പ്രതിസന്ധിസമയത്ത് ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട 7 നിയമങ്ങള്‍

'അനിശ്ചിതത്വം നിറയുന്ന സമയത്ത് ഏറ്റവും മൂല്യവത്തായ ഉല്‍പ്പന്നം വ്യക്തത (clarity) ആണ്.''

മൂന്ന് പ്രാഥമികമായ വികാരങ്ങളാണ് എല്ലാ ജീവജാലങ്ങളുടെയും അടിസ്ഥാനം. വിശപ്പ്, സൃഷ്ടി, ഭയം എന്നിവയാണവ. ഇതില്‍ ഭയം എന്ന വികാരം മനുഷ്യനില്‍ മുന്നിട്ട് നില്‍ക്കുന്നു. ഇതിന്റെ കാരണം ഭാവനയില്‍ കാണാനുള്ള നമ്മുടെ പ്രത്യേക കഴിവാണ്. അനിശ്ചിതത്വമുള്ള സമയങ്ങളില്‍ ഭയം പരാലിസിസ് മുതല്‍ സൈക്കോളജിക്കല്‍ ട്രോമയിലേക്ക് വരെ നമ്മെ നയിച്ചേക്കാം. ചില സാഹചര്യങ്ങളില്‍ സ്ഥിതി ഇതിലും രൂക്ഷമാകാം. അതുകൊണ്ടുതന്നെ പ്രതിസന്ധിസമയത്ത് ആശയവിനിമയം വളരെ പ്രധാനമാണ്.

ഈ സമയത്ത് ലീഡര്‍മാര്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ഏഴ് കാര്യങ്ങള്‍:

1. അഭ്യൂഹങ്ങള്‍ തുടക്കത്തിലേ തന്നെ നിയന്ത്രിക്കുക

മനുഷ്യന്‍ ശൂന്യമായ അവസ്ഥയെ വെറുക്കുന്നു. വിശ്വസനീയമായ വിവരങ്ങള്‍ ലഭിക്കാത്ത സാഹചര്യത്തില്‍ യുക്തിരഹിതമായ കഥകളെപ്പോലും അവര്‍ വിശ്വസിച്ചേക്കും. നിക്ഷേപസംബന്ധമായ ഉപദേശങ്ങള്‍ക്ക് വാട്ട്‌സാപ്പ് സന്ദേശങ്ങളെ വിശ്വസിക്കാത്തവര്‍പ്പോലും വാട്ട്‌സാപ്പ് ഫോര്‍വേഡുകളെ വിശ്വസിച്ച് ഇതുവരെ ടെസ്റ്റ് ചെയ്തിട്ടുപോലുമില്ലാത്ത മരുന്നുകളോ ഒറ്റമൂലികളോ ഒക്കെ കഴിച്ചേക്കും. ഭയത്തിന്റെയും അനിശ്ചിതത്വത്തിന്റെയും സ്വഭാവം ഇങ്ങനെയാണ്.

ഇത്തരത്തില്‍ ഒരു വാക്വം അഥവാ ശൂന്യത സംഭവിക്കാന്‍ ലീഡര്‍മാര്‍ അനുവദിക്കരുത്. എല്ലാക്കാര്യങ്ങളിലും ഉത്തരങ്ങള്‍ ഇല്ലെങ്കില്‍പ്പോലും തങ്ങള്‍ക്കറിയാവുന്ന കാര്യങ്ങളും അറിയാത്ത കാര്യങ്ങളും പങ്കുവെക്കുന്നത് സമ്പൂര്‍ണ്ണമായ ഒരു നിശബ്ദതയെക്കാള്‍ എത്രയോ മെച്ചമാണ്. കാരണം വിവരങ്ങളുടെ അഭാവത്തില്‍ ആളുകള്‍ ഏറ്റവും മോശമായതായിരിക്കും ഊഹിച്ചെടുക്കുന്നത്.

2. വിശ്വാസ്യത സൃഷ്ടിച്ചെടുക്കുക

തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കുന്നതും അവാസ്തവുമായ അന്തരീക്ഷത്തില്‍ വിശ്വാസ്യത സൃഷ്ടിച്ചെടുക്കുകയാണ് ഏറ്റവും നിര്‍ണ്ണായകമായ കാര്യം. ഈ സാഹചര്യത്തില്‍ സത്യം പറയുകയെന്നത് മാത്രമാണ് മുന്നിലുള്ള ഒരേയൊരു വഴി, അതൊരു നല്ല വാര്‍ത്തയല്ലെങ്കില്‍ക്കൂടി. ഉദാഹരണത്തിന് ഈ മഹാമാരി കാരണം നിരവധിപ്പേര്‍ക്ക് ജോലി നഷ്ടമായേക്കാമെന്നത് ഒരു വസ്തുതയാണ്. വെറുതെ പുകമറ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിന് പകരം ആ യാഥാര്‍ത്ഥ്യം ജീവനക്കാരോട് തുറന്നുപറയാന്‍ തയാറായാല്‍ അവര്‍ക്ക് അതിനുവേണ്ടി ഒരുങ്ങാന്‍ സാധിക്കും. പക്ഷെ മാനുഷികമായ നടപടികളിലൂടെ ജീവനക്കാരുടെ ഭീതിക്ക് സ്വാന്തനമേകാന്‍ കഴിയണം. അതിന് പകരം മോശം വാര്‍ത്തകളെ പഞ്ചസാര പൊതിഞ്ഞ വാക്കുകളില്‍ അവതരിപ്പിക്കുന്നവരില്‍ നിന്നുള്ള പിന്നീടുള്ള സംസാരങ്ങള്‍ അവര്‍ വിശ്വസിക്കില്ല.

3. വിവരങ്ങള്‍ അറിയിക്കാന്‍ ഒറ്റ ഉറവിടം, കൃത്യമായി അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുക.

സ്ഥാപനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാവരെയും ഒരേ രീതിയില്‍, ഒറ്റ സ്രോതസില്‍ നിന്ന് വിവരങ്ങള്‍ അറിയിക്കാനുള്ള വൈദഗ്ധ്യവും അധികാരവുമുള്ള ഒരു ക്രൈസിസ് മാനേജ്‌മെന്റ് ടീമിനെ കമ്പനി രൂപപ്പെടുത്തണം. ഒന്നിലധികം മാര്‍ഗങ്ങളില്‍ നിന്നുള്ള വിവരങ്ങള്‍ ആളുകളെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കുകയും അവര്‍ തെറ്റായ വിവരങ്ങളെ വിശ്വസിക്കുന്നതിന് ഇടയാക്കുകയും ചെയ്‌തേക്കാം.

നിങ്ങള്‍ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ സ്ഥിരമായി അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്ത് ഏറ്റവും പുതിയ കാര്യങ്ങള്‍ നല്‍കണം. നീണ്ട ലേഖനങ്ങള്‍ അയയ്ക്കുന്നതിന് പകരം ലളിതമായ വെബ്‌സൈറ്റ് പോലുള്ള തല്‍സമയ പ്ലാറ്റ്‌ഫോം ഉപയോഗിക്കാം. വിവരങ്ങള്‍ അറിയിക്കാന്‍ സോഷ്യല്‍ മീഡിയ പോലുള്ള എല്ലാ മാര്‍ഗങ്ങളും പ്രയോജനപ്പെടുത്തണം.

പല ജീവനക്കാര്‍ക്കും ലാപ്‌ടോപ്പോ സ്മാര്‍ട്ട്‌ഫോണോ മികച്ച ഇന്റര്‍നെറ്റ് കണക്ഷനോ പോലും ഉണ്ടാകണമെന്നില്ല. ഈ സാഹചര്യത്തില്‍ എസ്.എം.എസുകളായിരിക്കും പ്രയോജനപ്പെടുന്നത്.

4. ലീഡര്‍ മുന്‍നിരയില്‍ തന്നെ പതിവായി 'കാണപ്പെടണം'

പ്രതിസന്ധി സാഹചര്യത്തില്‍ ലീഡര്‍മാര്‍ അസ്വസ്ഥരായിരിക്കാം. പക്ഷെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ആത്മവീര്യം, കോര്‍പ്പറേറ്റ് കമ്യൂണിക്കേഷന്‍ വിഭാഗത്തിന് ഔട്ട്‌സോഴ്‌സ് ചെയ്ത് മാറിയിരിക്കാന്‍ പാടില്ല. സീനിയര്‍ തലത്തിലുള്ള ലീഡര്‍മാര്‍ വ്യക്തിഗത ആശയവിനിമയത്തിന് സമയം കണ്ടെത്തണം. പ്രതിസന്ധി ഘട്ടത്തില്‍ തങ്ങളുടെ നേതാക്കളെ 'കണ്ടില്ലെങ്കില്‍' ജീവനക്കാരുടെ മനോവീര്യം നഷ്ടമായേക്കും. വെര്‍ച്വല്‍ ആയിട്ടാണെങ്കിലും ലീഡര്‍മാര്‍ തങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യം അറിയിക്കണം. ഇതൊരിക്കലും കുറവുകളെ വിമര്‍ശിക്കാനുള്ള സമയല്ല, പകരം ശ്രമങ്ങളെ പ്രശംസിക്കുന്നതിനുള്ള സമയമാണെന്ന് ഓര്‍ക്കുക.

5. ബാലന്‍സ് റിയാലിറ്റി & അലാമിസം

പക്ഷപാതപരമായ വാര്‍ത്തകള്‍ പ്രതിസന്ധിസമയത്ത് ഇരട്ടിക്കും. ഉദാഹരണത്തിന് കോവിഡ് 19 മരണങ്ങളെക്കുറിച്ച് മാത്രമുള്ള വാര്‍ത്തകള്‍ വിവിധ മാധ്യമങ്ങളിലൂടെ സ്ഥിരമായി അവതരിപ്പിക്കുന്നത് പരിഭ്രാന്തിക്ക് കാരണമാകും. എന്നാല്‍ നേതാക്കന്മാരുടെ കൃത്യ സമയത്തുള്ള ഇടപെടലുകള്‍, സ്ഥിതിവിവര കണക്കുകള്‍ അടങ്ങുന്ന ആശയവിനിമയങ്ങള്‍ എന്നിവയിലൂടെ ഇത്തരത്തിലുള്ള പരിഭ്രാന്തിക്ക് തടയിടാനാകും. എല്ലാ ആശയവിനിമയങ്ങളും ആളുകള്‍ക്ക് മുന്നില്‍ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അതില്‍ പക്ഷപാതമുണ്ടോയെന്ന് വിശകലനം ചെയ്യണം.

6. എല്ലാവരുടെയും ആശങ്കകള്‍ക്കുള്ള മറുപടിയുണ്ടാകണം

ജീവനക്കാര്‍ അവരുടെ ജോലിയെക്കുറിച്ച് ഉല്‍ക്കണ്ഠാകുലരാണ്. ഉപഭോക്താവിന്റെ പ്രശ്‌നം സപ്ലൈ ആയിരിക്കും. വെണ്ടേഴ്‌സ് പേയ്‌മെന്റുകളെക്കുറിച്ച് ആശങ്കാകുലരായിരിക്കും. മൂല്യത്തില്‍ വരുന്ന നഷ്ടത്തെക്കുറിച്ചായിരിക്കും ഓഹരിയുടമകള്‍ ചിന്തിക്കുന്നത്. എല്ലാവരും കാഷ്ഫ്‌ളോയെക്കുറിച്ച് ഭയപ്പെടുന്നു. സ്ഥാപനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഓരോരുത്തരുടെയും ആശങ്ക തിരിച്ചറിഞ്ഞ് അക്കാര്യത്തില്‍ വ്യക്തത നല്‍കുകയും അവരുടെ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ക്ക് പരിഹാരം കണ്ടെത്താനുള്ള നടപടികളെടുക്കുകയും വേണം.

ലീഡര്‍ താനെടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങളുടെ കാരണവും ആശയവിനിമയം നടത്തണം. സ്ഥാപനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ക്ക് തിരിച്ച് കമ്പനിയുമായി എന്തെങ്കിലും സംശയനിവാരണം നടത്താനോ സ്ഥാപനത്തിന് എന്തെങ്കിലും നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കാനോ ഉള്ള അവസരം ഒരുക്കണം. മറുപടികള്‍ എത്രപെട്ടെന്ന് കൊടുക്കാനാകുമോ അത്രയും വേഗം നല്‍കണം. ലീഡര്‍ക്ക് എല്ലാക്കാര്യങ്ങളിലും ഉത്തരം ഇല്ലെങ്കില്‍ക്കൂടിയും.

7. സഹാനുഭൂതിയോടെയും ശുഭാപ്തി വിശ്വാസത്തോടെയും ആശയവിനിമയം നടത്തുക

കോര്‍പ്പറേറ്റ് രംഗത്തെ ആശയവിനിമയങ്ങള്‍ സാധാരണഗതിയില്‍ 'ബിസിനസ്-ലൈക്' രൂപത്തിലുള്ളതാണ്. അവിടെ നിന്നാണ് ഈ പദം ഉണ്ടായതുതന്നെ. പക്ഷെ പ്രതിസന്ധി സമയത്തെ സംഭാഷണങ്ങള്‍ ഒരിക്കലും ഇങ്ങനെയാകരുത്. ആത്മാര്‍ത്ഥമായ സഹാനുഭൂതിയും കരുതലുമുള്ള സന്ദേശങ്ങളാകണം. കമ്പനികള്‍ തങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തോട് ചേര്‍ന്നുനില്‍ക്കുന്നവര്‍ അനുഭവിക്കുന്ന വെല്ലുവിളികളെക്കുറിച്ച് മനസിലാക്കുകയും അതിനെ വൈകാരികമായി തന്നെ കാണുകയും വേണം.

എല്ലാ ജീവനക്കാര്‍ക്കും വീട്ടിലിരുന്നുകൊണ്ട് ജോലി ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കണമെന്നില്ല. ചിലര്‍ക്ക് വീട്ടില്‍ അതിനുള്ള സ്വകാര്യതയുണ്ടാകില്ല. വെണ്ടേഴ്‌സിന് അവരുടേതായ വ്യക്തിപരമോ അല്ലാത്തതോ ആയ പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടാകാം.

സ്ഥാപനങ്ങള്‍ തങ്ങള്‍ പിന്തുടരുന്ന മൂല്യങ്ങള്‍ പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന നിര്‍ണ്ണായകമായ അവസരമാണ് പ്രതിസന്ധികള്‍. മുന്നോട്ടുവന്നുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്ക് വെറും പബ്ലിക് റിലേഷന്‍സിസിനെയും ആന്തരിക ആശയവിനിമയത്തെക്കാളും കൂടുതല്‍ മൂല്യമുണ്ടാകും. ഉദാഹരണത്തിന് 26/11 ആക്രമണത്തിന് ശേഷം ടാറ്റ ഗ്രൂപ്പ് തങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തോട് ചേര്‍ന്നുനില്‍ക്കുന്നവര്‍ക്കായി സ്വീകരിച്ച നടപടികള്‍ കോര്‍പ്പറേറ്റ് സോഷ്യല്‍ റെസ്‌പോണ്‍സിബിലിറ്റി രംഗത്ത് ആഗോളതലത്തില്‍ കേസ് സ്റ്റഡികളായി മാറി.

നാം അതിജീവിക്കും!

പ്ലേഗ്, വിവിധ മഹാമാരികള്‍, ലോകമഹായുദ്ധം തുടങ്ങിയവയെയൊക്കെ മനുഷ്യന്‍ അതിജീവിച്ചു. ഒരു പ്രതിസന്ധിയുടെ ഇടയില്‍ നില്‍ക്കുമ്പോള്‍ അത് നമ്മെ കീഴ്‌പ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നതായി തോന്നാമെങ്കിലും പക്ഷെ അതും കടന്നുപോകും. കൂടുതല്‍പ്പേരും മുമ്പത്തേക്കാളും ശക്തരായി ഉയര്‍ന്നുവരും.

ഉദാഹരണത്തിന് 2005 മുംബൈ വെള്ളപ്പൊക്കത്തില്‍ ചേരിനിവാസികള്‍ ഹൈവേയില്‍ കുടുങ്ങിയ യാത്രക്കാരെ സഹായിക്കുകയും എണ്ണമറ്റ ആളുകള്‍ അപരിചിതര്‍ക്ക് അഭയം നല്‍കുകയും ചെയ്തു. അതുപോലെ ലോക്ഡൗണ്‍ സമയത്ത് അയല്‍ക്കാര്‍ പരസ്പരം സഹായിക്കുന്ന നിരവധി കഥകളുണ്ട്. സ്ഥാപനങ്ങള്‍ തങ്ങളുടെ ചരിത്രത്തിലേക്ക് തിരിയുകയും പഴയ പ്രതിസന്ധികളുടെ കഥകളും ആ പ്രതിസന്ധികളെ തങ്ങള്‍ എങ്ങനെ തരണം ചെയ്തുവെന്നും പറയണം.

ഏപ്രില്‍ ആറിന് എലിസബത്ത് രാജ്ഞി നടത്തിയ പ്രഭാഷണം പ്രതിസന്ധികാലത്ത് എങ്ങനെ ആശയവിനിമയം നടത്തണം എന്നതിന്റെ പാഠപുസ്തകമാണ്. ഈ മഹാമാരിക്ക് എതിരായി പൊരുതുന്ന എല്ലാവര്‍ക്കും രാജ്യത്തിന് വേണ്ടി രാജ്ഞി നന്ദി പറഞ്ഞു. ബ്രിട്ടീഷ് ജനതയുടെ നിശ്ചയദാര്‍ഢ്യത്തെ ഓര്‍മ്മിപ്പിച്ചു. മനുഷ്യന്റെ ഉള്ളിലുള്ള സഹാനുഭൂതിയെ പ്രശംസിച്ചു. രണ്ടാം ലോകമഹായുദ്ധകാലത്ത് താന്‍ ഇതേപോലൊരു സാഹചര്യത്തില്‍ നടത്തിയ പ്രഭാഷണത്തെ രാജ്ഞി അനുസ്മരിച്ചു. രണ്ടാം ലോകമഹായുദ്ധ കാലത്ത് കുട്ടികള്‍ക്ക് തങ്ങളുടെ മാതാപിതാക്കളെ പിരിയേണ്ടിവന്നപ്പോള്‍ ബ്രിട്ടന്‍ ഇനിയും ഒരുമിച്ചുനിന്നാല്‍ നാം വിജയിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പുകൊടുക്കുകയും ''നാമിനിയും കണ്ടുമുട്ടും'' എന്ന ശുഭാപ്തിവിശ്വാസത്തോടെയുള്ള വാഗ്ദാനത്തില്‍ പ്രഭാഷണം അവസാനിക്കുകയും ചെയ്തു. എല്ലാം വെറും നാല് മിനിറ്റിനുള്ളില്‍!