Begin typing your search above and press return to search.
ഇ-മെയില്‍ മികച്ച രീതിയില്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യാം, ഇതാ നാല് വഴികള്‍
ആശയവിനിമയം നടത്താന്‍ നാം ഏവരും ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇ-മെയിലുകള്‍ മികച്ച രീതിയില്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുകയാണെങ്കില്‍ ഗുണങ്ങളുമേറെയാണ്
എന്തിനും ഏതിനും സ്വന്തമായി ഒരു ഇ-മെയില്‍ ആവശ്യമായി വേണ്ടിവരുന്ന ഒരു കാലത്താണ് നാം ഇപ്പോള്‍ ജീവിക്കുന്നത്. സ്‌കൂളില്‍ പഠിക്കുന്ന വിദ്യാര്‍ത്ഥി മുതല്‍ ബഹുരാഷ്ട്ര കമ്പനികളില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ വരെ ഔദ്യോഗികമായി ആശയവിനിമയം നടത്താനും മറ്റും ഇപ്പോള്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഇ-മെയിലുകളെയാണ്. എന്നാല്‍ എങ്ങനെ മികച്ച രീതിയില്‍ ഇ-മെയിലുകള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യണമെന്നതിനെ കുറിച്ച് പലര്‍ക്കും അറിയില്ല. അതിനുള്ള നാല് വഴികളാണ് ഇവിടെ പറയുന്നത്.
ഇ-മെയിലുകള്‍ വായിക്കാനും മറുപടിക്കുമായി സമയം നീക്കിവയ്ക്കുക
ദിവസം മുഴുവനും ഇ-മെയില്‍ തുറന്നുവയ്ക്കുന്നതിന് പകരം ഇ-മെയിലുകള്‍ വായിക്കാനും മറുപടി നല്‍കുന്നതിനുമായി നിശ്ചിത ഇടവേളകളില്‍ സമയം നീക്കിവയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലതാണ്. ദിവസം മുഴുവനും ഇ-മെയിലുകള്‍ നോക്കുമ്പോള്‍ നിങ്ങളുടെ ജോലിയെ അത് ബാധിക്കാനിടയുണ്ട്. അതിനാല്‍ ദിവസത്തില്‍ ഒരു നിശ്ചിത സമയം ഇ-മെയിലുകള്‍ വായിക്കാനും മറുപടി അയക്കാനുമായി ഷെഡ്യൂള്‍ ചെയ്തുവെക്കേണ്ടതാണ്.
ഇ-മെയില്‍ അവലോകനം ചെയ്യുന്നതിനും മറുപടി നല്‍കുന്നതിനും ആവശ്യമായ സമയം നിങ്ങള്‍ എത്ര തവണ സന്ദേശങ്ങള്‍ പരിശോധിക്കുന്നുവെന്നും എത്രപേര്‍ സന്ദേശങ്ങള്‍ നിങ്ങള്‍ക്ക് സാധാരണയായി ലഭിക്കുന്നു എന്നതിനെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കും. ചില സംരംഭകര്‍ ഓരോ മണിക്കൂറിലും 10 മിനിറ്റ് ഇ-മെയിലിനായി നീക്കിവയ്ക്കുന്നത് കൂടുതല്‍ ഫലപ്രദമാണെന്ന് കണ്ടെത്തുന്നു. മറ്റുള്ളവര്‍ ഒരു ദിവസം രണ്ടോ മൂന്നോ തവണ മാത്രം ഇ-മെയില്‍ പരിശോധിക്കാനാണ് താല്‍പ്പര്യപ്പെടുന്നത്.
ഉടനടി നടപടിയെടുക്കുക
തീരുമാനങ്ങള്‍ പെട്ടെന്ന് എടുക്കുന്നതും ഉടനടി നടപടിയെടുക്കുന്നതും നിങ്ങളുടെ ഇ-മെയില്‍ ഇന്‍ബോക്‌സ് നിയന്ത്രണത്തിലാക്കാന്‍ സഹായിക്കും. ഉടന്‍ തന്നെ സാധിക്കുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ വൈകിക്കരത്. മറുപടികള്‍ അയക്കുന്നതും സന്ദേശങ്ങള്‍ അയക്കുന്നതും വൈകിച്ചാല്‍ നിങ്ങളുടെ ജോലിയെ അത് ബാധിക്കും.
നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങള്‍ പരിശോധിക്കുമ്പോള്‍, സ്പാം അല്ലെങ്കില്‍ പ്രൊമോഷണല്‍ പോലുള്ള ഇ-മെയിലുകള്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. മറുപടി അയക്കേണ്ടതില്ലാത്ത സന്ദേശങ്ങള്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുകയോ ആര്‍ക്കീവ്‌സിലേക്ക് മാറ്റുകയോ ചെയ്യുക. അത് നിങ്ങളുടെ ഇന്‍ബോക്‌സിലെ സന്ദേശങ്ങള്‍ നിയന്ത്രിക്കാന്‍ സഹായിക്കും. പ്രധാനപ്പെട്ട ഇ-മെയിലുകള്‍ ദിവസങ്ങളോളം നിങ്ങളുടെ ഇന്‍ബോക്‌സില്‍ തന്നെ കിടക്കാന്‍ അനുവദിക്കരുത്. അവധിക്കാലമല്ലെങ്കില്‍, 48 മണിക്കൂറിനുള്ളില്‍ പ്രതികരിക്കുക. അയച്ചയാളുടെ സന്ദേശം നിങ്ങള്‍ വായിച്ചയുടന്‍ മറുപടി നല്‍കുന്നതായിരിക്കും ഉചിതം.
ഇന്‍ബോക്‌സ് ക്രമീകരിക്കുക
നമ്മുടെ ഇ-മെയിലില്‍ ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ സന്ദേശങ്ങളും ഒഴിവാക്കാവുന്നതായിരിക്കുക. അതിനാല്‍ പ്രധാനപ്പെട്ടവ നിര്‍ദ്ദിഷ്ട ലേബലുകള്‍ നല്‍കി ക്രമീകരിക്കുന്നതായിരിക്കും നല്ലത്. ഇങ്ങനെ സന്ദേശങ്ങള്‍ ക്രമീകരിക്കുകയാണെങ്കില്‍ ആവശ്യമുള്ളപ്പോള്‍ നിര്‍ദ്ദിഷ്ട ഇമെയിലുകള്‍ കണ്ടെത്തുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും.
അനാവശ്യ പ്രമോഷണല്‍ ഇ-മെയിലുകള്‍ അണ്‍സബ്സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യക
നിങ്ങളുടെ ഇ-മെയിലിലേക്കെത്തുന്ന അനാവശ്യ പ്രൊമോഷണല്‍ ഇ-മെയിലുകള്‍ ഒഴിവാക്കുന്നതിന് ഇവ അണ്‍സബ്സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഇന്‍ബോക്‌സിലെ സന്ദേശങ്ങളുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കുന്നതാണ്. മാത്രമല്ല, സന്ദേശങ്ങളുടെ എണ്ണം കൂടുമ്പോള്‍ പ്രധാനപ്പെട്ടവയും ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെടാതിരിക്കാന്‍ സാധ്യതയുണ്ട്.
Next Story