'സമയംകൊല്ലി' മീറ്റിംഗ് ഇനി വേണ്ട; ഇതുപോലെ നടത്താം

യാത്ര പോകാന്‍ ഏറെ ഇഷ്ടമുള്ള ആളാണ് ഞാന്‍. യാത്രയ്ക്ക് വേണ്ട അന്വേഷണങ്ങളും കൂട്ടായ ചര്‍ച്ചകളും മുന്നൊരുക്കങ്ങളും പലപ്പോഴും ആസ്വാദ്യകരമായി എനിക്ക് തോന്നാറുണ്ട്. കൂട്ടുകാരോടൊപ്പമോ കുടുംബത്തോടൊത്തോ ആയിരിക്കും മിക്ക യാത്രകളും. പ്രധാനപ്പെട്ട പല തീരുമാനങ്ങളും ചുമതലകള്‍ ഏല്‍പ്പിക്കലും ഏറ്റെടുക്കലും ഒക്കെ ഇതിനകത്ത് സ്വാഭാവികമായി നടക്കും. ചുരുക്കത്തില്‍ പറഞ്ഞാല്‍ ഞങ്ങള്‍ ഏറ്റവും ആസ്വദിച്ചിരുന്ന മീറ്റിംഗുകള്‍ ആണിവ.എന്നാല്‍ ജോലിയുടെ ഭാഗമായി പങ്കെടുക്കേണ്ടിയിരുന്ന പല മീറ്റിംഗുകളും വിഷമമേറിയതും വിരസവുമായി എല്ലാവര്‍ക്കും തോന്നാറുള്ളതാണ്.

'Are you lonely? Hold A Meeting!' മുമ്പ് എപ്പോഴോ ഈ തമാശ വായിച്ചതായി ഞാന്‍ ഓര്‍ക്കുന്നു. സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന ബഹുഭൂരിപക്ഷത്തിനും തീരെ താല്‍പ്പര്യമില്ലാത്ത ഒന്നാണ് ഇടയ്ക്കിടെയുള്ള പല മീറ്റിംഗുകള്‍. ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗ് ആണെങ്കില്‍ കൂടുതല്‍ പ്രയാസമാണ്. എന്തായിരിക്കാം ഇതിനു കാരണം?

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ സുഗമമായ നടത്തിപ്പിന് മീറ്റിംഗുകള്‍ കൂടിയേ തീരൂ എന്നത് തര്‍ക്കമില്ലാത്ത സംഗതിയാണ്. ഒരു ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതും അതിനുള്ളിലെ തീരുമാനങ്ങളും കണ്ടെത്തലുകളും സ്ഥാപനത്തില്‍ നടപ്പാക്കുന്നതും എങ്ങനെയാണെന്ന് വിശദമായി നോക്കാം.

നേരത്തെ തീരുമാനിച്ചുറപ്പിച്ച എല്ലാ മീറ്റിംഗുകള്‍ക്കും കൃത്യമായ ഒരു അജണ്ട തയാറാക്കിവെയ്ക്കാം. ഈ അജണ്ടയില്‍ ഉള്‍പ്പെടാത്ത പ്രസക്തമായ കാര്യങ്ങള്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു സമയവും ഉള്‍പ്പെടുത്താവുന്നതാണ്.

കൃത്യമായ സമയത്ത് മീറ്റിംഗ് തുടങ്ങുക എന്നത് ഒരു സംസ്‌കാരമായി വളര്‍ത്തിയെടുക്കണം.

ഒരു വ്യക്തിയോ അല്ലെങ്കില്‍ പ്രധാനപ്പെട്ട വ്യക്തികളോ മീറ്റിംഗില്‍ നേതൃത്വമെടുത്ത് അതിനെ ഭംഗിയായി നടത്തണം.

ആമുഖമായി മീറ്റിംഗിന്റെ മുഴുവന്‍ സമയം, ഉദ്ദേശ്യം, അജണ്ട എന്നിവ ചുരുക്കിപ്പറയാം. ഒരു പോസിറ്റീവ് നോട്ടോടുകൂടി ആരംഭിക്കുന്നതാണ് ഉചിതം.

പൊതുവായുള്ള നിയമങ്ങള്‍ (ഉദാഹരണത്തിന്: മൊബൈല്‍ ഫോണ്‍ ഉപയോഗം, പരസ്പരമുള്ള സംസാരങ്ങള്‍ എന്നിവയെപ്പറ്റി) സൂചിപ്പിക്കുന്നത് മൊത്തത്തിലുള്ള അച്ചടക്കത്തെയും ജാഗ്രതയെയും വര്‍ധിപ്പിക്കും. വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട മീറ്റിംഗുകള്‍ക്ക് മൊബൈല്‍ ഫോണ്‍ പൂര്‍ണമായും മാറ്റിവെയ്ക്കുന്നതാണ് ഉചിതം.

തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുന്ന പ്രക്രിയ വ്യക്തമാക്കുന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. പൂര്‍ണമായും ജനാധിപത്യ രീതികളില്‍ ഊന്നി ഇത് നടപ്പാക്കുന്നത് ബുദ്ധിപരമല്ല. തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കാനുള്ള വീറ്റോ പവര്‍ അര്‍ഹിക്കുന്ന ടോപ് മാനേജ്മെന്റിന് വിടുന്നതാണ് അഭികാമ്യം.

നേരത്തെ തയാറാക്കിയ ഓരോ പോയിന്റുകളും ചര്‍ച്ച ചെയ്തു തീര്‍പ്പാക്കി മുന്നോട്ട് പോകേണ്ടതാണ്.

മീറ്റിംഗില്‍ ഉള്ളവരുടെ പരമാവധി പങ്കാളിത്തത്തിലൂടെ അഭിപ്രായങ്ങളും നിര്‍ദേശങ്ങളും ഉറപ്പാക്കാനായാല്‍ എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങളുടെ സ്വീകാര്യതയും വര്‍ധിക്കുന്നതായി കാണാം.

മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സ് കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിവെയ്ക്കേണ്ടതാണ്.

കഴിവതും മുമ്പ് തീരുമാനിച്ച സമയത്ത് തന്നെ മീറ്റിംഗ് അവസാനിപ്പിക്കാന്‍ ശ്രമിക്കണം. വല്ലാതെ നീണ്ടുപോകുന്ന മീറ്റിംഗുകള്‍ പലപ്പോഴും ക്ഷീണിപ്പിക്കുന്നതും വിരസവും ആകാറുണ്ട്.

മീറ്റിംഗ് അവസാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പായി പ്രധാനപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങളും കണ്ടെത്തലുകളും ക്രോഡീകരിച്ച് പറയുന്നത് നന്നായിരിക്കും.

നടപ്പാക്കേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍, അതിന് ഉത്തരവാദിത്വമുള്ള ആളുകള്‍, സമയപരിധി എന്നിവയെല്ലാം ഉള്‍പ്പെടുത്തി ലിസ്റ്റ് തയാറാക്കണം.

തുടര്‍ന്നുള്ള മീറ്റിംഗുകളില്‍ മുമ്പത്തെ മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റ്സും മേല്‍പ്പറഞ്ഞ ലിസ്റ്റും വിലയിരുത്തി മുമ്പോട്ട് പോകണം.

മീറ്റിംഗിനു ശേഷം കഴിയുമെങ്കില്‍ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പ്രതികരണങ്ങള്‍ ഏതെങ്കിലും രീതിയില്‍ ശേഖരിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. ഇത് ഔപചാരികതയോടെ ചെയ്യണമെന്നില്ല.

മീറ്റിംഗുകള്‍ പലതരം

ഔപചാരികമായ മീറ്റിംഗുകള്‍ പലപ്പോഴും നടക്കാറുള്ളത് പ്രത്യേകിച്ച് എന്തെങ്കിലും മുന്‍ നിശ്ചയങ്ങളോടെയോ തയാറെടുപ്പുകളോടെയോ ആയിക്കൊള്ളണമെന്നില്ല. എന്നാല്‍ പലപ്പോഴും വളരെ ഫലപ്രദമായ രീതിയില്‍ കാര്യങ്ങള്‍ തീരുമാനിക്കുന്നതിനും മനസിലാക്കുന്നതിനും ഇവ സഹായകരമാണ്. പല പുതുതലമുറ സ്ഥാപനങ്ങളും ഇത്തരം ഒത്തുചേരലുകള്‍ക്കും ആശയവിനിമയങ്ങള്‍ക്കും പറ്റിയ സാഹചര്യങ്ങള്‍ സ്ഥാപനത്തിനകത്തും ചുറ്റുപാടുകളിലും ഒരുക്കാറുണ്ട്.

ദിനംപ്രതിയോ ഇടയ്ക്കിടെയോ ഉള്ള ഹ്രസ്വ മീറ്റിംഗുകള്‍ ഏകോപനം മെച്ചപ്പെടുത്താനും കാര്യക്ഷമത വര്‍ധിപ്പിക്കുന്നതിനും വളരെ ഉചിതമാണ്. സ്റ്റാന്‍ഡ്-അപ്പ് മീറ്റിംഗുകള്‍ എന്നറിയപ്പെടുന്ന ഇത്തരം മീറ്റിംഗുകള്‍ പല സ്ഥാപനങ്ങളും ദിവസവും നടത്താറുണ്ട്. മീറ്റിംഗില്‍ ഉള്ളവര്‍ നിന്നുകൊണ്ട് പങ്കെടുക്കുന്ന രീതിയാണ് അനുവര്‍ത്തിക്കാറുള്ളത്. 10 മുതല്‍ 15 മിനിറ്റ് വരെയാണ് സാധാരണ ഇവയുടെ ദൈര്‍ഘ്യം. സമയം ഒരുപാട് നീണ്ടുപോയാല്‍ ഇവയുടെ കാര്യക്ഷമതയും സ്വീകാര്യതയും വളരെ കുറയുന്നതായി കാണാം.

ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗ്

സാങ്കേതികവിദ്യ ഈ കാലത്തിന് നല്‍കിയ ഏറ്റവും വലിയ സംഭാവനകളില്‍ ഒന്നാണ് ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗുകള്‍. ലോകത്തിന്റെ പല ഭാഗങ്ങളിലുള്ളവര്‍ക്കും ഏതു സമയത്തും പരസ്പരം സംവദിക്കാനും തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കാനും ഇതുകൊണ്ട് സാധിക്കുന്നുണ്ട്.

എന്നാല്‍ മനുഷ്യര്‍ നേരിട്ട് ഇടപഴകുമ്പോള്‍ ഉണ്ടാകുന്ന മാനസിക ബന്ധങ്ങളും ആഴത്തിലുള്ള ആശയങ്ങളുടെയും അഭിപ്രായങ്ങളുടെയും കൈമാറ്റങ്ങളും ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗില്‍ കുറവാണ്.

നേരിട്ടുള്ള മീറ്റിംഗുകളെ അപേക്ഷിച്ച് പങ്കെടുക്കുന്നവരില്‍ കൂടുതല്‍ ക്ഷീണവും തളര്‍ച്ചയും ഉണ്ടാക്കുന്നവയാണ് ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗുകള്‍. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ സാങ്കേതികവിദ്യ പരിജ്ഞാനം കുറവാണെങ്കില്‍ പ്രത്യേകം ട്രെയ്നിംഗ് ഈ വിഷയത്തില്‍ കൊടുക്കുന്നത് ചിന്തിക്കാവുന്നതാണ്. ഇന്റര്‍നെറ്റ് സൗകര്യവും അതിന്റെ വേഗതയും സുഗമമായ നടത്തിപ്പിന് പരമ പ്രധാനമാണ്.

അവസാനമായി

സ്ഥാപനത്തിന്റെയും പങ്കെടുക്കുന്ന ഓരോരുത്തരുടെയും കാര്യക്ഷമമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിനും പരസ്പരമുള്ള സഹകരണത്തിനും ആശയവിനിമയത്തിനും ഉപകരിക്കുന്നതായിരിക്കണം ഓരോ മീറ്റിംഗും. ഈ തോന്നല്‍ സൃഷ്ടിക്കാനായാല്‍ പതിയെ പങ്കെടുക്കുന്ന ഓരോരുത്തര്‍ക്കും മീറ്റിംഗുകള്‍ ആസ്വാദ്യകരമായും ഉപകാരപ്രദമായും അനുഭവപ്പെടും. സര്‍വ്വോപരി, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളും പദ്ധതികളും ഭംഗിയായി നടപ്പാക്കപ്പെടുന്നു എന്നതാണ് മിക്കവാറും മീറ്റിംഗിന്റെയും വിജയത്തിന്റെ അളവുകോല്‍. മനോഹരമായ ഓര്‍മകളും അനുഭവങ്ങളും ബാക്കിവെയ്ക്കുന്ന ഓരോ യാത്രകള്‍ക്കും ഒടുവില്‍ നാം അറിയുന്നു അതിനുവേണ്ടി നാം ചെയ്ത തയാറെടുപ്പുകളും ചര്‍ച്ചകളും എത്രയോ പ്രധാനമായിരുന്നു എന്ന്. അടുത്ത യാത്രയ്ക്ക് മുന്നോടിയായുള്ള ചര്‍ച്ചകള്‍ക്ക് വേണ്ടി ഏവരും ഉത്സാഹത്തോടെ കാത്തിരിക്കുന്നതിന്റെ രഹസ്യവും അതു തന്നെയല്ലേ!

(ഹാന്‍ഹോള്‍ഡ് കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡിന്റെ ഡയറക്റ്ററാണ് ലേഖകന്‍.)

ഇ-മെയ്ല്‍: reachus@hanhold.com, വെബ്സൈറ്റ്: www.hanhold.com, ഫോണ്‍: 62386 01079)

(This article is originally published in Dhanam Business Magazine's January Second Issue)