എക്കൗണ്ടിംഗ് സംവിധാനം, ദൃഢതയും കാര്യക്ഷമതയും നിര്‍ണായകം
ചെലവിനെക്കുറിച്ചുള്ള തെറ്റായ വിവരങ്ങള്‍ വില നിശ്ചയിക്കലിനെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുകയും നഷ്ടത്തില്‍ കലാശിക്കുകയും ചെയ്യാം. അതുപോലെ തന്നെ, വില അധികമായാല്‍ ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ വിപണിയില്‍നിന്ന് തള്ളപ്പെട്ടുപോകാം. ഇത്തരം പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഒഴിവാക്കാന്‍ മാനേജ്‌മെന്റ് എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത്?
. ബോര്‍ഡില്‍ സാമ്പത്തിക വിദഗ്ധരെ ഉള്‍പ്പെടുത്തുക
. ഓഡിറ്റര്‍മാരുടെ അഭിപ്രായങ്ങളും സഹായവും തേടുക.
. ഇന്റേണല്‍ ഓഡിറ്റ്(internal audit) സംവിധാനങ്ങള്‍ തുടങ്ങുക. ഇത് വ്യക്തിനിഷ്ഠമായിരിക്കരുത്. ഇന്റേണല്‍ ഓഡിറ്റ് ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതിന്റെ ടേംസ് ഓഫ് റെഫറന്‍സ് വ്യാപ്തീകരിച്ചുകൊണ്ട് കൂടുതല്‍ ശക്തമാക്കുക.
. ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗുകളില്‍ എക്കൗിംഗിനും ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗിനുമായി സമയം മാറ്റിവെച്ച് വിശദമായി ചര്‍ച്ചകള്‍ നടത്തുക. ഇവിടെ CFO (ചീഫ് ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ ഓഫീസര്‍) യുടെയും എക്കൗ്ണ്ട്സ് മാനേജരുടെയും സാന്നിധ്യം ഉറപ്പുവരുത്തുകയും വേണം.
. ലാഭനഷ്ട കണക്ക്, ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ്, കാഷ് ഫ്‌ളോ എന്നിവ മൂന്നുമാസം കൂടുമ്പോഴെങ്കിലും എടുത്ത് വിശദമായി വിശകലനം ചെയ്യുക. എന്നാല്‍ പല കമ്പനികളുടെയും എക്കൗിംഗ് സിസ്റ്റം പരിശോധിക്കുമ്പോള്‍ മേല്‍പ്പറഞ്ഞ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ എടുക്കാന്‍ സാധിക്കാത്ത അവസ്ഥ ശ്രദ്ധിച്ചിട്ടുണ്ട്.
പൂര്‍ത്തിയാകാതെ കിടക്കുന്ന എക്കൗിംഗ് ജോലികളും സ്റ്റോക്കിന്റെ വില നിര്‍ണയിക്കാത്തതുമെല്ലാം ഇവിടെ തടസങ്ങളാണ്.
എക്കൗണ്ടിഗ് ചട്ടക്കൂട്
സുശക്തമായ എക്കൗിംഗ് സംവിധാനത്തിന് വേണ്ട മറ്റൊരു അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ് വ്യക്തമായ ഒരു എക്കൗണ്ടിഗ് ചട്ടക്കൂട്. ഒരു നല്ല ചട്ടക്കൂടിന് താഴെപ്പറയുന്ന ചേരുവകള്‍ ആവശ്യമാണ്:
എക്കൗിംഗ് മാനുവല്‍
എക്കൗിംഗിനെ സംബന്ധിക്കുന്ന എല്ലാ കാര്യങ്ങളും (വൗച്ചര്‍ മുതല്‍ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് വരെ) സംഗ്രഹിക്കുന്ന ഒരു 'വിശുദ്ധ ഗ്രന്ഥ'മാണ് എക്കൗിംഗ് മാനുവല്‍. എല്ലാവിധ ഇടപാടുകള്‍ക്കുമുള്ള ഇതില്‍ സ്വാംശീകരിച്ചിരിക്കണം. ഭൂരിഭാഗം പ്രസ്ഥാനങ്ങളും ഇത്തരം ഒരു റെഫറന്‍സ് പുസ്തകമില്ലാതെയാണ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്.
ഒരു വാങ്ങല്‍ പ്രക്രിയ എങ്ങനെയായിരിക്കണമെന്ന് നോക്കാം.
1 ഒരു പര്‍ച്ചേസ് പ്ലാന്‍ തയാറാക്കുക.-പ്രൊഡക്ഷന്‍/സെയ്ല്‍സ് പ്ലാനിന് അനുസൃതമായി വേണം ഒരു മികച്ച പര്‍ച്ചേസ് പ്ലാന്‍ ഉണ്ടാക്കാന്‍.
2 ക്വട്ടേഷനുകള്‍ സ്വീകരിക്കുക - കുറഞ്ഞത് രണ്ട് മല്‍സരക്ഷമമായ ക്വോട്ടുകളെങ്കിലും ഇല്ലാതെ വാങ്ങുകയില്ല എന്ന നയം നിശ്ചയിക്കുക.
3 സപ്ലയേഴ്‌സിന്റെ പട്ടിക തയാറാക്കുക -ഇവിടെ ഉന്നത മാനേജ്‌മെന്റ് ഇടപെടണം. സാംപിള്‍ വിശകലനം ചെയ്യുക, സപ്ലയേഴ്‌സിന്റെ വിശ്വാസ്യതയെക്കുറിച്ച് മനസിലാക്കുക എന്നിവയെല്ലാം പ്രധാനമാണ്.
4 എല്ലാ പ്രധാന ഐറ്റത്തിനും കുറഞ്ഞത് രണ്ട് സപ്ലയേഴ്‌സ് എങ്കിലും ഉണ്ടാവണം.
5 പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡര്‍ നല്‍കുക- യഥാവിധി അധികാരപ്പെടുത്തിയല്ലാതെ ഒരു വാങ്ങലും നടത്താതിരിക്കുക.
6 ചരക്ക് സ്വീകരിക്കല്‍ - ചരക്ക് എത്തുമ്പോള്‍ ഗുണമേന്മയും അളവുംപരിശോധിക്കണം. ഈ ജോലി മേല്‍നോട്ടത്തോടെയാണ് നടപ്പാക്കേണ്ടത്. ശരിയായ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കണം.
7 ഇന്‍വോയ്‌സ് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തിയശേഷം ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ എക്കൗിംഗ് കൃത്യതയോടെ സമയബന്ധിതമായി ചെയ്യുക.
8 സപ്ലയേഴ്‌സിന് നല്‍കാനുള്ള തുക - കാലതാമസമില്ലാതെ കൊടുക്കുക. കാഷ് ഡിസ്‌കൗണ്ടിന് വ്യവസ്ഥ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അത് ക്ലെയിം ചെയ്യുക.
മേല്‍പ്പറഞ്ഞതുപോലുള്ള പ്രവര്‍ത്തന രീതി എല്ലാ വിഭാഗങ്ങളുടെയും എല്ലാ ഇടപാടുകള്‍ക്കും ഉണ്ടായേ തീരൂ.