മറ്റു പല അടിസ്ഥാന കാര്യങ്ങളേയും പോലെ ഒരു സ്ഥാപനത്തില്‍ അത്യാവശ്യം ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട ഒന്നാണ് എഫക്ടീവ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ അഥവാ ഫലപ്രദമായ ആശയ വിനിമയം. സ്ഥാപനത്തിലെ ഓരോരുത്തരും ഒത്തൊരുമയോടെ ഒരേ ലക്ഷ്യത്തോടെ മുന്നേറണമെങ്കില്‍ ആശയവിനിമയം അത്യാവശ്യമാണ്.
ആശയങ്ങളും കാഴ്ചപ്പാടുകളും അഭിപ്രായങ്ങളുമെല്ലാം ഒരാളില്‍ നിന്ന് മറ്റൊരാളിലേക്ക് ഫലപ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും എത്തുന്നതിനെയാണ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ എന്നതുകൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. ഒരു സ്ഥാപനത്തില്‍ മൂന്നു തരത്തിലുള്ള കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ ആണ് കണ്ടു വരാറുള്ളത്.
ഫോര്‍മല്‍ & ഇന്‍ഫോര്‍മല്‍ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍: സ്റ്റാഫ് മീറ്റിംഗ്, സെയ്ല്‍സ് റിവ്യു മീറ്റിംഗ്‌സ്, ഔദ്യോഗിക അനൗണ്‍സ്‌മെന്റ്, സര്‍ക്കുലര്‍ എന്നിവ വഴിയുള്ള ഫോര്‍മല്‍ കമ്മ്യൂണിക്കേഷനാണ് മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളും പിന്തുടരുന്നത്. മാനേജ്‌മെന്റും ജീവനക്കാരും തമ്മില്‍ സ്ഥിരമായൊരു ആശയവിനിമയം സാധ്യമാകുന്നുണ്ടെന്ന് ഇതുവഴി ഉറപ്പാക്കാം. അതേസമയം ഇന്‍ഫോര്‍മല്‍ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്റെ ഗുണം വേഗതയാണ്. ഗ്രൂപ്പിലുള്ളവര്‍ തമ്മില്‍ എപ്പോഴും കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ സാധ്യമാകുന്നതിനാല്‍ കുറച്ചു കൂടി ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയ രീതിയാണിത്.
അപ്‌വേര്‍ഡ്/ഡൗണ്‍വേഡ്/ലാറ്ററല്‍ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍: വ്യത്യസ്തമായ അധികാര ശ്രേണിയുള്ള വലിയ സ്ഥാപനങ്ങളിലാണ് ഇത്തരം കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ നടക്കുന്നത്. താഴെ നിന്ന് മുകളിലേക്ക് പോകുന്ന രീതിയാണ് അപ്‌വേഡ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍. തിരിച്ച് മാനേജ്‌മെന്റില്‍ നിന്ന് ജീവനക്കാരിലേുള്ള കമ്മ്യൂണിക്കേഷനെ ഡൗണ്‍വേഡ് എന്നും പറയുന്നു. ബ്രാഞ്ച് ഹെഡുകള്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ഡിപ്പാര്‍ട്ട്‌മെന്റുകള്‍
തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയമാണ് ലാറ്ററല്‍ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍.
ഗ്രേപ്പ്‌വൈന്‍ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍: തികച്ചും അനൗദ്യോഗികമായ എന്നാല്‍ വളരെ വേഗത്തില്‍ സാധ്യമാകുന്ന ഒരു കമ്മ്യൂണിക്കേഷനാണിത്. പലപ്പോഴും ഇത്തരം കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്റെ സ്രോതസ് അജ്ഞാതമായിരിക്കും. എന്നാല്‍ ഒരു ഔദ്യോഗിക സന്ദേശം ചെന്നെത്തുന്നതിനേക്കാള്‍ വേഗത്തില്‍ ഇവയെത്തും.
ഒരു ഉദാഹരണം നോക്കാം. ഒരു സ്ഥാപനത്തില്‍ ശമ്പളം നല്‍കാന്‍ കുറച്ച് വൈകിയെന്നിരിക്കട്ട. മാനേജ്‌മെന്റ് അതേ കുറിച്ച് നിശബ്ദമായിരിക്കുകയാണെങ്കില്‍ ജീവനക്കാരും യൂണിയനും അവരുടേതായ പല വാഖ്യാനങ്ങളുമുണ്ടാക്കും. മാനേജ്‌മെന്റ് അറിയാതെ തന്നെ ഇത് എല്ലാവരിലേക്കും പടരുകയും ചെയ്യും. അതേസമയം ശരിയായൊരു സംവിധാനത്തിലൂടെ ജീവനക്കാരോട് കാഷ് ഫ്‌ളോയിലുണ്ടായിട്ടുള്ള പ്രശ്‌നത്തെ കുറിച്ച് മുന്‍കൂട്ടി സൂചിപ്പിക്കുകയും ശമ്പളം നല്‍കാന്‍ സാധിക്കുന്ന ദിവസത്തെ കുറിച്ച് വ്യക്തമായി പറയുകയും ചെയ്താല്‍ ഈ സാഹചര്യം ഒഴിവാക്കാം. അതേപോലെ ജീവനക്കാര്‍ക്ക് അടിയന്തരമായി പണം ആവശ്യമുണ്ടെങ്കില്‍ ഫിനാന്‍സ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്‌മെന്റിനെ സമീപിക്കാനുള്ള അവസരം നല്‍കുകയും വേണം. ഇടപാടുകാരോടും പേമെന്റ് വൈകാനുള്ള സാധ്യതയെ കുറിച്ചൊക്കെ പറയുന്നത് പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ലഘൂകരിക്കും. പലരും ഇത്തരം സന്ദര്‍ഭങ്ങളില്‍ ഫോണ്‍കോളുകള്‍ എടുക്കാതെയും ഇ-മെയ്‌ലിന് മറുപടി നല്‍കാതെയുമൊക്കെ കാര്യങ്ങള്‍ വഷളാക്കുകയാണ് ചെയ്യുക. സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിശ്വാസ്യതയും മുഖച്ഛായയും സംരക്ഷിക്കുന്നതില്‍ സ്ഥാപനത്തിനു പുറത്തേക്കുള്ള ആശയവിനിമയത്തിനും വലിയ പങ്കുണ്ട്.
ബിസിനസുകള്‍ ചെയ്യേണ്ടത്
- സ്ഥാപനത്തില്‍ ഒരു ശരിയായ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ സിസ്റ്റം ഉണ്ടാക്കാന്‍ ശ്രമിക്കണം
- ഡൗണ്‍വേര്‍ഡ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷനില്‍ മാനേജ്‌മെന്റ് പറയാന്‍ ആഗ്രഹിച്ച കാര്യങ്ങള്‍ തന്നെയാണ് എത്തിയിട്ടുള്ളതെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം.
- സ്ഥാപനത്തില്‍ നടക്കുന്ന കാര്യങ്ങളെ കുറിച്ച് അറിയിപ്പ് നല്‍കുന്ന ആളുകള്‍ക്ക് മതിയായ സുരക്ഷ ഉറപ്പാക്കുകയും പ്രൊഫഷണലായ രീതിയില്‍ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയും വേണം.
ഡെയ്‌ലി ന്യൂസ് അപ്‌ഡേറ്റുകള്‍, Podcasts, Videos എന്നിവ നിങ്ങളുടെ ഫോണിൽ ലഭിക്കാൻ join Dhanam Telegram Channel – https://t.me/dhanamonline
Dhanam YouTube Channel – youtube.com/dhanammagazine