സ്ഥാപനത്തിന്റെ 'താളം തെറ്റാതിരിക്കാന്‍' ഉപയോഗിക്കേണ്ട തന്ത്രം

മനുഷ്യകുലത്തിന്റെ പുരോഗതിക്കും ഭൂമിയുടെ മേലുള്ള അവന്റെ ആധിപത്യത്തിനും പിന്നില്‍ പല ഘടകങ്ങളുണ്ട്. വലിയ സമൂഹങ്ങളായും രാഷ്ട്രങ്ങളായും ഒന്നിച്ച് ചേര്‍ന്ന് ജീവിക്കാനും പ്രവര്‍ത്തിക്കാനും ഉള്ള കഴിവും, അറിവുകളെയും ആശയങ്ങളെയും പിന്‍തലമുറയ്ക്ക് എഴുത്തിലൂടെയും ചിത്രങ്ങളിലൂടെയും കൈമാറ്റം ചെയ്യാനുള്ള കഴിവുമാണ് ഇവയില്‍ പ്രധാനം. ഹോമോസാപ്പിയന്‍സ് എന്ന മനുഷ്യന്റെ ഉല്‍പ്പത്തി മുതല്‍ ഇന്നേവരെയുള്ള കാലഘട്ടത്തില്‍ സിംഹഭാഗവും ഗോത്രങ്ങളായാണ് അവര്‍ ജീവിച്ചുപോന്നത്. അതിനാല്‍ മനുഷ്യപുരോഗതിയില്‍ ഗോത്ര സംസ്‌കൃതികള്‍ക്കും അതിന്റെ അറിവുകള്‍ക്കും വലിയ പ്രാധാന്യമുണ്ട്. ഗോത്രങ്ങളിലെ അറിവുകള്‍ വാമൊഴിയായി കൈമാറ്റം ചെയ്യാറാണ് പതിവ്. ഇത് കൃത്യമായി ആലേഖനം ചെയ്തു വയ്ക്കുകയോ, അത് പഠിച്ചു മറ്റു ഗോത്രങ്ങളെ അനുകരിക്കുകയോ ചെയ്യാറില്ല. പല പ്രധാനപ്പെട്ട അറിവുകളും ഗോത്ര തലവന്മാര്‍ മരണത്തിന് തൊട്ടുമുമ്പ് പിന്‍ഗാമികള്‍ക്ക് നല്‍കുന്നതാണ് രീതി.

കുറച്ചു മാസങ്ങള്‍ക്കു മുമ്പ് ഒരു അഭിമുഖം നടത്തുന്നതിനായി എനിക്ക് ഒരു സ്ഥാപനത്തില്‍ പോകേണ്ടിവന്നു. അന്നേദിവസം ഉദ്യോഗാര്‍ത്ഥികളെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതികളിലും മറ്റു പല കോര്‍ഡിനേഷനിലും തകരാറുകള്‍ ഉള്ളതായി തോന്നിയതിനാല്‍ എന്താണ് ഇതിന്റെ കാരണം എന്ന് ഞാന്‍ ചോദിച്ചറിഞ്ഞു. അപ്പോള്‍ കുറേ വര്‍ഷങ്ങളായി ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് നോക്കിയിരുന്ന ജീവനക്കാരി അന്ന് അവധിയിലായിരുന്നു എന്ന് മനസിലാക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞു. അയാളുടെ അഭാവത്തില്‍ എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്ന് സ്ഥാപനത്തില്‍ മറ്റാര്‍ക്കും ഒരു ധാരണയും ഉണ്ടായിരുന്നില്ല.

ഇതേകാര്യം മറ്റു ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്റുകളിലും ഉണ്ടാകാറുണ്ട് എന്ന് എനിക്ക് മനസിലായി. ഒരു ഗോത്രത്തിലെ അറിവുകള്‍ എങ്ങനെയാണോ അതിന്റെ തലവന്മാരില്‍ മാത്രം ഒതുങ്ങിനില്‍ക്കുന്നത് അതുപോലെ സ്ഥാപനത്തിലെ പ്രധാനപ്പെട്ട ആളുകള്‍ക്ക് മാത്രം അവര്‍ ചെയ്യുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ അറിയുക എന്ന സ്ഥിതിവിശേഷം നിലനില്‍ക്കുന്ന പല ബിസിനസുകളും ഉണ്ട്.

കൃത്യമായ ഒരു പ്രക്രിയയോ, രീതികളോ, ലിഖിതമായ നിയമങ്ങളോ ഇത്തരം സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ഉണ്ടാകാറില്ല. ഇത്തരം സ്ഥാപനങ്ങളെ വിളിക്കുന്ന പേരാണ് ട്രൈബല്‍ നോളജ് ഓര്‍ഗനൈസേഷന്‍. പലപ്പോഴും ഒരു പ്രധാന വ്യക്തിയുടെ അഭാവമോ അല്ലെങ്കില്‍ പിരിഞ്ഞുപോകലോ ആ സ്ഥാപനത്തെ വളരെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുന്നതായി കാണാം. എന്നാല്‍, വ്യക്തമായ പ്രക്രിയകള്‍ ഉള്ള സ്ഥാപനങ്ങളെ ഇത്തരം കാര്യങ്ങള്‍ തീരെ ബാധിക്കാറില്ല എന്നതും ശ്രദ്ധിച്ചാല്‍ മനസിലാകും.

ഇത്തരം സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ഈ പ്രശ്നങ്ങള്‍ക്ക് എന്തെല്ലാമാണ് പരിഹാരം എന്ന് നമുക്ക് നോക്കാം. തുടക്കത്തില്‍ ഒരാളുടെ അഭാവത്തില്‍ അയാള്‍ ചെയ്യുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്യേണ്ടി വരുന്ന മറ്റൊരാള്‍ക്ക് ഉണ്ടാകുന്ന ബുദ്ധിമുട്ടുകള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്ന് കൃത്യമായി മനസിലാക്കണം. ഇതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ആ പ്രത്യേക ജോലിയുടെ ഒരു പ്രോസസ് നോട്ട് തയാറാക്കാവുന്നതാണ്. സ്ഥാപനത്തിലെ ഓരോ പ്രക്രിയകള്‍ക്കും കൃത്യമായ പ്രോസസ് നോട്ട് ഉണ്ടെങ്കില്‍ പുതുതായി അത് ചെയ്യേണ്ടിവരുന്ന ആര്‍ക്കും അതൊരു മാര്‍ഗരേഖയായാക്കാം.

ഒരു തസ്തികയില്‍ ഉള്ളവര്‍ അവധിയില്‍ പോകുമ്പോള്‍ അയാള്‍ ചെയ്യുന്ന ഉത്തര വാദിത്വങ്ങള്‍ മറ്റൊരാള്‍ക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്ന ഒരു രീതിയും, അതിനൊരു കൃത്യമായ രൂപരേഖയും ഉണ്ടാക്കേണ്ടതാണ്. പ്രധാന ജീവനക്കാരില്‍ ചിലര്‍ അവര്‍ ചെയ്യുന്ന പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങള്‍ മറ്റാര്‍ക്കും പറഞ്ഞുകൊടുക്കാതിരിക്കുക എന്ന രീതി സ്ഥാപനത്തില്‍ ഉണ്ടോയെന്ന് നിരന്തരം ശ്രദ്ധിക്കണം. അങ്ങനെയുണ്ടെങ്കില്‍ അത് പരിഹരിക്കണം.

സ്ഥാപനത്തെ സംബന്ധിച്ച സുപ്രധാന ഡാറ്റകള്‍ ഉദാഹരണത്തിന്: കസ്റ്റമര്‍ ഡാറ്റ, സപ്ലയര്‍ ഡാറ്റ, പര്‍ച്ചേസ് വെണ്ടര്‍ ഡാറ്റ എന്നിവ കൃത്യമായി റെക്കോര്‍ഡ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം. പലപ്പോഴും ഇത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നവര്‍ സ്ഥാപനം വിട്ടു പോകുമ്പോള്‍ ഉണ്ടാകുന്ന പ്രശ്നങ്ങള്‍ വലിയൊരളവില്‍ തടയുവാന്‍ ഇത് സഹായിക്കും.

സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാ പ്രധാനപ്പെട്ട ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്റുകളിലെയും സുപ്രധാന പ്രക്രിയകളും ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ ആളുകള്‍ക്ക് അറിഞ്ഞിരിക്കുക എന്നത് ഉറപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. മാനേജര്‍മാരെ കഴിവുകള്‍ക്കനുസരിച്ച് അങ്ങോട്ടുമിങ്ങോട്ടും മാറ്റി ഉപയോഗിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

ചിത്രങ്ങളിലൂടെയാണ് അറിവുകള്‍ മനുഷ്യര്‍ ആദ്യം മറ്റുള്ളവരിലേക്കും പിന്‍തലമുറയിലേക്കും കൈമാറ്റം ചെയ്തത്. സത്യത്തില്‍ ലിപിയും അക്ഷരങ്ങളും ഭാഷയുടെ ഒരു ചിത്രമാണല്ലോ. പിന്‍തലമുറയുടെ അറിവുകള്‍ ഭാഷയിലൂടെ കൈമാറ്റം ചെയ്യാന്‍ കഴിഞ്ഞിരുന്നില്ലെങ്കില്‍ നാം ഇന്നീ കാണുന്ന ലോകം ഇങ്ങനെ ഉണ്ടാകുമായിരുന്നില്ല. ഓരോ സ്ഥാപനത്തിലും ഇത് ബാധകമാണ്. അത് അനുഭവങ്ങളിലൂടെ നേടുന്ന അറിവും, അതിന്റെ ചരിത്രവും ബന്ധങ്ങളും കൃത്യമായി ആലേഖനം ചെയ്തു എല്ലാവര്‍ക്കും ഉപയോഗിക്കുവാന്‍ തക്കവണ്ണം തയാറാക്കാനായാല്‍ അതിന്റെ വളര്‍ച്ച സുനിശ്ചിതമായിരിക്കും.