നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിലേക്ക് ഒരുപാട് സാധനങ്ങള് വാങ്ങുന്നില്ലേ? അതെല്ലാം കൃത്യമായ നിയന്ത്രണത്തിലും മേല്നോട്ടത്തിലുമാണോ? സാധനങ്ങള് വാങ്ങുന്നതിലും അതിന്റെ മാനേജ്മെന്റിനും പല സ്ഥാപനങ്ങളിലും അര്ഹിക്കുന്ന പ്രാധാന്യം നല്കാറില്ല. ഫലമോ, ലാഭം കുറയുന്നു. പലപ്പോഴും നഷ്ടത്തിലേക്ക് കൂപ്പുകുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
സാധനങ്ങളുടെ വാങ്ങല്, അതിന്റെ നിയന്ത്രണം ഇതിനെയെല്ലാം ഇന്വെന്ററി മാനേജ്മെന്റ് എന്നാണ് പറയുന്നത്. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിജയത്തെ നിര്ണയിക്കുന്ന ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കണ്ണികൂടിയാണിത്. അശാസ്ത്രീയമായ ഇന്വെന്ററി മാനേജ്മെന്റ് പല സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും തകര്ച്ചയ്ക്ക് കാരണമായിട്ടുണ്ട്. ഏതൊരു ബിസിനസിലെയും ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട വിഭാഗങ്ങളിലൊന്നായ ഇന്വെന്ററി മാനേജ്മെന്റ്ശാസ്ത്രീയമായാണ് പ്രവര്ത്തിക്കുന്നതെങ്കില് വളരെ വേഗത്തില് ലാഭം നേടാന് സാധിക്കും.
സ്ഥാപനത്തില് പല ആവശ്യങ്ങളും കാണും. അത് നിര്ണയിക്കലാണ് ഒരു ഘട്ടം. ഇതിനെ പ്രൊവിഷനിംഗ് എന്ന് പറയാം. പിന്നെയുള്ളത് വാങ്ങല് (പര്ച്ചേസ്), അതിന്റെ സംഭരണം (സ്റ്റോറിംഗ്). പിന്നെ അത് കൃത്യമായി വിനിമയം ചെയ്യല് (ഡിസ്പോസല്) എന്നിവയാണ് ഇന്വെന്ററി മാനേജ്മെന്റിന്റെ ഘടകങ്ങള്. ഇവ ശാസ്ത്രീയമായ രീതിയില് ചെയ്താല് സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവര്ത്തന ചെലവും നഷ്ടസാധ്യതയും പരമാവധി കുറയ്ക്കാന് കഴിയും. ഉയര്ന്ന ലാഭം നേടി വളര്ച്ച ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യാം.
ഇന്വെന്ററിയെ പ്രധാനമായും മൂന്നായിതിരിക്കാം. അസംസ്കൃത വസ്തുക്കള്, നിര്മാണത്തിന്റെ വ്യത്യസ്ത ഘട്ടങ്ങളിലുള്ളവ, അന്തിമ ഉല്പ്പന്നം. ഇവ മൂന്നിന്റെയും കൃത്യമായ മാനേജ്മെന്റ് ഏതൊരു ബിസിനസിലും അനിവാര്യമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന് അന്തിമ ഉല്പ്പന്നം എത്രമാത്രം അളവില് വേണമോ, അതിനുള്ള അസംസ്കൃത വസ്തുക്കള് മാത്രം വാങ്ങിയാല് മതി. അതുവഴി അനാവശ്യ ചെലവ് കുറയ്ക്കാം. കൂടുതല് സാധനങ്ങള് വാങ്ങാന് ചെലവിടുന്ന ഫണ്ട് മറ്റ് അത്യാവശ്യങ്ങളിലേക്ക് മാറ്റാം. ഓരോ സാധനത്തിന്റെയും വാര്ഷിക ചെലവ് അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള നിയന്ത്രണം (എബിസി അനാലിസിസ്), ഉല്പ്പാദന പ്രക്രിയയില് ഓരോ സാധനത്തിനും ഉള്ള പ്രാധാന്യം (VED അനാലിസിസ്) അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള നിയന്ത്രണം, സാധനങ്ങളുടെ ഉപയോഗക്രമം അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള (FSN അനാലിസിസ്) നിയന്ത്രണം തുടങ്ങി വ്യത്യസ്ത ഘടകങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള രീതിയാണ് സയന്റിഫിക് ഇന്വെന്ററി മാനേജ്മെന്റ്.
പല സ്ഥാപനങ്ങളും മെറ്റീരിയല്, അഥവാ സ്റ്റോര് മാനേജ്മെന്റ് മറ്റേതെങ്കിലും ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റിന്റെ ഉപവിഭാഗം ആയിട്ടാണ് കാണുന്നത്. ആവശ്യമായ യോഗ്യതയും പ്രവര്ത്തന പരിചയവും ഉള്ളവര്ക്ക് പോലും പലപ്പോഴും സങ്കീര്ണമായി അനുഭവപ്പെടുന്ന നിരവധി സന്ദര്ഭങ്ങള് ഈ വിഭാഗത്തില് ഉണ്ടാകാറുണ്ട്. വേണ്ടത്ര പരിചയം ഇല്ലാത്തവര് ഇങ്ങനെയുള്ള സാഹചര്യത്തില് എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങള് പലപ്പോഴും സ്ഥാപനങ്ങള്ക്ക് സാമ്പത്തിക നഷ്ടവും ദൂരവ്യാപക പ്രത്യാഘാതങ്ങളും ഉണ്ടാക്കും.
ഒരു ഫാക്ടറിയില് നിന്ന് വിപണിയിലേക്ക്പോകുന്ന അന്തിമ ഉല്പ്പന്നത്തിന്റെ സ്റ്റോക്കിന് വലിയ പ്രാധാന്യം മാര്ക്കറ്റിംഗ് വിഭാഗം നല്കാറുണ്ട്. പക്ഷേ സ്ഥാപനത്തിനുള്ളില് സംഭരിക്കുന്ന സ്റ്റോക്കിന് അത്രയും പ്രാധാന്യം പര്ച്ചേസ് വിഭാഗം നല്കുന്നതായി കാണാറില്ല. യഥാര്ത്ഥത്തില് പുറത്തേക്ക് പോകുന്ന (ഔട്ട്ബൗണ്ട്) സ്റ്റോക്കിന്റെ അത്രയുമോ അതിലധികമോ പ്രാധാന്യം സ്ഥാപനത്തിനുള്ളിലെ (ഇന്ബൗണ്ട്) സ്റ്റോക്കിനുണ്ട്. അസംസ്കൃത വസ്തുക്കള് സമയത്ത് കിട്ടാത്തതു കൊണ്ടുമാത്രം പ്രവര്ത്തന നഷ്ടവും തന്മൂലം മാര്ക്കറ്റ് സാന്നിധ്യവും നഷ്ടമാകുന്ന അനവധി സന്ദര്ഭങ്ങള് ഉണ്ടാകാറുണ്ട്. നിര്മാണ സാമഗ്രികള് കൃത്യസമയത്ത് എത്തിക്കാന് ഏറ്റവും വേണ്ടത് വിശ്വസനീയരായ സപ്ലയേഴ്സ് ആണ്. ''A reliable supplier is an asset to any organization' എന്നത് കാലം തെളിയിച്ച ഒന്നാണ്.
പല ബിസിനസുകാരും സാധനങ്ങളുടെ വിലയാണ് ഇന്വെന്ററി കോസ്റ്റ് എന്ന് തെറ്റായി ധരിക്കാറുണ്ട്. യഥാര്ത്ഥത്തില് സാധനങ്ങളുടെ വില പോലെ തന്നെ പ്രാധാന്യമുള്ള ചിലതുണ്ട്. അത് വാങ്ങാന് വേണ്ടിയുള്ള ചെലവ് (ഓര്ഡറിംഗ് കോസ്റ്റ്), അത് സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കാന് വേണ്ടിയുള്ള ചെലവ്. നാം വാങ്ങുന്ന സാധനങ്ങള് ചിലത് കേടുപാടുകള് പറ്റിയതാകും. അല്ലെങ്കില് കാലാവധി തീരുമ്പോള് ഉപയോഗക്ഷമമല്ലാതാകുന്നതാകും. അതിനുമുണ്ട് ചെലവ്. മൂല്യശോഷണം, സാധനങ്ങള് വാങ്ങാന് ചെലവിടുന്ന മുടക്കുമുതലിന്മേലുള്ള പലിശ എന്നിങ്ങനെ കാണാ ചെലവുകള് ഏറെയുണ്ട്. ഇവയൊക്കെകൂടി ചേരുന്നതാണ് കാരിയിംഗ് കോസ്റ്റ്. കാരിയിംഗ് കോസ്റ്റും ഓര്ഡറിംഗ് കോസ്റ്റും ചേരുന്നതാണ് യഥാര്ത്ഥത്തിലുള്ള ഇന്വെന്ററി കോസ്റ്റ്.
ഓര്ഡറിംഗ് കോസ്റ്റും കാരിയിംഗ് കോസ്റ്റും തുല്യമാകുന്ന അവസ്ഥയിലുള്ള അളവ് എത്രയാണോ അതായിരിക്കും ആ സ്ഥാപനത്തിലേക്ക് ആവശ്യമായ സാധനങ്ങള് വാങ്ങുമ്പോള് ഏറ്റവും സാമ്പത്തിക നേട്ടമുണ്ടാക്കുന്ന അളവ്. ഇതിനെ ഇക്കണോമിക് ഓര്ഡര് ക്വാണ്ടിറ്റി (EOQ) എന്നാണ് പറയുന്നത്. ഓരോ സാധനങ്ങളുടെയും പ്രത്യേകതകള്, വാര്ഷിക ചെലവ്, സീസണല് മാറ്റങ്ങള്, ഷെല്ഫ് ലൈഫ്, അളവനുസരിച്ചുള്ള വിലക്കിഴിവ് തുടങ്ങി പല ഘടകങ്ങള് അനുസരിച്ചും ഋഛഝവില് മാറ്റങ്ങള് വരും. ഇതെല്ലാം പരിചയസമ്പത്തുള്ള ഒരു മെറ്റീരിയല്സ് മാനേജ്മെന്റ് പ്രൊഫഷണലിന് മാത്രമേ തീരുമാനിക്കാനാകൂ.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിലനില്പ്പിന് ആദ്യവും അവസാനവുമായി വേണ്ടത് ലാഭമാണ്. ഉടമകളുടെയും തൊഴിലാളികളുടെയും അനുബന്ധ സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും അവിടുത്തെ തൊഴിലാളികളുടെയും, എന്നുവേണ്ട രാജ്യത്തിന്റെ തന്നെ ആരോഗ്യകരമായ നിലനില്പ്പിന് എല്ലാ വ്യവസായ സ്ഥാപനങ്ങളും ന്യായമായ ലാഭം ഉണ്ടാക്കേണ്ടത് അനിവാര്യമാണ്. രണ്ടാം ലോക മഹായുദ്ധത്തിനു ശേഷംഉണ്ടായ വ്യാവസായിക/ഡിജിറ്റല് വിപ്ലവം വലിയൊരു അളവുവരെ ആവശ്യവും ലഭ്യതയും തമ്മിലുള്ള അന്തരം ഇല്ലാതാക്കി. നിര്മാതാവിന് നിയന്ത്രണമുള്ള ഒരു സമ്പദ്വ്യവസ്ഥയില് നിന്ന് ഉപഭോക്താവിന് നിയന്ത്രണമുള്ള ഒരു വ്യവസ്ഥയിലേക്കുള്ള മാറ്റം എല്ലാ ബിസിനസ് സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും പ്രവര്ത്തനത്തെയും അതിനെത്തുടര്ന്ന് ലാഭക്ഷമതയെയും സാരമായി ബാധിക്കുകയുണ്ടായി. നിര്ഭാഗ്യവശാല് തുടര്ന്നുവന്ന കടുത്ത മത്സരം, ഉപയോഗത്തിലുണ്ടായ കുറവ്, ആഗോളവല്ക്കരണത്തെ തുടര്ന്നുള്ള ലളിതമായ ഇറക്കുമതി ചട്ടങ്ങളും മറ്റ് സാമ്പത്തിക കാരണങ്ങളും പല സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും പ്രവര്ത്തനത്തെ പ്രതികൂലമായി ബാധിച്ചു. നിലനില്ക്കാന് ആവശ്യമായ പ്രവര്ത്തന ലാഭം പോലും ഉണ്ടാക്കാന് കഴിയാത്ത അവസ്ഥയിലേക്ക് പല സ്ഥാപനങ്ങളും കൂപ്പുകുത്തി. ഈയൊരു അവസ്ഥയില് സ്വാഭാവികമായും മത്സരത്തെ അതിജീവിച്ച് മുന്നോട്ടുപോകാന് വേണ്ട മറ്റ് മര്ഗങ്ങള് ആലോചിച്ചേ മതിയാവൂ എന്ന സ്ഥിതിയിലെത്തി. പല കമ്പനികളും ലാഭം കൂട്ടാന് വേണ്ടി ആദ്യം ആലോചിക്കുന്നത് മാര്ക്കറ്റ് വിഹിതം കൂട്ടുക, അതിനുവേണ്ടി പരസ്യങ്ങള് പോലെയുള്ള ചെലവേറിയ മാര്ഗങ്ങള് തിരഞ്ഞെടുക്കുക അല്ലെങ്കില് തൊഴിലാളികളുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കുക തുടങ്ങിയവയാണ്. ഇവയൊന്നും
പലപ്പോഴും ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിയന്ത്രണ പരിധിക്കുള്ളില് വരുന്ന കാര്യങ്ങളല്ല. ഇവ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ സ്ഥിരമായ പ്രവര്ത്തന മികവിന് പലപ്പോഴും സഹായിക്കുകയില്ല. മറിച്ച്, കമ്പനിയുടെ പൂര്ണ നിയന്ത്രണത്തിലുള്ള ആഭ്യന്തര മാര്ഗങ്ങള് ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കില് സുസ്ഥിരമായ ഒരു പ്രവര്ത്തന രീതി ചിട്ടപ്പെടുത്താന് കഴിയും. അതിന് ഏറ്റവും ഫലപ്രദവും ലളിതവുമായ മാര്ഗമാണ് ശാസ്ത്രീയമായ ഇന്വെന്ററി മാനേജ്മെന്റ്. ഇതിലൂടെ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ സാധനങ്ങള്ക്കു വേണ്ടിയുള്ള ചെലവ് ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കാന് കഴിയും. ഓരോ സ്ഥാപനവും അതാതു സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രത്യേക പ്രവര്ത്തന ആവശ്യങ്ങള് മനസിലാക്കി, പരിചയസമ്പന്നരായ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ സഹായത്തോടെ ശാസ്ത്രീയമായ മര്ഗങ്ങളിലൂടെ അവരുടെ വിവിധ ചെലവുകള് നിയന്ത്രിക്കുകയാണെങ്കില്, തൊഴിലാളികളുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കാതെയും, അവരുടെ വേതനത്തില് കുറവ് വരുത്താതെയും ലാഭത്തില് വന് വര്ധന നേടിയെടുക്കാന് കഴിയും.
(ഇലക്ട്രിക്കല് എന്ജിനീയറിംഗ്, എംബിഎ ബിരുദധാരിയായ ലേഖകന് ഇന്ത്യന് നേവിയുടെ നേവല് ലോജിസ്റ്റിക്സ്, സപ്ലൈ ചെയ്ന് ഡിപ്പാര്ട്ട്മെന്റ് തുടങ്ങി നിരവധി വിഭാഗങ്ങളില് 33 വര്ഷത്തോളം പ്രവൃത്തിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഇ-മെയ്ല്: djayasimhan@yahoo.co.in)
(ധനം ബിസിനസ് മാഗസിന് 2025 ഓഗസ്റ്റ് 15 ലക്കത്തില് പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്)
Scientific inventory management methods can significantly boost profits by optimizing procurement and operational costs.
Read DhanamOnline in English
Subscribe to Dhanam Magazine
