വെബിനാറുകള്‍ നടത്തുമ്പോള്‍ ഇക്കാര്യങ്ങള്‍ മറക്കരുത്! മുരളി തുമ്മാരുകുടി എഴുതുന്നു

കോവിഡ് കാലം വെബ്ബിനാറുകളുടെ കാലം കൂടിയാണ്. പണ്ടൊക്കെ ഒരു സെമിനാര്‍ സംഘടിപ്പിക്കണമെങ്കില്‍ എന്തെല്ലാം കടന്പകളായിരുന്നു?. ഹാള്‍ ബുക്ക് ചെയ്യണം, സംസാരിക്കാന്‍ വരുന്നവരുടെ യാത്ര (ചിലപ്പോള്‍ താമസവും) അറേഞ്ച് ചെയ്യണം,, കേള്‍ക്കാന്‍ വരുന്നവര്‍ക്ക് ചായയോ കാപ്പിയോ കൊടുക്കാനുള്ള സംവിധാനമുണ്ടാക്കണം. ഇതിനെല്ലാം പുറമെ ഹാളില്‍ മിനിമം ആളുകള്‍ ഇല്ലെങ്കിലും പ്രതീക്ഷിച്ചതിലും കൂടുതല്‍ ആളുകള്‍ വന്നാലും വിഷമമാണ്.

എന്നാല്‍ വെബ്ബിനാറിന് ഇത്തരം പ്രശ്‌നങ്ങളൊന്നുമില്ല. zoom / google മീറ്റ് അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടെങ്കില്‍ എളുപ്പത്തില്‍ ഒരു വെബ്ബിനാര്‍ സംഘടിപ്പിക്കാം. അതുകൊണ്ട് തന്നെ ഇപ്പോള്‍ നമുക്ക് ചുറ്റും വെബ്ബിനാറുകളുടെ പ്രളയമാണ്. എനിക്ക് ദിവസേന ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ വെബ്ബിനാറുകളിലേക്ക് ക്ഷണം വരുന്നുണ്ട്. പെരുന്പാവൂര് നിന്നും ബാംഗ്ലൂരു നിന്നും ബാങ്കോക്കില്‍ നിന്നും അമേരിക്കയില്‍ നിന്നും യൂറോപ്പില്‍ നിന്നും ക്ഷണങ്ങളുണ്ട്. സാധിക്കുന്‌പോളെല്ലാം സ്വീകരിക്കുന്നുമുണ്ട്.

വെബ്ബിനാര്‍ സംഘടിപ്പിച്ച് ആളുകള്‍ക്ക് പരിചയമാവുന്നതേ ഉള്ളൂ. പുതിയ സംവിധാനത്തിന്റെ അവസരങ്ങളും പരിമിതികളും അറിയാതെ പണ്ട് സെമിനാര്‍ സംഘടിപ്പിച്ച പരിചയത്തോടെയും ചിന്താഗതിയോടെയുമാണ് ആളുകള്‍ ഇപ്പോഴും വെബ്ബിനാറുകള്‍ സംഘടിപ്പിക്കുന്നത്. കേരളത്തില്‍ അനവധി വെബിനാറുകളില്‍ പങ്കെടുത്ത അനുഭവത്തിന്റെ വെളിച്ചത്തില്‍ എങ്ങനെയാണ് ഒരു നല്ല വെബ്ബിനാര്‍ സംഘടിപ്പിക്കേണ്ടത് എന്നതില്‍ കുറച്ചു കാര്യങ്ങള്‍ പറയാം.

1. ചര്‍ച്ച ചെയ്യാനുദ്ദേശിക്കുന്ന പ്രസക്തമായ വിഷയങ്ങള്‍ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനൊപ്പം, തലക്കെട്ട് ആകര്‍ഷണീയവും പുതുമയുള്ളതുമായിരിക്കണം. നാട്ടിലിപ്പോള്‍ വളരെയധികം വെബ്ബിനാറുകള്‍ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനാല്‍ നിങ്ങളുദ്ദേശിക്കുന്ന രീതിയിലുള്ള, അനുയോജ്യരായ ശ്രോതാക്കളിലേക്ക് അത് എത്തിച്ചേരണമെങ്കില്‍ ഇക്കാര്യങ്ങള്‍ തീര്‍ച്ചയായും ശ്രദ്ധിക്കണം.

2. സമയദൈര്‍ഘ്യം 90 മിനിറ്റില്‍ കൂടാതെ ശ്രദ്ധിക്കണമെന്ന് മാത്രമല്ല, മൂന്നിലൊന്നു സമയം ചോദ്യോത്തരങ്ങള്‍ക്കായി നീക്കിവെയ്ക്കുകയും വേണം.

3. 90 മിനിറ്റ് ചര്‍ച്ചയില്‍ മോഡറേറ്ററെ കൂടാതെ നാലിലധികം പ്രാസംഗികര്‍ ഉണ്ടായാല്‍ ആര്‍ക്കും വേണ്ടത്ര സമയം ലഭിക്കാതെ ചര്‍ച്ച വളരെ ഉപരിപ്ലവം ആയിപ്പോകും.

4. വെബ്ബിനാറുകള്‍ക്കായി സൂം അല്ലെങ്കില്‍ ഗൂഗിള്‍ മീറ്റ് പോലെ ഏതെങ്കിലും പോപ്പുലറായ മാധ്യമം തെരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാവും നല്ലത്. കാരണം പ്രഭാഷകര്‍ക്കും വിഷയത്തിലെ വിദഗ്ദ്ധര്‍ക്കും സാങ്കേതിക വൈദഗ്ദ്ധ്യമുണ്ടായിക്കൊള്ളണമെന്നില്ല. അതുകൊണ്ടുതന്നെ പരിചിതമല്ലാത്ത പുതിയ പ്ലാറ്റുഫോമുകള്‍ സാങ്കേതിക പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടാക്കിയേക്കാം.

5. വെബ്ബിനാറിലേക്ക് മോഡറേറ്ററെ തെരഞ്ഞെടുക്കുന്‌പോഴും ശ്രദ്ധിക്കണം. കാര്യങ്ങള്‍ വളരെ പ്രൊഫെഷണലായി നടത്തേണ്ടതിനാല്‍ സമയബന്ധിതമായി ഓരോ സെഷനും അവസാനിപ്പിക്കാനും സമര്‍ത്ഥമായി നിയന്ത്രിച്ചുകൊണ്ടുപോകാനും കഴിയുന്ന ആളായിരിക്കണം മോഡറേറ്റര്‍.

6. കുറഞ്ഞത് ഒരാഴ്ച മുന്‍പെങ്കിലും നടത്താനുദ്ദേശിക്കുന്ന വെബ്ബിനറിനെക്കുറിച്ചു പരസ്യപ്പെടുത്തുകയും രജിസ്‌ട്രേഷന്‍ ആരംഭിക്കുകയും ചെയ്യാം. സാധ്യമെങ്കില്‍ ഈ വെബ്ബിനാര്‍ ആര്‍ക്കുവേണ്ടിയുള്ളതാണെന്നും സൂചിപ്പിക്കാം (അധ്യാപകര്‍, പ്രൊഫെഷണലുകള്‍, വിദ്യാര്‍ഥികള്‍ എന്നിങ്ങനെ). വെബ്ബിനാര്‍ ആരംഭിക്കുന്നതിന് 24 മണിക്കൂര്‍ മുന്‍പായിത്തന്നെ അത് അറ്റന്‍ഡ് ചെയ്യേണ്ട ലിങ്ക് അയച്ചുകൊടുക്കണം. ഒരു മണിക്കൂര്‍ മുന്‍പായി ഒരു റിമൈന്‍ഡറും അയയ്ക്കാം.

7. വിര്‍ച്വല്‍ ആയതിനാല്‍ ലോകത്തെവിടെ നിന്നുമുള്ള ആളുകള്‍ പങ്കെടുത്തേക്കാമെന്നതിനാല്‍ GMT കൂടി രേഖപ്പെടുത്തണം.

8. വെബ്ബിനാര്‍ സംഘടിപ്പിക്കുന്നവരുടെ കൂട്ടത്തില്‍ വിഷയത്തില്‍ അറിവുള്ളവരെ കൂടാതെ സാങ്കേതിക - ഓണ്‍ലൈന്‍ സാങ്കേതികവിദ്യകളില്‍ അറിവുള്ള ഒരാള്‍ കൂടി തീര്‍ച്ചയായും വേണം. സാങ്കേതിക കാര്യങ്ങള്‍ അവര്‍ക്ക് വിട്ടുകൊടുക്കുകയും വേണം.

9. വെബ്ബിനാറിന് മുന്‍പ് പ്രഭാഷകരും മോഡറേറ്ററും സാങ്കേതിക വിഭാഗവുമുള്‍പ്പെടുന്ന ഒരു വാട്‌സ്ആപ്പ് ഗ്രൂപ്പ് രൂപീകരിക്കുന്നത് നന്നായിരിക്കും. അതുവഴി അപ്ഡേറ്റുകളും അവസാന നിമിഷത്തിലുണ്ടാകാവുന്ന സാങ്കേതിക പ്രശ്‌നങ്ങളും പ്രഭാഷകരെ തത്സമയം അറിയിക്കാന്‍ സാധിക്കും.

10. മോഡറേറ്ററെയും പ്രസംഗികരേയും ഉള്‍പ്പെടുത്തി, ഒരു ദിവസം മുന്‍പെങ്കിലും അഞ്ചുമിനിറ്റ് സമയം ഒരു test-run നടത്തിനോക്കണം. പങ്കെടുക്കുന്നവര്‍ക്ക് സാങ്കേതികവിദ്യ പരിചിതമാകാന്‍ അത് സഹായകരമാവും. പ്രസന്റ്‌റേഷനുകളുണ്ടെങ്കില്‍ 24 മണിക്കൂര്‍ മുന്‍പ് തയാറാക്കി നല്‍കാന്‍ പ്രഭാഷകരോട് ആവശ്യപ്പെടാം. ട്രയല്‍ സമയത്ത് ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്ന വിധം മനസിലാക്കുകയും ചെയ്യാം.

11. വെബ്ബിനാര്‍ തുടങ്ങുന്നതിന് അര മണിക്കൂര്‍ മുന്‍പെങ്കിലും ടെക്‌നിക്കല്‍ ടീം തയ്യാറായി ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിങ്ങ് തുടങ്ങണം. പത്തുമിനിറ്റ് മുന്‍പേ പ്രഭാഷകരും തയാറായി എത്തണം. എങ്കിലേ പിഴവുകളെന്തെങ്കിലുമുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിച്ച് മറ്റു മാര്‍ഗങ്ങള്‍ അവലംബിക്കാന്‍ സാധിക്കൂ.

12. നിശ്ചയിച്ച സമയത്തുതന്നെ വെബ്ബിനാര്‍ തുടങ്ങേണ്ടതാണ്. സാങ്കേതികമായി താമസമുണ്ടെങ്കില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ അറിയിക്കാനുള്ള സംവിധാനമുണ്ടായിരിക്കണം.

13. ചില പ്രഭാഷകര്‍ അനുവദിച്ചിട്ടുള്ളതിനേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ സമയം സംസാരിക്കുന്‌പോള്‍ മറ്റു പ്രഭാഷകര്‍ ഇടപെടാതിരിക്കുമെങ്കിലും ഇത്തരം അവസരങ്ങളില്‍ മോഡറേറ്റര്‍ കൃത്യമായി ഇടപെടേണ്ടതാണ്.

14. പ്രഭാഷകര്‍ സംസാരിക്കുന്‌പോള്‍ ചാറ്റ് ബോക്‌സില്‍ വരുന്ന ചോദ്യങ്ങള്‍ ശേഖരിച്ച് അതാത് പ്രഭാഷകര്‍ക്ക് നല്‍കേണ്ടതുണ്ട്. സെഷനുകള്‍ അവസാനിക്കുന്‌പോഴേക്കും ചോദ്യങ്ങള്‍ക്കുള്ള ഉത്തരങ്ങള്‍ ക്രമീകരിക്കാന്‍ ഇത് സഹായിക്കും.

15. ചെറിയ ഗ്രൂപ്പ് ആണെങ്കില്‍ (അന്പത് പേരില്‍ താഴെ) ചോദ്യങ്ങള്‍ നേരിട്ട് ചോദിക്കാനുള്ള അവസരം ശ്രോതാക്കള്‍ക്ക് നല്‍കാവുന്നതാണ്. കൂടുതല്‍ ആളുകളുള്ള വെബ്ബിനാറില്‍ അത് പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടാക്കുമെന്നതിനാല്‍ മോഡറേറ്റര്‍ തിരഞ്ഞെടുത്ത ചോദ്യങ്ങള്‍ ചോദിക്കുക. ചോദ്യങ്ങള്‍ വായിക്കുന്‌പോള്‍ ചോദ്യമുന്നയിച്ച വ്യക്തിയുടെ പേരുകൂടി വായിച്ചാല്‍ നന്നായിരിക്കും.

16. വെബ്ബിനാറിനു ശേഷം സമയബന്ധിതമായിത്തന്നെ പങ്കെടുത്തവര്‍ക്കുള്ള സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ വിതരണം ചെയ്യണം. അവസാനിച്ച സെഷനുകളെക്കുറിച്ച് ശ്രോതാക്കളുടെ പ്രതികരണം ആരായുകയും വേണം.

17. വെബ്ബിനാറില്‍ ആളുകള്‍ സൗജന്യമായി സംസാരിക്കണമെന്ന ഒരു ചിന്ത വളര്‍ന്നു വരുന്നുണ്ട്. അത് ശരിയല്ല. പ്രഭാഷകരുടെയും മോഡറേറ്ററുടെയും സമയത്തിന് വിലയുണ്ട് എന്നതിനാല്‍ പ്രതിഫലം നല്‍കുന്നതാണ് ശരി.

18. സ്വാഗത പ്രസംഗവും പ്രഭാഷകരെ വിശദമായി പരിചയപ്പെടുത്തുന്നതും ഒഴിവാക്കണം. സംസാരിക്കുന്നവരുടെ പ്രൊഫൈലുകള്‍ എല്ലാവര്‍ക്കും നേരത്തെ അയച്ചു കൊടുത്ത് പരമാവധി സമയം പ്രഭാഷകര്‍ക്കും പ്രഭാഷണം കേള്‍ക്കാന്‍ വന്നിരിക്കുന്നവര്‍ക്കുമായി വിനിയോഗിക്കണം.

19. സാങ്കേതികമായി പത്തുപേരോട് സംസാരിക്കുന്നതും ആയിരം പേരോട് സംസാരിക്കുന്നതും പ്രഭാഷകന് ഒരുപോലെയാണ്. ഓണ്‍ലൈന്‍ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകളില്‍ ആയിരം മുതല്‍ അയ്യായിരം വരെ ആളുകള്‍ക്ക് നേരിട്ട് പങ്കെടുക്കാനും യുട്യൂബ് വഴി എത്ര ആളുകള്‍ക്ക് വേണമെങ്കിലും വെബ്ബിനാര്‍ കാണാനും ഇപ്പോള്‍ അവസരമുണ്ട്. ഓരോ കോളേജും ലൈബ്രറിയും സ്വന്തമായി നാല്പതോ അന്പതോ പേര്‍ക്കായി വെബ്ബിനാര്‍ നടത്തുന്നതിനേക്കാള്‍ പലരും ഒരുമിച്ച് കൂടി പരമാവധി ആളുകളെ പങ്കെടുപ്പിക്കുന്ന രീതിയില്‍ വെബ്ബിനാര്‍ നടത്തുന്നതാണ് ശരി.

ഡെയ്‌ലി ന്യൂസ് അപ്‌ഡേറ്റുകള്‍, Podcasts, Videos എന്നിവ നിങ്ങളുടെ ഫോണിൽ ലഭിക്കാൻ join Dhanam Telegram Channel – https://t.me/dhanamonline