by അഡ്വ: കെ.എസ് ഹരിഹരന്‍
കണക്കെഴുത്തും രേഖകള്‍ സൂക്ഷിക്കലും ജിഎസ്ടിയില്‍ പരമ പ്രധാനമാണ്. ജിഎസ്ടിയില്‍ ഏത് ബിസിനസുകാരനായാലും അത് ചെറുകിട കച്ചവടക്കാരനായിക്കൊള്ളട്ടെ, വന്‍കിട കച്ചവടക്കാരനായിക്കൊള്ളട്ടെ, ജിഎസ്ടി നിയമത്തില്‍ അവരൊക്കെ വിശദമായ കണക്കുകളും രേഖകളും സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് നിര്‍ബന്ധമാണ്. ആദായ നികുതി നിയമം, 1961 അനുസരിച്ച് രണ്ട് കോടി രൂപ വരെ വാര്‍ഷികവിറ്റുവരവുള്ള കച്ചവടക്കാര്‍ക്ക് ഒരു പ്രത്യേക ശതമാനം ലാഭം (ആറ് ശതമാനം or എട്ട് ശതമാനം) കണക്കാക്കി പ്രത്യേക കണക്കുകള്‍ ഒന്നും സൂക്ഷിക്കാതെ തന്നെ സാധാരണ നിലയില്‍ സെക്ഷന്‍ 44 അഉ അനുസരിച്ച് ആദായനികുതി സംബന്ധിച്ചുള്ള ബാധ്യത തീര്‍ക്കാവുന്നതാണ് എന്ന നിയമം നിലവിലുണ്ട്. എന്നാല്‍ ജിഎസ്ടിയില്‍ രജിസ്‌ട്രേഷനുള്ള എല്ലാ കച്ചവടക്കാരും എത്രതന്നെ വില്‍പ്പന നടത്തിയാലും വില്‍പ്പന ഒന്നും നടത്തിയില്ലെങ്കിലും ജിഎസ്ടി ആക്റ്റ് 35-ാം വകുപ്പ് പ്രകാരവും മറ്റ് ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രകാരവും താഴെ പറയുന്ന രേഖകള്‍ നിര്‍ബന്ധമായും സൂക്ഷിക്കണം.
- ഡേ ബുക്ക്, ലെഡ്ജര്‍, വൗച്ചര്‍, രശീത് തുടങ്ങി എക്കൗണ്ട് സംബന്ധമായ അടിസ്ഥാന രേഖകള്‍, ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട്, ഡെബിറ്റ് നോട്ട് തുടങ്ങിയ മറ്റ് രേഖകള്‍ കൂടാതെ താഴെ പറയുന്നവയുടെ രേഖകള്‍ വേറെയും സൂക്ഷിക്കണം.
- a. ചരക്കുകളുടെ ഉല്‍പ്പാദനവും നിര്‍മാണവും
b. ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളുടെയും സേവനങ്ങളുടെയും അകത്തേയ്ക്കും പുറത്തേക്കുമുള്ള വിതരണം.
c. ചരക്കുകളുടെ സ്റ്റോക്ക്
d. ലഭിച്ച ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സ് ക്രെഡിറ്റ്
e. അടച്ചതും അടയ്‌ക്കേണ്ടതുമായ ഔട്ട്പുട്ട് ടാക്‌സ്, ഒപ്പം
f. അനുബന്ധമായ മറ്റ് നിര്‍ദിഷ്ട വിവരണങ്ങള്‍
g. സാധനസേവനങ്ങളുടെ ഇടപാടുകളുടെ പണം നല്‍കിയ സമയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങള്‍
ജിഎസ്ടി നിയമം സ്വയം നികുതി നിര്‍ണയിക്കലാണ്. ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സ് ആനുകൂല്യം എടുത്ത് കച്ചവടം ചെയ്യുമ്പോള്‍, ഇന്‍പുട്ട് ഇന്‍വോയ്‌സ് തന്നയാള്‍ ആ ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സ് നിയമാനുസൃതമായി അദ്ദേഹത്തിന്റെ റിട്ടേണ്‍ സമര്‍പ്പിക്കുകയും ടാക്‌സ് അടയ്ക്കുകയും ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ ചെറുകിട കച്ചവടക്കാരനായാലും വന്‍കിട കച്ചവടക്കാരനായാലും, താന്‍ കൊടുത്ത ഇന്‍പുട്ട് നികുതിയുടെ ആനുകൂല്യം തന്റെ നികുതി ബാധ്യതയില്‍ നിന്നു തട്ടിക്കിഴിക്കാന്‍ പറ്റുകയുള്ളൂ. മാത്രവുമല്ല താന്‍ വാങ്ങിയ സാധനത്തിന് വിലയും അതിന്റെ നികുതിയും താന്‍ വാങ്ങിയ തീയതി മുതല്‍ 180 ദിവസത്തിനുള്ളില്‍ സപ്ലൈ ചെയ്ത ആള്‍ക്ക് കൊടുത്ത് രസീത് വാങ്ങി സപ്ലയറുടെ കണക്കിലും സ്വീകര്‍ത്താവിന്റെ കണക്കിലും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിയെങ്കില്‍ മാത്രമേ അതാത് മാസം എടുത്ത ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സിന്റെ ആനുകൂല്യം തീര്‍പ്പാക്കപ്പെടുകയുള്ളൂ. 180 ദിവസത്തിനുള്ളില്‍ സപ്ലയര്‍ക്ക് സാധന വിലയും നികുതിയും കൊടുക്കാന്‍ പറ്റിയില്ലെങ്കില്‍ സ്വീകര്‍ത്താവായ കച്ചവടക്കാരന്‍ നേരത്തെ കൈപറ്റിയ ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സ് ക്രെഡിറ്റ് പലിശ സഹിതം 180 ദിവസം കഴിഞ്ഞ് സമര്‍പ്പിക്കുന്ന ജിഎസ്ടി റിട്ടേണില്‍ തിരിച്ചടച്ചേ പറ്റൂ. ഇനി ഒരുപക്ഷേ, പര്‍ച്ചേസില്‍ കൊടുക്കാനുള്ള തുകയുടെ ഒരു ഭാഗം കൊടുത്തു എന്നാണെങ്കില്‍ കൊടുക്കാത്ത തുകയുടെ ആനുപാതികമായ ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സും പലിശ സഹിതം തിരിച്ചടക്കേണ്ടതാണ്. കച്ചവടക്കാരനെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സകല രേഖകളും സൂക്ഷിക്കുക എന്നത് വളരെ പ്രയാസമുള്ള കാര്യമാണ്. പക്ഷേ, സൂക്ഷിച്ചേ പറ്റുകയുള്ളൂ. ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സ് ക്രെഡിറ്റ് എടുക്കാന്‍ പറ്റാത്ത സാഹചര്യങ്ങള്‍ ഏതെന്ന് കൂടി മനസിലാക്കി അവ കൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തി വേണം കണക്കുകള്‍ തയാറാക്കി പൂര്‍ത്തീകരിക്കേണ്ടത്. അല്ലാത്തപക്ഷം നികുതി അതിന് തുല്യമായ
പെനാല്‍റ്റി, പലിശ തുടങ്ങിയ മറ്റ് നിയമ നടപടികള്‍ക്ക് വിധേയമാകേണ്ടി വരുമെന്ന് പ്രത്യേകം പറയേണ്ടതില്ലല്ലോ. അതിനാല്‍ ജിഎസ്ടിയില്‍ കണക്ക് എഴുതുന്നതും കണക്ക് സൂക്ഷിക്കുന്നതും അനുബന്ധ രേഖകള്‍ സൂക്ഷിക്കുന്നതുംആവശ്യപ്പെടുമ്പോള്‍ അവ അധികാരികള്‍ക്ക് മുന്നില്‍ ഹാജരാക്കേണ്ടതുമാണെന്ന് പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക.
എന്നുവരെ സൂക്ഷിക്കണം
ആനുവല്‍ റിട്ടേണ്‍ സമയപരിധിയില്‍ നിന്ന് 72 മാസം വരെ കണക്കുകള്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുമാണ്. 2017-2018 ലെ ആനുവല്‍ റിട്ടേണ്‍ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട അവസാന തീയതി 2018 ഡിസംബര്‍ 31. 2018 സെപ്റ്റംബര്‍ മാസത്തെ റിട്ടേണ്ട സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട തിയതിയില്‍ ഏതാണോ ആദ്യം വരുന്നത് അതാകുന്നു. അതായത് 31-12-2018 എന്നെടുത്താല്‍ 2017-2018 ലെ കണക്കുകള്‍ 2018 ഡിസംബര്‍ മാസം കഴിഞ്ഞ് ആറ് വര്‍ഷംകൂടി സൂക്ഷിക്കണം എന്ന് സാരം. എന്നുവെച്ചാല്‍ 2017-2018ലെ കണക്കുകള്‍ 2024 ഡിസംബര്‍ വരെ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
ജിഎസ്ടിയില്‍ എല്ലാവരും ഓരോ ഇടപാടിനും വിശദമായ വൗച്ചറുകളും രസീതുകളും എഴുതിയോ കംപ്യൂട്ടറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയോ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. രണ്ട് കോടിയോ അതില്‍ കൂടുതലോ വാര്‍ഷിക ടേണ്‍ഓവര്‍ ഉള്ളവര്‍ കണക്കുകള്‍ ഓഡിറ്റിംഗിന് വിധേയമാക്കി ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ട് നിശ്ചിത ഫോമില്‍ അപ് ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. സാധന കൈമാറ്റത്തിന് മാത്രമല്ല സേവനങ്ങള്‍ക്കും ഈ നിയമങ്ങള്‍ ബാധകമാണെന്ന് പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം.
ശരിയായ നികുതി കൃത്യസമയത്ത് അടച്ചിരുന്നു എന്നതുകൊണ്ടുമാത്രം ജിഎസ്ടിയില്‍ കച്ചവടക്കാരന്റെ ബാധ്യത തീരുന്നില്ല. കണക്കുകള്‍, മറ്റ് കണക്കുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകള്‍ കൃത്യമായും നിയമാനുസൃതമായിരിക്കണം.
ഫൈനല്‍ എക്കൗണ്ടുകളിലെ സപ്ലയര്‍മാരുടെയും ഡബ്‌റ്റേഴ്‌സിന്റെയും ലിസ്റ്റിന് കാര്യമായ പ്രാധാന്യം ഉണ്ടായിരുന്നില്ല എന്ന അവസ്ഥ പഴയകാലത്തെ ഓര്‍മ്മയായി മാത്രം നിലനില്‍ക്കുന്നു. ജിഎസ്ടിയെ സംബന്ധിച്ച് ഓരോ സണ്‍ഡേ ക്രെഡിറ്റേഴ്‌സും സണ്‍ഡേ ഡെബിറ്റേഴ്‌സും വരെ ടാലി ആയേ പറ്റൂ. പിരിഞ്ഞു കിട്ടാനുള്ള തുകയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഇന്‍പുട്ട് ടാക്‌സ് എടുക്കാന്‍ പാടില്ല എന്നതിനാലും ക്രോസ് മാച്ച് ആകുന്നില്ല എന്ന അവസ്ഥയിലും എല്ലാംതന്നെ ഗൗരവകരമായ ഭവിഷ്യത്തുകളാണ് ജിഎസ്ടിയില്‍ കാണാന്‍ പോകുന്നത്.
ശരിയായ കണക്കുകളും ഓരോ ഇടപാടിന്റെയും വ്യക്തമായ രേഖകള്‍ ഇന്‍വോയിസ് ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടും ഡെബിറ്റ് നോട്ടും, സ്റ്റോക്ക് എക്കൗണ്ടുകള്‍, പണം വാങ്ങുന്നതിന്റെയും കൊടുക്കുന്നതിന്റെയും രേഖകള്‍, അഡ്‌വാന്‍സ് വാങ്ങിയതിന്റെ കണക്കുകള്‍ ഓരോ ചെലവുകളുടെയും വിശദമായ ഇന്‍വേഡ് ഇന്‍വോയ്‌സുകള്‍ രജിസ്‌റ്റേഡ് വ്യാപാരികളല്ലാത്തവരില്‍ നിന്നുള്ള പര്‍ച്ചേസിന്റെയും കിംമൃറ കി്ീശരല എഴുതിയത് തുടങ്ങി കച്ചവടവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകള്‍ ഉണ്ടാകണം.
ലേഖകന്‍ കേരളത്തിനകത്തും പുറത്തുമായി നടത്തപ്പെടുന്ന ധാരാളം നിയമസംബന്ധിയായ ട്രെയ്‌നിംഗ് പ്രോഗ്രാമുകളില്‍ ട്രെയ്‌നറാണ്. ട്രൈബ്യൂണലുകള്‍, അപ്പീല്‍ ഫോറങ്ങള്‍, ഹൈക്കോടതി എന്നിവിടങ്ങളില്‍ ഹാജരാകുന്ന എറണാകുളത്തെ കെ.എസ് ഹരിഹരന്‍ & അസോസിയേറ്റ്‌സ് എന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാരഥിയുമാണ്.