പര്‍ച്ചേസ് ശരിയാക്കിയെടുക്കൂ... ലാഭം വര്‍ധിപ്പിക്കൂ!
10 വര്‍ഷങ്ങള്‍ കഴിഞ്ഞു ഞങ്ങള്‍ കേരളത്തിലെ കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് രംഗത്ത് വന്നിട്ട്. ഈ പത്ത് വര്‍ഷത്തിനിടയില്‍, ഞങ്ങള്‍ക്ക് ഒരുപാട് ആത്മസംതൃപ്തി നേടിത്തന്ന ഒരു വിജയകഥയാണ് ഇന്ന് പറയാനുള്ളത്.
ജോഷി എന്ന ചെറുപ്പക്കാരന്റെ കഥ. ഒരു ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ ഷോപ്പ് നടത്തുകയായിരുന്ന ജോഷിയെ ഒരു ട്രെയ്‌നിംഗില്‍ വെച്ച് കണ്ടുമുട്ടുമ്പോള്‍ അയാള്‍ ആത്മഹത്യയുടെ വക്കിലായിരുന്നു. ട്രെയ്‌നിംഗ് കഴിഞ്ഞശേഷം സഹായിക്കണം എന്ന് പറഞ്ഞ് അടുത്തു വരുകയായിരുന്നു ജോഷി.
സാധാരണ ഇത്തരത്തില്‍ വരുന്നവര്‍ക്കൊക്കെ പറയാനുള്ളത് കയ്യില്‍ കാശില്ല. കടയില്‍ സെയ്ല്‍സ് ഇല്ല. മുന്നോട്ടുപോകാന്‍ വേറെ വഴിയില്ല എന്നൊക്കെയാവും... ജോഷിയും ഏതാണ്ട് ഇതേ കാര്യങ്ങള്‍ തന്നെയാണ് പറഞ്ഞത്. പക്ഷെ ഒരു വലിയ വ്യത്യാസം ഉണ്ടായിരുന്നു. കഥയെല്ലാം കേട്ടു കഴിഞ്ഞപ്പോള്‍ ഇത് ശരിയാക്കാന്‍ നമുക്ക് ആത്മവിശ്വാസം ഉണ്ടെന്നു പറഞ്ഞപ്പോള്‍ 'എങ്കില്‍ നമുക്ക് അതൊരു പ്രോജക്റ്റ് ആയി ഉടനെ തുടങ്ങാം'... അതിനു വേണ്ട ഫണ്ടൊക്കെ ഞാന്‍ എങ്ങനെയെങ്കിലും കണ്ടെത്തിയേക്കാം എന്ന് ആവേശത്തോടെ പറഞ്ഞു. സാധാരണ ഗതിയില്‍ കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് ഫീസിനെ കുറിച്ചു പറയുമ്പോള്‍ വീണ്ടും നിരാശ വന്നു മുഖം കുനിക്കുന്നവരാണ് കൂടുതല്‍ പേരും!
ഞങ്ങള്‍ ജോഷിയുടെ കട പഠിക്കാന്‍ ആരംഭിച്ചു. പര്‍ച്ചേസ് മുതല്‍ സ്റ്റോക്ക്, എക്കൗണ്ട്‌സ്, ഓപ്പറേഷന്‍സ്, മാര്‍ക്കറ്റിംഗ്, സെയ്ല്‍സ് അങ്ങനെ എല്ലാ മേഖലകളും പഠിച്ചു. ഒരു കാര്യം വ്യക്തമായി. പ്രധാന പ്രശ്‌നം പര്‍ച്ചേസ് തന്നെയാണ്. അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സ്റ്റോക്കിലും എക്കൗണ്ട്‌സിലും പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഉണ്ട്... സെയ്ല്‍സ് നടക്കുന്നുണ്ടെങ്കിലും അതിനാല്‍ തന്നെ ആവശ്യത്തിനു മാര്‍ജിന്‍ ലഭിക്കുന്നില്ല.
രണ്ടു വര്‍ഷമായിട്ടും പൈസ അങ്ങോട്ട് ഇടുന്നതല്ലാതെ ഇങ്ങോട്ട് എടുക്കാന്‍ പറ്റിയിരുന്നില്ല. എന്തായാലും പര്‍ച്ചേസ് രീതികള്‍ അടിമുടി മാറ്റാന്‍ ഞങ്ങള്‍ തീരുമാനിച്ചു. ഞങ്ങള്‍ ചെയ്ത കാര്യങ്ങളുടെ ഒരു രത്‌നച്ചുരുക്കം ഇവിടെ പറയാം.
വെണ്ടര്‍ സെലക്ഷന്‍
ശരിയായ സപ്ലൈയര്‍ ഉണ്ടാകുക എന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. നമുക്ക് ആവശ്യമുള്ള സാധനങ്ങള്‍ ശരിയായ ഗുണനിലവാരത്തോടെ, ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ വിലയില്‍ ശരിയായ സമയത്ത് നല്‍കാന്‍ കഴിയുന്ന ആളായിരിക്കണം അയാള്‍. മാത്രമല്ല ക്രെഡിറ്റ് നേടിയെടുക്കാന്‍ കൂടി സാധിച്ചാല്‍ വളരെ നല്ലത്. ഇപ്പോള്‍ ഉണ്ടായിരുന്ന സപ്ലൈയറുടെ കയ്യില്‍ വില കൂടുതല്‍ ആയിരുന്നു എന്നു മാത്രമല്ല, ആവശ്യത്തിന് സെലക്ഷന്‍ ഉണ്ടായിരുന്നില്ല. മാത്രമല്ല കാഷ് ആന്‍ഡ് കാരി പര്‍ച്ചേസ് ആയിരുന്നു.
പല കച്ചവടക്കാരും അറിവില്ലായ്മ കൊണ്ടും മടി കൊണ്ടും മാത്രമാണ് ഇത്തരം സപ്ലൈയര്‍മാര്‍ക്ക് വളം വെച്ചു കൊടുക്കുന്നത്. ഞങ്ങളുടെ ശക്തമായ ആവശ്യ പ്രകാരം ഇന്റര്‍നെറ്റിലൂടെയും, ചില സുഹൃത്തുക്കള്‍ വഴിയും പുതിയ സപ്ലൈയറെ കണ്ടെത്താനുള്ള അന്വേഷണം ആരംഭിച്ചു.
ഏകദേശം ഒരു മാസത്തെ അലഞ്ഞു തിരിയലുകള്‍ക്കൊടുവില്‍ ഉത്തര്‍പ്രദേശിലെ ലക്‌നോവിന് അടുത്തുള്ള ഒരു ചെറിയ ഗ്രാമത്തില്‍ എത്തിച്ചേര്‍ന്നു. മുംബൈ, ഡല്‍ഹി എന്നിങ്ങനെയുള്ള മഹാനഗരങ്ങളിലേയ്‌ക്കെല്ലാം പല ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളും എത്തുന്ന ഈ ഗ്രാമത്തിലേക്കുള്ള യാത്ര ജോഷിക്ക് പല അനുഭവങ്ങളും സമ്മാനിച്ചിരുന്നു.
ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍ എത്തിച്ചേര്‍ന്നത് വേണ്ടതെല്ലാം ഒത്തുചേര്‍ന്ന ഒരു ആളുടെ അടുത്ത്. അയാളുമായി നല്ലൊരു ബന്ധം ഉണ്ടാക്കി വലിയൊരു ഓര്‍ഡര്‍ ചെയ്യാനുള്ള വാഗ്ദാനവും ചെയ്ത് പോന്നു.
2. പര്‍ച്ചേസ് പോളിസി
പര്‍ച്ചേസ് ചെയ്യാനുള്ള അധികാര പരിധികള്‍, വെണ്ടര്‍ സെലക്ഷനുള്ള ഉപാധികള്‍, വില തീരുമാനിക്കേണ്ട വിധം, നെഗോഷിയേഷന്‍ ചെയ്യേണ്ട വിധം, ക്വട്ടേഷനുകള്‍ റാങ്ക് ചെയ്യേണ്ട രീതി, ഗുണനിലവാരം അളക്കാനുള്ള സംവിധാനങ്ങള്‍, ഇന്‍ഷുറന്‍സ്, ക്രെഡിറ്റ് പീരിയഡ്, എഗ്രിമെന്റ് പീരിയഡ് എന്നിങ്ങനെയുള്ള എല്ലാ കാര്യങ്ങളും വിശദമാക്കിക്കൊണ്ടുള്ള ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് ആണ് ഒരു പര്‍ച്ചേസ് പോളിസി.
ഇതുണ്ടെങ്കില്‍ പിന്നെ ഓരോ തവണ പര്‍ച്ചേസ് നടത്തുമ്പോഴും പ്രത്യേകം പ്ലാനിംഗ് ചെയ്യേണ്ട കാര്യമില്ല. ഇതെല്ലാം വിശദമായി ഉള്‍ക്കൊള്ളിച്ച ഒരു പോളിസി ഞങ്ങള്‍ ജോഷിക്ക് വേണ്ടി തയ്യാറാക്കി. ഇതോടെ ജോഷിക്ക് തന്റെ ടീമിനോടും സപ്ലയര്‍മാരോടും പറയുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ക്ക്
കൃത്യതയും വ്യക്തതയും കൈവന്നു.
3. പര്‍ച്ചേസ് ഡോക്യുമെന്റുകള്‍
പര്‍ച്ചേസ് ചെയ്യുന്നതിനായി പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡര്‍ നിര്‍ബന്ധമാക്കി. മാത്രമല്ല അതിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് മനസിലാക്കാന്‍ പര്‍ച്ചേസ് രജിസ്റ്റര്‍ സെറ്റ് ചെയ്തു. സാധനം ഡെലിവര്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഈ പര്‍ച്ചേസ് ഓര്‍ഡര്‍ ഉപയോഗിച്ച് ശരിയല്ലേ എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തി. പേമെന്റ് സമയത്ത് വീണ്ടും ഒരിക്കല്‍ക്കൂടി ഉറപ്പുവരുത്താന്‍ സംവിധാനങ്ങള്‍ ചെയ്തു.
ഈ ഡാറ്റ സ്റ്റോക്ക് മാനേജ്‌മെന്റ് ടീമിന് യഥാസമയം ലഭിക്കുന്ന തരത്തില്‍ പ്രോസസ് ഉണ്ടാക്കിയെടുത്തു. മാത്രമല്ല ഡെലിവര്‍ ചെയ്ത സാധനങ്ങളുടെ ഗുണനിലവാരം ഉറപ്പുവരുത്താന്‍ ഒരാളെ ചുമതലപ്പെടുത്തി. ഇത്രയും ചെയ്തു കഴിഞ്ഞപ്പോള്‍ തന്നെ ശരിയായ സാധനങ്ങള്‍ ശരിയായ സമയത്ത് കടയില്‍ ലഭ്യമായിത്തുടങ്ങി. അതോടെ കസ്റ്റമേഴ്‌സ് ഹാപ്പിയായി... അവര്‍ സ്ഥിരമായി വന്നു തുടങ്ങി.
4. മാര്‍ക്കറ്റ് നിരീക്ഷിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കുക
മാര്‍ക്കറ്റില്‍ സാധനങ്ങളുടെ ലഭ്യതയ്ക്ക് അനുസരിച്ച് വിലയില്‍ ഏറ്റ കുറച്ചിലുകള്‍ ഉണ്ടാകാം. പക്ഷെ അതിനെ മുന്‍കൂട്ടി കണ്ട്, ആവശ്യമുള്ള സാധനങ്ങള്‍ സ്റ്റോക്ക് ചെയ്യാന്‍ സാധിച്ചാല്‍ വലിയ മാറ്റമുണ്ടാക്കാം. അതിനായി ദിവസവും മാര്‍ക്കറ്റിലെ മാറ്റങ്ങള്‍ പഠിക്കാനും ആരംഭിച്ചു.
ജോഷി തന്നെ പല വാട്ട്‌സ് ആപ്പ് ഗ്രൂപ്പുകളിലും അംഗമാകുകയും ബിസിനസ്പരമായ ചര്‍ച്ചകള്‍ ചെയ്യുകയും ചെയ്തു. ചില കെമിക്കലുകളുടെ ഇറക്കുമതി ചുങ്കം വര്‍ധിപ്പിക്കാന്‍ പോകുന്നു എന്ന വാര്‍ത്ത അറിഞ്ഞപ്പോള്‍ തന്നെ ചില ഗമ്മുകള്‍, പെയിന്റുകള്‍ എന്നിവ സ്റ്റോക്ക് ചെയ്തത് പിന്നീട് വലിയ ലാഭം നേടിത്തന്നു.
5. കൂടുതല്‍ സപ്ലൈയര്‍മാരെ കണ്ടുവെയ്ക്കുക
ഒറ്റ സപ്ലെയര്‍ മാത്രമായാല്‍ പലപ്പോഴും പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകാം. അയാളുടെ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ നമ്മളെയും ബാധിച്ചു തുടങ്ങാം. ലക്‌നോയ്ക്ക് അടുത്തു തന്നെ വേറെ 3-4 സപ്ലെയര്‍മാരെ രണ്ടാമത്തെ പോക്കില്‍ തന്നെ ഞങ്ങള്‍ തെരഞ്ഞു പിടിച്ചു.
(പിന്നീടത് ഞങ്ങള്‍ക്ക് വിലയുടെ കാര്യത്തിലും, ഡെലിവറിയുടെ കാര്യത്തിലും നന്നായി വരുകയും ചെയ്തു).ഓരോ തവണയും നമ്മുടെ ചെക്ക് ലിസ്റ്റ് അനുസരിച്ച് ഓരോരുത്തരില്‍ നിന്നും ക്വട്ടേഷന്‍ എടുക്കുകയും വേണം.
6. ശരിയായി റിവ്യു ചെയ്യുക
ഇത്തരത്തില്‍ പോളിസികളും രീതികളും ഉണ്ടാക്കിയാല്‍ മാത്രം പോര, അവ ശരിയായി റിവ്യു ചെയ്യുക കൂടി വേണം. ഒരു പര്‍ച്ചേസ് മാനേജര്‍ ഉണ്ടാകുന്നതിനൊപ്പം ഒരു പര്‍ച്ചേസ് കമ്മിറ്റി കൂടി ഉണ്ടാകുന്നത് നല്ലതാണ്. സെയ്ല്‍സില്‍ ഉള്ള ആളുകളെ കൂടി ഉള്‍ക്കൊള്ളിച്ചു കൊണ്ടുള്ള ഒരു കമ്മിറ്റിക്ക് ആവശ്യങ്ങളും, അഭിപ്രായങ്ങളും അവിടെ ഉന്നയിക്കാം.
ഇത് സെയ്ല്‍സും പര്‍ച്ചേസും തമ്മിലുള്ള കമ്യൂണിക്കേഷന്‍ ഗ്യാപ് കുറയ്ക്കാന്‍ സഹായിക്കും. മാത്രമല്ല ഏതെല്ലാം സാധനങ്ങള്‍ക്കാണ് കൂടുതല്‍ മൂവ്‌മെന്റ്, സെയ്ല്‍സ് ട്രെന്‍ഡ് എന്താണ്, ഏതൊക്കെയാണ് കൂടുതല്‍ പുഷ് സെയ്ല്‍സ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്നൊക്കെ തീരുമാനിക്കാനും സഹായകമാകും. എല്ലാ ആഴ്ചയിലും ഇത്തരം ഒരു റിവ്യൂ കൂടി വന്നതോടെ ആറു മാസത്തിനുള്ളില്‍ ഗ്രോസ് പ്രോഫിറ്റ് 30 ശതമാനമാണ് ഉയര്‍ന്നത്.
ഇതെല്ലാം ശരിയായി നടപ്പിലാക്കാന്‍ ജോഷി കാണിച്ച ഇച്ഛാശക്തി തന്നെയാണ് ഈ വിജയത്തിന്റെ കാരണം. ഇന്ന് ജോഷി കൂടുതല്‍ ഷോപ്പുകള്‍ തുറന്നിരിക്കുന്നു. സ്വന്തമായി ഒരു ബ്രാന്‍ഡ് തന്നെ ആരംഭിച്ചിരിക്കുന്നു. അതെ, ഒരുപക്ഷെ പര്‍ച്ചേസ് എന്ന ഒരൊറ്റ കാര്യത്തിലുള്ള നിങ്ങളുടെ അറിവില്ലായ്മയോ അലസതയോ ആകാം നിങ്ങളുടെ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ക്ക് മൂലകാരണം. പക്ഷെ ഏതു പ്രശ്‌നത്തിനും ഒരു പരിഹാരമുണ്ടല്ലോ!
(ലേഖകന്‍ ബ്രമ്മ ലേണിംഗ് സൊല്യൂഷന്‍സിന്റെ സി.ഇ.ഒയും, 400ലധികം കമ്പനികളെ വിജയപാതയില്‍ എത്തിക്കാന്‍ സഹായിച്ച മാനേ9287924862ജ്‌മെന്റ് കണ്‍സള്‍ട്ടന്റുമാണ്. സംശയങ്ങള്‍ ranjith@bramma.in എന്ന മെയ്‌ലില്‍ അയയ്ക്കാം)
ലേഖകന്‍ ബ്രമ്മ ലേണിംഗ് സൊല്യൂഷന്‍സിന്റെ സി.ഇ.ഒ യും, 400ലധികം കമ്പനികളെ വിജയപാതയില്‍ എത്തിക്കാന്‍ സഹായിച്ച മാനേജ്‌മെന്റ് കണ്‍സള്‍ട്ടന്റുമാണ്.
