ബിസിനസ് ട്രിയാഷ്: ജോലികള്‍ ക്രമീകരിക്കാന്‍ ഒരു എളുപ്പ വഴി!

നിങ്ങളുടെ, ജോലി ചെയ്തുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന ലാപ്‌ടോപ്പ് പെട്ടെന്ന് തകരാറിലാവുകയും, അത് നന്നാക്കി തിരച്ചു കിട്ടാന്‍ ദിവസങ്ങള്‍ എടുക്കുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ? പെട്ടെന്ന് ചെയ്യേണ്ട ഒരു ജോലി വരികയും, സ്ഥിരമായി ചെയ്തു കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ജോലികളെ മാറ്റി വെയ്‌ക്കേണ്ടി വരികയും ഉണ്ടായിട്ടുണ്ടോ? ബാങ്കിലോ ആശുപത്രിയിലോ ചെല്ലുമ്പോള്‍ നീണ്ട ക്യൂകളില്‍ അകപ്പെട്ടു പോയിട്ടുണ്ടോ? ഇതെല്ലാം തന്നെ ഒരൊറ്റ പ്രശ്‌നം കൊണ്ട് സംഭവിക്കുന്നതാണ്. ബിസിനസ് പ്രോസസുകളില്‍ അമിതഭാരം ഉണ്ടാകുന്നതിനാല്‍, അവയെ ക്രമപ്പെടുത്തി എടുക്കാന്‍ സാധിക്കാത്തതിനാല്‍..!

പ്രാധാന്യമുള്ള ജോലികളെ തരം തിരിച്ചെടുത്ത് അവയെ ക്രമപ്പെടുത്തുക എന്നത് എല്ലാ ബിസിനസുകളിലും അത്യാവശ്യമുള്ള ഒന്നാണ്. അതിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ബിസിനസ് ടൂള്‍ ആണ് ബിസിനസ് ട്രിയാഷ്. നിര്‍ണായകമായ ജോലികള്‍ ആദ്യം തീര്‍ക്കുകയും, അത്ര പ്രാധാന്യമില്ലാത്തവയ്ക്ക് മറ്റ് വഴികള്‍ കണ്ടെത്തുകയും ചെയ്യലാണ് ബിസിനസ് ട്രിയാഷിലൂടെ നമ്മള്‍ ചെയ്യുന്നത്.

ജോലികളെ അവയുടെ ബുദ്ധിമുട്ടനുസരിച്ച് തരം തിരിക്കുകയാണ് ആദ്യം വേണ്ടത്. തരം തിരിച്ചു കഴിഞ്ഞാല്‍, അവയ്ക്ക് ഓരോന്നിനും വേണ്ട വഴികള്‍, രീതികള്‍, റിസോഴ്‌സസ് എന്നിവ തീരുമാനിക്കാം. തരം തിരിക്കുന്നത് താഴെ പറയുന്ന ഏതെങ്കിലും രീതിയിലായിരിക്കണം.

1. സേവനം ചെയ്യാനെടുക്കുന്ന സമയത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ (വേഗത്തില്‍/ശരാശരി വേഗത്തില്‍/പതുക്കെ)

2. പ്രശ്‌നത്തിന്റെ ഗൗരവത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ (ചെറുത്/വലുത്/വളരെ വലുത്)

3. ഉപഭോക്താവിനെ നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്നത് / നേരിട്ട് ബാധിക്കാത്തത്

ജോലി വിഭജിച്ചു കൊടുക്കുന്നതും പല തരത്തില്‍ ആകാം.

ഉദാഹരണത്തിന് എനിക്ക് പരിചയമുള്ള ഒരു കമ്പനിയുടെ ഐ.റ്റി വിഭാഗത്തില്‍ ബിസിനസ് ട്രിയാഷ് എങ്ങനെ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു എന്നു നോക്കാം.

ഈ കമ്പനി വളരെ നന്നായി പ്രവര്‍ത്തിച്ചിരുന്ന ഒന്നാണെങ്കിലും, അതിന്റെ

പിന്നില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ഐ.റ്റി വിഭാഗം വലിയ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ നേരിടുന്നുണ്ടായിരുന്നു. പുതിയ സോഫ്റ്റ് വെയറുകള്‍ ഇന്‍സ്റ്റാള്‍ ചെയ്യുക, ആന്റി വൈറസ്, ഫയര്‍വാള്‍ എന്നിവ സെറ്റ് ചെയ്യുക, നെറ്റ്‌വര്‍ക്ക് പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ പരിഹരിക്കുക, ഇമെയ്ല്‍ ശരിയാക്കുക, സിസ്റ്റം ക്രാഷുകള്‍ പരിഹരിക്കുക എന്നിങ്ങനെ വിവിധങ്ങളായ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ വന്നുകൊണ്ടേയിരിക്കും. പലപ്പോഴും അഞ്ചു ദിവസങ്ങള്‍ കഴിഞ്ഞാണ് പലതിനും പ്രതികരിക്കാന്‍ പോലും കഴിഞ്ഞിരുന്നത്. എല്ലാ ജോലികളും കുഴഞ്ഞു മറിഞ്ഞു കിടക്കുകയും ഒന്നും യഥാസമയത്ത് പൂര്‍ത്തീകരിക്കാന്‍ സാധിക്കാതിരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന അവസ്ഥ. ഇത് പരിഹരിക്കാനാണ് ഞങ്ങള്‍ ആദ്യമായി ബിസിനസ് ട്രിയാഷ് ഉപയോഗിക്കാന്‍ തീരുമാനിച്ചത്. അതിനായി ഇത്തരം ജോലികളെ മൂന്നായി തരം തിരിച്ചു.

ക്ലാസ് 1: എമര്‍ജന്‍സി

കംപ്യൂട്ടര്‍ നഷ്ടപ്പെടുക, കംപ്യൂട്ടര്‍ ഓണ്‍ ആകാതെ ഇരിക്കുക, മെയില്‍ സര്‍വറുമായി ബന്ധപ്പെടാന്‍ കഴിയാതിരിക്കുക.

ക്ലാസ് 2: ഇടയ്ക്കിടെ ഉണ്ടാകുന്ന പ്രശ്‌നങ്ങള്‍

വിന്‍ഡോസ് പ്രവര്‍ത്തിക്കാതിരിക്കുന്നത്, മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ഓഫീസ് ക്രാഷ് ആവുക, ഇന്‍പുട്ട് ഡിവൈസുകള്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കാതിരിക്കുക

ക്ലാസ് 3: ഭാവിയിലേക്ക് ആവശ്യമുള്ളവ

പുതിയ സോഫ്റ്റ് വെയര്‍/ഹാര്‍ഡ്‌വെയര്‍ അപ്‌ഡേഷനുകള്‍, പുതിയ പ്രോജക്ടിന് വേണ്ട സാധനങ്ങള്‍, കംപ്യൂട്ടര്‍ മാറ്റങ്ങള്‍. ഇതനുസരിച്ച്, ഓരോ ദിവസവും ഐ.റ്റി സ്റ്റാഫ്, അപേക്ഷകള്‍ സോര്‍ട്ട് ചെയ്യും. ക്ലാസ് 1 അപേക്ഷകള്‍ മാത്രം കിട്ടുന്ന ഉടന്‍ തന്നെ പരിഹാരം കാണാന്‍ ശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യും. ക്ലാസ് 1 അപേക്ഷകള്‍ തീര്‍ന്നതിനു ശേഷം 2, 3 ക്ലാസുകളിലേക്ക് നീങ്ങും. അപേക്ഷകളുടെ സ്റ്റാറ്റസ് കാണുന്നതിനു വേണ്ടി ഒരു സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ കൂടി സെറ്റ് ചെയ്തു. ഈ സിസ്റ്റം വളരെ ലളിതമായി തോന്നാമെങ്കിലും പ്രതികരണ സമയം അഞ്ചു ദിവസത്തില്‍ നിന്ന് രണ്ടു ദിവസമാക്കി കുറയ്ക്കാന്‍ സാധിച്ചു എന്നതാണ് സത്യം.

തിരക്ക് കുറയ്ക്കാനും ട്രിയാഷ്

ആശുപത്രിയിലും റെയില്‍വേ സ്റ്റേഷനിലും ഉള്ള നീണ്ട ക്യൂകള്‍ കുറയ്ക്കാനും ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഈ ടെക്‌നിക്ക് തന്നെയാണ്. ചില സ്റ്റേഷനുകളില്‍ ലോക്കല്‍ ടിക്കറ്റുകള്‍ എടുക്കാനായി ഉള്ള കിയോസ്‌കുകള്‍ ഇത്തരത്തില്‍ ജോലികളെ തരം തിരിച്ചതില്‍ നിന്നുണ്ടായ ഒരു കണ്ടുപിടുത്തമാണ്. എന്തിനു എ.റ്റി.എം മെഷീനുകളുടെ ആവിര്‍ഭാവത്തിനു പിന്നില്‍ പോലും ട്രിയാഷിന്റെ കൈകള്‍ തന്നെ!

മാര്‍ക്കറ്റിംഗ്, ഡെലിവറി എന്നിവയില്‍

എനിക്കറിയാവുന്ന ഒരു കണ്‍സ്ട്രക്ഷന്‍ കമ്പനിയുണ്ട്. അവിടെ ഒരു ദിവസം തന്നെ ക്വട്ടേഷന്‍ ചോദിച്ച് 50ല്‍ അധികം അപേക്ഷകള്‍ വരാറുണ്ട്. പലപ്പോഴും ക്വട്ടേഷന്‍ കൊടുക്കാന്‍ ഒരു മാസം വരെ എടുക്കാറുമുണ്ട്. ഒരുപാട് കസ്റ്റമേഴ്‌സ് ഇതുമൂലം നഷ്ടപ്പെടാന്‍ ഇടയായി. പിന്നീട്, ട്രിയാഷ് ഉപയോഗിച്ച് അവിടെയുണ്ടായ മാറ്റം വളരെ വലുതാണ്.

ഒരു ദിവസം 20 ക്വട്ടേഷനില്‍ അധികം കൊടുക്കാന്‍ സാധിക്കില്ലെന്ന് പ്രോസസ് പഠിച്ചതിലൂടെ ഞങ്ങള്‍ക്ക് മനസിലായി. അതിനാല്‍ തന്നെ വരുന്ന എല്ലാ അപേക്ഷകളും ഒരു ഡാറ്റ ബേസിലേയ്ക്ക് വരുന്ന തരത്തില്‍ ഞങ്ങള്‍ സെറ്റ് ചെയ്തു. ഈ ഡാറ്റ ബേസിനെ ട്രിയാഷ് ഉപയോഗിച്ച് മാനേജ് ചെയ്തു. അതായത്, വലിയ സ്‌കോപ്പുള്ള വര്‍ക്കുകള്‍ നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കാന്‍ അവയ്ക്ക് പ്രാധാന്യം നല്‍കി. ക്വട്ടേഷന്‍ നല്‍കാന്‍ എളുപ്പമുള്ളവയ്ക്ക് പിന്നീട് പ്രാധാന്യം കൊടുത്തു. കൂടുതല്‍ ലാഭകരമാകാന്‍ സാധ്യത ഉള്ളവയ്ക്കും അതേ പ്രാധാന്യം നല്‍കി. ബാക്കി വരുന്നവ അവയുടെ പ്രാധാന്യത്തിനു അനുസരിച്ച് ക്യൂവില്‍ സെറ്റ് ചെയ്തു. എപ്പോഴെല്ലാം ക്വട്ടേഷന്‍ അയക്കുന്നു എന്നതിന്റെ വിവരങ്ങളും ഈ സോഫ്റ്റ്വെയറില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി.

രണ്ട് മാസം കഴിഞ്ഞപ്പോഴേക്കും, ടോട്ടല്‍ ബില്ലിംഗിന്റെ കാര്യത്തില്‍ 40% വര്‍ധന ആണ് കമ്പനിക്ക് ഉണ്ടായത്. ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍ ട്രിയാഷ്, കമ്പനികളെ ലാഭത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്ന ഒരു മാനേജ്‌മെന്റ് മോഡല്‍ കൂടിയാണ്.

പക്ഷെ പെട്ടെന്ന് കാണുന്നപോലെ അത്ര എളുപ്പമല്ല ബിസിനസ് ട്രിയാഷ് പ്രയോഗത്തില്‍ വരുത്തുന്നത്. ഇതിന് പിന്നില്‍ സൂക്ഷ്മമായ പഠനത്തിന്റെ ആവശ്യമുണ്ട്. ട്രിയാഷ് ഉപയോഗിക്കുമ്പോള്‍ ഉണ്ടാകേണ്ട റിസള്‍ട്ടിനെ കുറിച്ച് വ്യക്തമായ ധാരണ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ട്രിയാഷ് ഉപയോഗിക്കുമ്പോള്‍ ഉണ്ടായേക്കാവുന്ന (ഉദാഹരണത്തിന് സ്റ്റാഫിന്റെ നിസഹകരണം, അറിവില്ലായ്മ ) പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ അടക്കം മനസിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്. കമ്പനിയുടെ വിഷന് അനുസരിച്ചു തന്നെയല്ലേ ട്രിയാഷില്‍ പ്രാധാന്യങ്ങള്‍ സെറ്റ് ചെയ്യുന്നത് എന്നും ഉറപ്പിക്കണം.

ശരിയായ രീതിയില്‍ നടക്കുന്നില്ല എന്ന് തോന്നുന്ന ഏതൊരു ബിസിനസ് ഡിവിഷനെയും ട്രിയാഷ് ഉപയോഗിച്ച് ക്രമപ്പെടുത്തി എടുക്കാവുന്നതേയുള്ളൂ.