങളുടെയും സെക്യൂരിറ്റി ഉറപ്പു വരുത്തുക.

2. സ്ട്രാറ്റജി

വ്യക്തമായ സെയ്ല്‍സ് ടാര്‍ഗറ്റും, വില്‍പ്പന നടത്തേണ്ട രീതികളും, ആക്ഷന്‍ പ്ലാനും, ഓരോരുത്തരും ചെയ്യേണ്ട ജോലികളും നിര്‍വചിച്ചു കൊടുക്കുക. ബജറ്റിന് അനുസരിച്ചാണ് കാര്യങ്ങള്‍ മുന്നോട്ടു പോകുന്നത് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക.

3. ഇന്‍വെന്ററി മാനേജ്‌മെന്റ്

സ്റ്റോക്ക് നിയന്ത്രിക്കേണ്ടത് എങ്ങനെ എന്ന് തീരുമാനിക്കുക. അതിനുള്ള സിസ്റ്റം ശരിയല്ലേ എന്ന് പരിശോധിക്കുക

4. എക്യുപ്‌മെന്റ്‌സ് & ഇന്‍ഫ്രാസ്ട്രക്ചര്‍

പി.ഒ.എസ്, പ്രിന്ററുകള്‍, ഫോണുകള്‍, രജിസ്റ്ററുകള്‍, ഫ്രിഡ്ജ്, കോള്‍ഡ് സ്റ്റോര്‍ എന്നിങ്ങനെ എല്ലാം ശരിയായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക. പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഉണ്ടായാല്‍ ശരിയാക്കാന്‍ ഉള്ള സംവിധാനം ഉണ്ടാക്കുക

5. കാഷ് മാനേജ്‌മെന്റ്

കാഷ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ആളുകള്‍ ആരാണെന്നും, അവര്‍ക്ക് നമ്മുടെ പോളിസികള്‍ അറിയാമെന്നും ഉറപ്പിക്കുക. ഒപ്പം സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ സപ്പോര്‍ട്ടും ഉറപ്പാക്കുക.

6. മാര്‍ക്കറ്റിംഗ് & സെയ്ല്‍സ്

ഉദ്ഘാടനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഓഫറുകള്‍, സ്‌കീമുകള്‍ എന്നിവ വ്യക്തമായി എല്ലാവരിലും എത്തിക്കുക. ആവശ്യത്തിന് മാര്‍ക്കറ്റിംഗ് മെറ്റീരിയല്‍സ് ഷോപ്പിന് അകത്തും പുറത്തും ഉറപ്പുവരുത്തുക.

7. എംപ്ലോയി മാനേജ്‌മെന്റ്

ഓരോരുത്തരുടെയും ജോലി എന്താണെന്ന് വ്യക്തമായി പറഞ്ഞുകൊടുക്കുകയും, സംശയങ്ങള്‍ തീര്‍ക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഉണ്ടാക്കുകയും ചെയ്യുക.

8. കസ്റ്റമര്‍ & ഗസ്റ്റ് സര്‍വീസസ്

ഉപഭോക്താക്കളും അതിഥികളും വരുമ്പോള്‍ അവരെ മാനേജ് ചെയ്യാന്‍ ഒരു ടീമിനെ തന്നെ ചുമതലപ്പെടുത്തുക.അവര്‍ക്ക് ഒരു ബുദ്ധിമുട്ടും നേരിടുന്നില്ല എന്നത് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.

9. കമ്യൂണിക്കേഷന്‍

ഉദ്ഘാടനത്തെ കുറിച്ചുള്ള വാര്‍ത്തകള്‍ മീഡിയയുമായി പങ്കു വെക്കുക, ഇമെയ്ല്‍, വെബ്‌സൈറ്റ് എന്നിവ നിയന്ത്രിക്കുക. ഒപ്പം ഷോപ്പിന് അകത്തുള്ള ആശയവിനിമയത്തിന് വ്യക്തമായ രൂപരേഖ ഉണ്ടാക്കുക.

ഇതില്‍ പെടാത്ത മറ്റു ചില കാര്യങ്ങള്‍ കൂടി ഓരോ ബിസിനസിനനുസരിച്ച് ഉണ്ടായെന്നു വരാം. എങ്കില്‍ അതുകൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടി വരും. ഇത്തരത്തില്‍ ഉള്ള ഒരു ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കി മൊത്തം ടീമിനെയും വിളിച്ച് കാര്യങ്ങള്‍ വിശദീകരിച്ച് കൊടുക്കുകയും, ടീമുകളായി തിരിച്ച് ഉത്തരവാദിത്തങ്ങള്‍ വിഭജിച്ചു കൊടുക്കുകയും ചെയ്തു. ഒരു രാത്രി കൊണ്ട് കാര്യങ്ങള്‍ ഏകദേശം ഓക്കേ ആണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തി… പിറ്റേ ദിവസം വലിയ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഇല്ലാതെ കാര്യങ്ങള്‍ ഭംഗിയായി നടന്നു.

ഒന്നോര്‍ത്തു നോക്കൂ… പ്ലാനിംഗ് ഇല്ലാതെ ചെയ്യുന്ന വലിയ ഉദ്ഘാടനങ്ങള്‍ പലതും വലിയ നഷ്ടങ്ങളാണ് വരുത്തി വെയ്ക്കുന്നത്. ഒരൊറ്റ ദിവസത്തെ പ്ലാനിംഗിന് ഇത്രയും ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമെങ്കില്‍ ഒന്നോ രണ്ടോ മാസം മുന്‍പേ പ്ലാന്‍ ചെയ്താല്‍ ഉദ്ഘാടനം ശരിക്കും ഒരു സംഭവമാക്കാം.

സംശയങ്ങള്‍ ranjith@bramma.in എന്ന മെയ്‌ലില്‍ അയയ്ക്കാം

ധനം ഓൺലൈനിന്റെ സൗജന്യ വാട്സ്ആപ് ന്യൂസ് സേവനം സബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യാൻ Click Here.