എ.ആര്‍ രഞ്ജിത്
ഒരു ഇ-കൊമേഴ്‌സ് കമ്പനി തുടങ്ങി വിജയിപ്പിക്കുക എന്നത് ഒട്ടും എളുപ്പമല്ല. എന്നാല്‍ കേരളത്തില്‍ നിന്നും ഒരുപാട് പേര്‍ ഈയിടെയായി ഈ ദൗത്യം ഏറ്റെടുത്ത് വലിയ കുഴപ്പമില്ലാതെ മുന്നോട്ടു പോകുന്നുണ്ട്. എന്നാല്‍ ഇവിടെ പലപ്പോഴും വില്ലനാകുന്നത് ഇന്‍വെന്ററി മാനേജ്‌മെന്റ് ആയിരിക്കും. സ്റ്റോക്ക് വില്ലനാകുന്നത് ഒഴിവാക്കാന്‍ ചെയ്യേണ്ട 12 കാര്യങ്ങളാണ് ഇവിടെ പറയുന്നത്.
1. സ്റ്റോക്കിന് ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട ഒരാളെ നിയമിക്കുക
സ്റ്റോക്ക് മാനേജ് ചെയ്യുന്നത് ഏറ്റവും പ്രാധാന്യം നല്‍കേണ്ട ഒരു കാര്യമാണെന്ന് മനസിലാക്കി, അതിനായി വേണ്ടി തന്നെ ഒരാളെ നിയമിക്കുക. വലിയ കമ്പനികളില്‍ ഇതിനായി ഒരു ടീം തന്നെ വേണ്ടി വന്നേക്കാം. സാധനങ്ങള്‍ റിസീവ് ചെയ്യുന്നത് മുതല്‍ അത് ശരിയായി സൂക്ഷിക്കുന്നതും, ആവശ്യമുള്ള സമയത്ത് ആവശ്യ സ്ഥലങ്ങളില്‍ അത് എത്തിച്ചു കൊടുക്കുന്നതും, പര്‍ച്ചേസ് വിഭാഗവുമായി കോര്‍ഡിനേഷന്‍ ചെയ്യുന്നതുമെല്ലാം ഇവര്‍ ആയിരിക്കും.
2. റീ ഓര്‍ഡര്‍ ലെവലുകള്‍ സെറ്റ് ചെയ്യു
ശരിയായ ഒരു പഠനം ഉണ്ടെങ്കില്‍ ഏതെല്ലാം സാധനങ്ങള്‍ ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത് എത്ര മാത്രം സ്റ്റോക്ക് ചെയ്യണമെന്നത് മനസിലാക്കാം. തങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് ലെവല്‍ അതിലേക്ക് താഴുകയാണ് എങ്കില്‍ വീണ്ടും അവ ഓര്‍ഡര്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഈ ലെവലിനെയാണ് റീ ഓര്‍ഡര്‍ ലെവല്‍ എന്നു പറയുന്നത്. ഇങ്ങനെ ഓരോ ഐറ്റത്തിനും ലെവല്‍ സെറ്റ് ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ ശരിയായ ഇന്‍വെന്ററി മാനേജ്‌മെന്റ് സാധ്യമാകൂ.
3. സ്റ്റോക്ക് കാറ്റഗറൈസേഷന്‍ നടത്തുക
അനാലിസിസ് നടത്തുക. വലിയ വാല്യു ഉള്ളതും എന്നാല്‍ കുറഞ്ഞ ആവൃത്തിയില്‍ മാത്രം സെയ്ല്‍സ് നടക്കുന്നതുമായ ഐറ്റംസ്, കുറഞ്ഞ വാല്യു ഉള്ളതും എന്നാല്‍ കൂടിയ ആവൃത്തിയില്‍ സെയ്ല്‍സ് നടക്കുന്നതുമായ ഐറ്റംസ്, ഇതിനു രണ്ടിനും ഇടയില്‍ നില്‍ക്കുന്ന ഐറ്റംസ് എന്നിങ്ങനെ ഒരു എ ബി-സി അനാലിസിസ് നടത്തി സ്റ്റോക്കിനെ കാറ്റഗറൈസ് ചെയ്യാം.
4. ഹോള്‍ഡിംഗ് കോസ്റ്റ് കണക്കാക്കുക
പലരും ഈ സ്റ്റോക്ക് സൂക്ഷിക്കാനുള്ള ചെലവ് കണക്കാക്കാറില്ല എന്നതാണ് സത്യം. സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങാനായി ചെലവഴിച്ചിരിക്കുന്ന തുകയുടെ പലിശ, വെയര്‍ഹൗസ് സംവിധാനത്തിനുള്ള ചെലവ്, വാടക അത് സംരക്ഷിക്കാനുള്ള മറ്റു ചെലവുകള്‍, സാധനങ്ങള്‍ കേടുകൂടാതെ സൂക്ഷിക്കാന്‍ വരാവുന്ന ചെലവുകള്‍ എന്നിവയൊക്കെ കണക്കാക്കണം.
5. പ്രാധാന്യം അനുസരിച്ച് തരംതിരിവ് നടത്തുക
നിങ്ങളുടെ 80 ശതമാനം സെയ്ല്‍സും 20 ശതമാനം ഐറ്റംസില്‍ നിന്നാകും. നിങ്ങളുടെ സമയവും അനാലിസിസും അതിനാല്‍ തന്നെ ഈ പ്രധാനപ്പെട്ട ഐറ്റംസില്‍ തന്നെ വിനിയോഗിക്കാന്‍ പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക. അതിന്റെ പഠനത്തിനും ഫോര്‍കാസ്റ്റിനുമായി കൂടുതല്‍ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നതില്‍ തെറ്റില്ല.
6. എക്‌സസ് സ്റ്റോക്ക്
കുറച്ചു കൊണ്ടുവരാന്‍ പദ്ധതികള്‍ ഉണ്ടാക്കുക വ്യക്തമായ സെയ്ല്‍സ് പ്ലാന്‍ ഇല്ലാത്തതുകൊണ്ടാണ് പലപ്പോഴും അധിക സ്റ്റോക്ക് ഉണ്ടാകുന്നത്. അതിനാല്‍ സെയ്ല്‍സ് പ്ലാനിംഗ് കാര്യക്ഷമത ഉള്ളതാക്കുക. ഒപ്പം കൂടുതല്‍ ഉള്ള സ്റ്റോക്ക് കുറയ്ക്കാനായി വിവിധ തരത്തിലുള്ള സെയ്ല്‍സ് പ്രമോഷന്‍ പദ്ധതികള്‍ ആവിഷ്‌കരിക്കുകയും ചെയ്യുക. സെയ്ല്‍സ് എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകള്‍ക്ക് പ്രത്യേക ഇന്‍സെന്റീവ് സംവിധാനവും ഏര്‍പ്പെടുത്താവുന്നതാണ്.
7. First In First Out സമ്പ്രദായം നടപ്പിലാക്കുക
ആദ്യം എത്തുന്ന സ്റ്റോക്ക് ആദ്യം വിറ്റഴിക്കാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കുക. പലയിടത്തും ആദ്യമെത്തുന്ന സ്റ്റോക്ക് പിന്നില്‍ പോകുകയും അതെടുക്കാതെ അവിടെയിരുന്ന് നാശമായി പോകുകയും ചെയ്യുന്ന സ്ഥിതി വിശേഷം കാണാം. അതിനാല്‍ സ്റ്റോക്ക് ലേ ഔട്ടില്‍ തന്നെ ഇതിനു വേണ്ട സജ്ജീകരണം ഉറപ്പാക്കണം.
8. ഡ്രോപ്പ് ഷിപ്പിംഗ് സാധ്യതകള്‍ പരിശോധിക്കുക
ഹോള്‍ഡ് ചെയ്യുന്ന കോസ്റ്റ് ഒഴിവാക്കാനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല രീതിയാണ് ഡ്രോപ്പ് ഷിപ്പിംഗ്. ഉല്‍പ്പാദകര്‍ തന്നെ റീറ്റെയ്ല്‍ ഷോപ്പുകളിലേക്ക് സാധനങ്ങള്‍ നേരിട്ട് എത്തിക്കുന്ന രീതിയാണിത്. പുതിയ കാലത്ത് ഇത്തരം വിതരണ രീതികള്‍ വര്‍ധിച്ചു വരുന്നുണ്ട്.
9. സ്ഥിരമായി സ്റ്റോക്ക് ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുക
ഒരുപാട് സ്റ്റോക്ക് ഉള്ള സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ സ്ഥിരമായി മൊത്തം സ്റ്റോക്ക് എണ്ണിത്തീര്‍ക്കുക എന്നത് എളുപ്പമുള്ള കാര്യമല്ല. അതിനാല്‍ തന്നെ അവര്‍ വര്‍ഷത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ ഒക്കെയാണ് ഫിസിക്കല്‍ ഇന്‍വെന്ററി പരിശോധിക്കുക. ഇത് വലിയ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ വരുത്തിവെയ്ക്കും. സ്‌പോട്ട് ചെക്കിംഗ് പോലുള്ള രീതികള്‍ ഉപയോഗിച്ച് സ്ഥിരമായി ഇതിനൊരു സംവിധാനം ഉണ്ടാക്കാവുന്നതാണ്. ഓരോ ദിവസവും മുന്‍കൂട്ടി തീരുമാനിക്കാതെ ഏതെങ്കിലും ഒരു ഐറ്റത്തിന്റെ മാത്രം എണ്ണം ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുകയാണ് ഇതില്‍ ചെയ്യുക. ഇതിന് ഒരു പ്ലാന്‍ ഉണ്ടാക്കിയെടുത്താല്‍ ഇതിനെ സൈക്കിള്‍ കൗണ്ടിംഗ് എന്ന് വിളിക്കാം.
10. സ്റ്റോക്ക് ഫോര്‍കാസ്റ്റിംഗ് ചെയ്യുക
ഒരു സാധനത്തിന് ഉണ്ടാകാന്‍ സാധ്യതയുള്ള ആവശ്യകത മനസിലാക്കിയെടുക്കുക എന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. സീസണുകള്‍, ട്രെന്‍ഡുകള്‍, പ്രമോഷനുകള്‍ എന്നിവയൊക്കെ ഇതിനെ സ്വാധീനിക്കാം. പലപ്പോഴും വലിയ പ്രൊമോഷനുകള്‍ നടത്തിക്കഴിഞ്ഞതിനു ശേഷം കസ്റ്റമേഴ്‌സിനു കൊടുക്കാന്‍ ആവശ്യത്തിനു സാധനങ്ങള്‍ സ്റ്റോക്ക് ഇല്ലാതെ വരുന്ന സ്ഥിതി വിശേഷം കാണാം. ഇത് സെയ്ല്‍സ് ഫോര്‍കാസ്റ്റിംഗിന്റെ അഭാവം മൂലമാണ്.
11 പെട്ടെന്നുള്ള ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കായുള്ള പ്ലാന്‍ തയ്യാറാക്കി വെയ്ക്കുക
പെട്ടെന്ന് സെയ്ല്‍സ് കൂടുക, ആവശ്യമുള്ള സാധനങ്ങള്‍ വാങ്ങി സ്റ്റോക്ക് ചെയ്യാന്‍ കയ്യില്‍ കാശില്ലാതെ വരിക, സപ്ലൈ ചെയ്യുന്ന ആള്‍ക്ക് സാധനം സമയത്ത് എത്തിക്കാന്‍ സാധിക്കാതെ വരിക, സാധനങ്ങള്‍ സൂക്ഷിക്കാന്‍ സ്ഥലം ഇല്ലാതെ വരിക, നിങ്ങളുടെ സാധനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടു പുതിയ നിയമങ്ങള്‍ വരിക, സ്റ്റോക്ക് നഷ്ടപ്പെട്ടു പോകുക എന്നിങ്ങനെ പല പ്രശ്‌നങ്ങളും ഇടയില്‍ വന്നു ചേരാവുന്നതാണ്. ഇത്തരം പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ മുന്‍കൂട്ടി കണ്ടുകൊണ്ടു തന്നെ ഒരു വ്യക്തമായ സ്റ്റോക്ക് പോളിസി തയാറാക്കേണ്ടതാണ്.
12. ഒരു നല്ല ഇന്‍വെന്ററി മാനേജ്‌മെന്റ് സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ഉപയോഗിക്കുക
മേല്‍പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങളെല്ലാം ഒരു തുടര്‍ച്ചയായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിലൂടെ ഏകോപിപ്പിച്ചു കൊണ്ടുപോകേണ്ടതാണ്. അതിനായി, ഒരു നല്ല സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ഉപയോഗിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. നമുക്ക് വേണ്ട എല്ലാ തരത്തിലുള്ള അനാലിസിസുകളും ഇതില്‍ സാധ്യമാേണാ എന്ന് സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം. മാത്രമല്ല നമുക്ക് ആവശ്യമുള്ള സപ്പോര്‍ട്ട് നല്‍കാന്‍ മാത്രം പര്യാപ്തമാണ് സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ ടീം എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തണം. നിങ്ങളുടെ അതേ മേഖലയില്‍ മുന്‍പരിചയം ഉള്ളവരെ തെരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാകും കൂടുതല്‍ അഭികാമ്യം.
ഇത്തരത്തില്‍ ഉള്ള ഒരു ശക്തമായ സ്റ്റോക്ക് മാനേജ്‌മെന്റ് പ്രോസസ് എല്ലാ കമ്പനികളിലും ഉണ്ടാക്കിയെടുത്താല്‍ നന്നായിരിക്കും. മേല്‍പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങളില്‍ അധിഷ്ഠിതമായി മറ്റ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്‌മെന്റുകളും പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക കൂടി ചെയ്യണം.