ലോകത്ത് 180 കോടിയില്പരം ആളുകള് ജിമെയില് (Gmail) ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ട്. എന്നാല് പലര്ക്കും അറിയാത്ത ചില സവിശേഷതകള് അതിലുണ്ട്. ശരിയായ രീതിയില് ഇവ ഉപയോഗിച്ചാല് ദിവസേന ഇമെയില് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് ചെലവാകുന്ന സമയം വലിയ തോതില് കുറയ്ക്കാനാകും. ഇന്ബോക്സില് അടിഞ്ഞു കൂടുന്നവ ഒഴിവാക്കാനും, ജോലി കാര്യങ്ങള് കൂടുതല് കാര്യക്ഷമമാക്കാനും ഈ ഫീച്ചറുകള് സഹായിക്കും.
ഇമെയില് അയച്ച് ശേഷം അബദ്ധമായി എന്നു തോന്നിയാല് 'Undo Send' ഫീച്ചര് വലിയ രക്ഷയാണ്. അയച്ചതിന് ശേഷം 30 സെക്കന്ഡ് വരെ ഇമെയില് പിന്വലിക്കാന് ഈ സംവിധാനം അനുവദിക്കുന്നു.
പ്രമോഷണല് മെയിലുകള് ഇന്ബോക്സ് നിറയുന്നവര്ക്ക് 'unsubscribe' എന്ന് സെര്ച്ച് ചെയ്താല് ഇത്തരം മെയിലുകള് ഒരുമിച്ച് കണ്ടെത്തി നീക്കം ചെയ്യാന് കഴിയും. ഇത് ഇന്ബോക്സ് വൃത്തിയാക്കാന് ഏറെ സഹായകരമാണ്.
രഹസ്യ വിവരങ്ങള് അയയ്ക്കുമ്പോള് 'Confidential Mode' ഉപയോഗിക്കാം. ഇതുവഴി ലഭിക്കുന്നവര്ക്ക് ഇമെയില് കോപ്പി ചെയ്യാനോ, ഫോര്വേഡ് ചെയ്യാനോ, പ്രിന്റ് എടുക്കാനോ കഴിയില്ല.
ഇന്റര്നെറ്റ് ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യങ്ങളിലും ജിമെയില് ഉപയോഗിക്കാം എന്നതാണ് മറ്റൊരു സവിശേഷത. ഓഫ്ലൈൻ മോഡ് പ്രവര്ത്തനക്ഷമമാക്കിയാല് ഇമെയിലുകള് വായിക്കാനും ഡ്രാഫ്റ്റ് തയ്യാറാക്കാനും സാധിക്കും. നെറ്റ് ലഭിച്ചാല് ഇവ സ്വയം സിങ്ക് ചെയ്യും.
ഇമെയില് ഇപ്പോള് അയയ്ക്കാതെ പിന്നീട് അയയ്ക്കണമെന്ന് ആഗ്രഹിക്കുന്നവര്ക്ക് 'Schedule Send' ഏറെ പ്രയോജനപ്പെടും. വ്യത്യസ്ത ടൈംസോണുകളില് ജോലി ചെയ്യുന്നവര്ക്ക് ഇത് പ്രത്യേകിച്ച് സഹായകരമാണ്.
ഉടനടി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതില്ലാത്ത മെയിലുകള് 'Snooze' ചെയ്ത് മാറ്റിവയ്ക്കാം. നിശ്ചയിച്ച സമയത്ത് അവ വീണ്ടും ഇന്ബോക്സിലേക്ക് എത്തും.
ഫോള്ഡറുകള്ക്ക് പകരം 'Labels' ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിലുകള് ക്രമീകരിക്കാം. ഒരേ മെയിലിന് ഒരേസമയം ഒന്നിലധികം ലേബലുകള് നല്കാന് സാധിക്കുന്നതാണ് ജിമെയിലിന്റെ പ്രത്യേകത.
പതിവായി അയക്കുന്ന മറുപടികള് 'Templates' ആയി സേവ് ചെയ്താല് ഓരോ തവണയും പുതിയതായി ടൈപ്പ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല. ഒരു ക്ലിക്കില് തന്നെ മെയില് തയ്യാറാക്കാം.
ഇമെയിലുകള് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാതെ 'Archive' ചെയ്യുന്നതും ഇന്ബോക്സ് ക്രമത്തില് സൂക്ഷിക്കാന് സഹായിക്കും. ആവശ്യമുള്ളപ്പോള് പിന്നീട് തിരഞ്ഞെടുത്ത് കാണാനും സാധിക്കും.
കീബോര്ഡ് ഷോര്ട്ട്കട്ടുകള് പ്രവര്ത്തനക്ഷമമാക്കിയാല് ജിമെയില് ഉപയോഗം ഏറെ വേഗത്തിലാകും. 'Shift + ?' അമര്ത്തിയാല് ലഭ്യമായ എല്ലാ ഷോര്ട്ട്കട്ടുകളും കാണാന് കഴിയും.
ഈ ലളിതമായ സവിശേഷതകള് ശരിയായി ഉപയോഗിച്ചാല്, വ്യക്തിഗത ആവശ്യങ്ങള്ക്കും ഓഫീസ് ജോലികള്ക്കും ജിമെയില് കൂടുതല് കാര്യക്ഷമമായി ഉപയോഗിക്കാനാകും.
Read DhanamOnline in English
Subscribe to Dhanam Magazine