സ്റ്റാഫിന്റെ കഴിവുകൾ നിങ്ങൾ ശരിയായി ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടോ?

എന്റെ സുഹൃത്ത് സാജു ഒരു നല്ല ഗ്രാഫിക് ഡിസൈനര്‍ ആയിരുന്നു. കേരളത്തിലെ പ്രശസ്തമായ ധാരാളം ബിസിനസുകള്‍ക്ക് ലോഗോകള്‍ ചെയ്യുകയും ധാരാളം കാര്‍ട്ടൂണ്‍ സീരീസുകള്‍ വരയ്ക്കുകയും ചെയ്ത ഒരു കിടിലന്‍ ആര്‍ട്ടിസ്റ്റ്.

അങ്ങനെയിരിക്കുമ്പോഴാണ് മുംബൈയില്‍ ഒരു കമ്പനിയില്‍ നിന്ന് ഗ്രാഫിക് ഡിസൈനറായി സാജുവിന് ജോലി ലഭിക്കുന്നത്. രണ്ടാമതൊന്നാലോചിക്കാതെ സാജു ആ ഓഫര്‍ സ്വീകരിച്ചു.

അടുത്ത രണ്ടുവര്‍ഷം ശരിക്കും ജോലി ആസ്വദിക്കുക തന്നെ ചെയ്തു. രണ്ടു വര്‍ഷം കഴിഞ്ഞപ്പോള്‍ കമ്പനി വിപുലീകരണത്തിലേയ്ക്ക് പോയി. അതിന്റെ ഭാഗമായി സാജുവിന് അവര്‍ ഒരു മാനേജര്‍ പോസ്റ്റ് ഓഫര്‍ ചെയ്തു. സാജു വലിയ താല്‍പ്പര്യം പ്രകടിപ്പി ച്ചില്ലെങ്കിലും, ശമ്പളം ഏകദേശം ഇരട്ടിയാകുമെന്ന് കണ്ടപ്പോള്‍ അത് സ്വീകരിച്ചു. പക്ഷേ ഏകദേശം രണ്ടു മാസം കഴിഞ്ഞപ്പോഴേക്കും സാജുവിന് ശ്വാസംമുട്ടി തുടങ്ങി.

ഒരു മാനേജര്‍ എന്ന നിലയില്‍ പ്രോജക്ടുകള്‍ വിഷ്വലൈസ് ചെയ്യാനും, പ്ലാന്‍ ചെയ്യാനും, വ്യക്തമായി ടാര്‍ഗറ്റുകള്‍ നല്‍കാനും, കൂടെയുള്ള ആളുകളെ കൊണ്ട് ടാര്‍ഗറ്റുകള്‍ നേടിയെടുക്കാനും സാജുവിന് കഴിയാതെപോയി. അധികം വൈകാതെതന്നെ സാജു ജോലിയില്‍ നിന്ന് രാജിവെച്ചു. എന്താണിവിടെ സംഭവിച്ചത്? ആര്‍ക്കാണ് പ്രശ്‌നം പറ്റിയത്?

വ്യക്തമായ മാനേജ്‌മെന്റ് രീതികളുടെ കുറവ് തന്നെയാണ് ഇവിടെ പ്രശ്‌നമായത്.

മിക്ക കമ്പനികളിലും കാണുന്ന ഒരു പ്രശ്‌നം തന്നെയാണ്. പക്ഷെ ഇത്തരം പ്രശ്‌നങ്ങളെ ശാസ്ത്രീയമായി പരിഹരിച്ചില്ലെങ്കില്‍ പിന്നീട് ഇതിനേക്കാള്‍ വലിയ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകും.

മേല്‍പറഞ്ഞ തരത്തിലുള്ള പ്രശ്‌നങ്ങളെ നേരിടാനുള്ള ഒരു മാനേജ്‌മെന്റ് രീതിയാണ് Competency Mapping. ഓരോ ജോലിയെയും വ്യക്തമായി അപഗ്രഥനം ചെയ്തുകൊണ്ട്, ആ ജോലിക്ക് ആവശ്യമായ കഴിവുകള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്ന്, ജോലിയില്‍നിന്ന് പ്രമോഷന്‍ ആകുമ്പോള്‍ ആവശ്യമായ കഴിവുകള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്ന് മനസിലാക്കുകയാണ് ഇതില്‍ ചെയ്യുന്നത്.

മാത്രമല്ല ജോലിക്കായി വരുന്ന ഓരോ വ്യക്തിയുടെയും കഴിവുകളും ഇപ്രകാരം അളക്കും. എന്നിട്ട് ജോലിയുടെ ആവശ്യകതയും, അയാള്‍ക്കുള്ള കഴിവുകളും തമ്മില്‍ താരതമ്യം ചെയ്ത് മാത്രം അയാളെ ജോലിയിലേയ്ക്ക് പ്രവേശിപ്പിക്കും. പ്രൊമോഷന്‍ നല്‍കുമ്പോഴും ഇങ്ങനെത്തന്നെ. അത്തരത്തില്‍ ഒരു ജോലിയുടെയും ജോലി ചെയ്യുന്ന ആളുടെയും കഴിവുകളെ അടയാളപ്പെടുത്തി എടുക്കലാണ് Competency മാപ്പിംഗ്.

റിക്രൂട്ട്‌മെന്റില്‍ ഉള്ള പ്രാധാന്യം

പലപ്പോഴും കേരളത്തിലെ സംരംഭകരുടെ പ്രധാന പ്രശ്‌നം ആണ് റിക്രൂട്ട്‌മെന്റ്. അതിനു കാരണം തങ്ങള്‍ അന്വേഷിക്കുന്ന ജോലിക്കാരന് എന്തൊക്കെ കഴിവുകള്‍ തങ്ങള്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന ജോലി ചെയ്യാന്‍ വേണം എന്നതിന്റെ വ്യക്തത ഇല്ലായ്മയാണ്. ഈ വ്യക്തത ആണ് Competency Mappingലൂടെ ലഭിക്കുന്നത്. Competency Mappingലൂടെ ഓരോ ജോലിയുടെയും വ്യക്തമായ Job description ഉണ്ടാക്കിയതിനു ശേഷം മാത്രമേ റിക്രൂട്ട്‌മെന്റിനു പോകാവൂ.

ഇന്റര്‍വ്യൂ ചെയ്യുന്ന സമയത്ത്, ഇതുമായി ചേര്‍ന്നു നില്‍ക്കുന്ന ആളുകളെ മാത്രമേ തെരഞ്ഞെടുക്കാവൂ. നന്നായി സംസാരിക്കാന്‍ അറിയാം എന്നത് ഒരു മാനദണ്ഡമായി എടുത്ത് ഒരു ഡിസൈനറെ തെരഞ്ഞെടുത്താല്‍ എന്താകും അവസ്ഥ? അവന്‍ ഒരു പരിപാടിയും ചെയ്യാതെ ചുമ്മാ സംസാരിച്ചുകൊണ്ടിരുന്നു എന്നു വരാം. അയാളുടെ ക്രിയാത്മകത, ആര്‍ട്ടിസ്റ്റിക് സ്‌കില്ലുകള്‍, ഐഡിയേഷന്‍ എബിലിറ്റി എന്നിവയ്ക്ക് ഒക്കെയാകണം പ്രാധാന്യം കൊടുക്കേണ്ടത്.

നടന്നു കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ബിസിനസുകളില്‍

വ്യക്തമായ വ്യാഖ്യാനം നല്‍കികൊണ്ട് ഒരാളുടെ കരിയര്‍ പാത തന്നെ വ്യക്തമായി ഡിസൈന്‍ ചെയ്യുന്ന ഒരു രീതിയാണ് Competency Mapping. കഴിവുകള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്ന് ആദ്യമേ വ്യാഖ്യാനി ക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞാല്‍ ഇപ്പോള്‍ അയാള്‍ ചെയ്തുകൊണ്ടിരി ക്കുന്നതു മായി എത്ര ഗാപ്പ് ഉണ്ടെന്നു കണ്ടുപിടിക്കാന്‍ സാധിക്കും. ഈ ഗാപ്പ് അനാലിസിസ് അയാള്‍ക്ക് വേണ്ട ട്രെയ്‌നിംഗ് ഡിസൈന്‍ ചെയ്യാന്‍ നമ്മെ സഹായിക്കും.

പലപ്പോഴും ടെക്‌നിക്കല്‍ ജോലികള്‍ ചെയ്യുന്ന ആളുകള്‍ക്ക്, അതുകഴിഞ്ഞ് പ്രമോഷന്‍ ലഭിച്ച് മാനേജര്‍ ആകണ മെന്ന് ആഗ്രഹം ഉണ്ടാകും. എന്നാല്‍ പലപ്പോഴും അവര്‍ക്ക് മാനേജര്‍ക്ക് വേണ്ട സ്‌കില്ലുകള്‍ ഉണ്ടാകണമെന്നില്ല. അങ്ങനെ താല്‍പ്പര്യമുള്ളവര്‍ ക്കുള്ള കരിയര്‍ പാത പോലും നല്ല കമ്പനികള്‍ ഡിസൈന്‍ ചെയ്യാറുണ്ട്.

ചിലരെ എം.ബി.എ പോലുള്ള കോഴ്‌സുകള്‍ക്ക് അയക്കുന്നതും, മറ്റ് കമ്പനികളിലും രാജ്യങ്ങളിലും ജോലി ചെയ്യാന്‍ വിടുന്നതും എല്ലാം ഈ പ്ലാനിംഗിന്റെ ഭാഗമാണ്. സിവില്‍ സര്‍വീസില്‍ പോലും കുറച്ചു കാലം സര്‍വീസില്‍ നിന്ന് മാറി നിന്നു കൊണ്ട്, പ്രൈവറ്റ് സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ജോലി ചെയ്യാനുള്ള സ്വാതന്ത്ര്യം ഉണ്ട്. ഇത്തരം രീതികളെല്ലാം Competency Mapping നെ അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തിയാണ് ഉണ്ടായിട്ടുള്ളത്.

ബിസിനസുകള്‍ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്ന സമയത്ത്, പുതിയ ജോലികള്‍ ഉണ്ടാക്കപ്പെടുമ്പോള്‍, ഇന്‍സെന്റീവ് തീരുമാനിക്കാന്‍, പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനിംഗിന് ഒക്കെ ഇത്തരത്തില്‍ മാപ്പിംഗ് ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്. താഴെ പറയുന്ന നാല് കാര്യങ്ങള്‍ നിര്‍ണയിക്കുന്നതിലൂടെയാണ് ഒരു ജോലിയുടെ മാപ്പിംഗ് തയ്യാറാക്കുന്നത്.

• ജോലിയുടെ ഭാഗമായി ഒരാള്‍ ചെയ്യേണ്ട പ്രവൃത്തികള്‍
• ഈ പ്രവൃത്തികള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കാനായി ഒരാള്‍ക്കുണ്ടാകേണ്ട കഴിവുകള്‍
• അയാള്‍ക്ക് ഈ കഴിവുകള്‍ ഉണ്ടെന്നു മനസിലാക്കാനുള്ള രീതികള്‍
• ഓരോ കഴിവുകളും എത്ര മാത്രം വേണമെന്നുള്ള വ്യാഖ്യാനം

ഒരു കമ്പനിയിലെ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ് ചെയ്യുന്ന ടീം ലീഡറുടെ ജോലിയുടെ മാപ്പിംഗ് ചെയ്തു നോക്കാം. ഒന്നാമത്തെ പോയ്ന്റില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന പോലെ ഈ ജോലിയുടെ ഭാഗമായി അയാള്‍ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളില്‍ ഒന്നാണ് അയാളുടെ ടീം മെമ്പര്‍മാരെ മോട്ടിവേറ്റ് ചെയ്ത് അവരില്‍ നിന്ന് നല്ല റിസള്‍ട്ട് ഉണ്ടാക്കുക എന്നത്. അത് പൂര്‍ത്തീകരിക്കാന്‍ അയാള്‍ക്ക് നല്ല ലീഡര്‍ഷിപ്പ് സ്‌കില്‍ ഉണ്ടാകണം.

അയാള്‍ ടീം മെമ്പര്‍മാരുമായി ഇടപഴകുന്ന രീതിയിലൂടെയും, അവര്‍ക്കായി ഗോള്‍ സെറ്റ് ചെയ്യുന്ന രീതിയിലൂടെയും ഒക്കെ അയാള്‍ക്ക് ഈ കഴിവ് ഉണ്ടോ എന്ന് മനസിലാക്കാം. ഈ പറയുന്ന ഓരോ കാര്യവും ഒരു റേറ്റിംഗ് സ്‌കെയില്‍ വെച്ച് (1 മുതല്‍ 5 വരെ) മാര്‍ക്ക് കൂടി ഇട്ടാല്‍ ഇതിന് നല്ല വ്യക്തതയും കൈവരും. ഇത്തരത്തില്‍ ഓരോ ജോലിയുടെയും മാപ്പിംഗ് ചെയ്ത്, അതിനെ ജോലിക്കാരുടെ പ്രകടനവുമായി ബന്ധപ്പെടുത്തിയാല്‍ വളരെ സുഗമമായി പെര്‍ഫോര്‍മന്‍സ് മാനേജ്‌മെന്റ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കു.

(ലേഖകന്‍ ബ്രമ്മ ലേണിംഗ് സൊല്യൂഷന്‍സിന്റെ സി.ഇ.ഒയും, 400ലധികം കമ്പനികളെ വിജയപാതയില്‍ എത്തിക്കാന്‍ സഹായിച്ച മാനേജ്‌മെന്റ് കണ്‍സള്‍ട്ടന്റുമാണ്. സംശയങ്ങള്‍ ranjith@bramma.in എന്ന മെയ്‌ലില്‍ അയയ്ക്കാം)