ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗുകള്‍ കാര്യക്ഷമമാക്കാന്‍ ഒരു പോംവഴി!

എ.ആര്‍ രഞ്ജിത്

പലപ്പോഴും നമ്മെ കുഴക്കുന്ന ഒന്നാണ് ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗുകള്‍! പലതരത്തിലുള്ള ആളുകളുടെ ഒരു സംഗമം ആകും അത്. നോണ്‍-എക്‌സിക്യൂട്ടിവ് വിഭാഗത്തില്‍ പെടുന്ന, കമ്പനിയെ എങ്ങോട്ട് കൊണ്ടുപോകണം എന്ന കാഴ്ചപ്പാട് ഉള്ളവര്‍ മുതല്‍, കമ്പനിയുടെ ദൈനംദിന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ വ്യാപരിക്കുന്നവര്‍ വരെ ബോര്‍ഡില്‍ ഉണ്ടാകാം. പല ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗുകളും ചടങ്ങിനു മാത്രം നടത്തപ്പെടുന്നവയാണ്. മറ്റു ചിലത് ബഹളങ്ങള്‍ക്ക് വഴി വെയ്ക്കും. പിന്നെയും ചിലവയില്‍ ബഹളങ്ങള്‍ ഒഴിവാക്കാനായി മൗനം പാലിക്കും! പക്ഷെ ബോര്‍ഡിന്റെ കാര്യക്ഷമത വര്‍ധിപ്പിക്കാന്‍ ഉപ യോഗിക്കാവുന്ന മാനേജ്‌മെന്റ് സ്ട്രാറ്റജികള്‍ ഉണ്ട് എന്നത് പലര്‍ക്കും അറിയില്ല. അത്തരത്തില്‍ ഒന്നാണ് DLMA അനാലിസിസ്.

Directorship, Leadership, Management, Assurance എന്നിങ്ങനെ ഈ അനാലിസിസ് കഴിവുകളെ 4 കാറ്റഗറിയില്‍ ചിത്രീകരിക്കുന്നു. മൂല്യങ്ങള്‍ ഉണ്ടാക്കുന്നതും, അവ നിലനിര്‍ത്തി പോരുന്നതും തമ്മിലുള്ള ബന്ധമാണ് പ്രധാനമായും കണക്കിലെടുക്കുന്നത്. ഇതില്‍ തന്നെ ബോര്‍ഡിലെ എക്‌സിക്യൂട്ടിവ്, നോണ്‍ എക്‌സിക്യൂട്ടിവ് അംഗങ്ങള്‍ക്ക് തങ്ങളുടെ റോളുകള്‍ എത്ര ഭംഗിയായി കൈകാര്യം ചെയ്യാന്‍ അറിയാം എന്ന വിഷയവും പ്രധാനമാണ്. റിസ്‌കുകളും അവസരങ്ങളും ഉണ്ടാക്കപ്പെടുന്നതും ഇത് ഉപയോഗപ്പെടുത്തിയാണ്.

ഇനി താഴെ കൊടുക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങള്‍ സ്വയം ചോദിച്ചു നോക്കുക. നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ ബോര്‍ഡ് ചേരുന്ന അവസരത്തില്‍ ഇതൊരു ചെക്ക് ലിസ്റ്റ് ആയി ഉപയോഗിക്കാം. ദൈനംദിന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ ഇല്ലാത്തവര്‍ DIRECTORSHIP, ASSURANCE എന്നീ റോളുകള്‍ ചെയ്യുന്നു എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക. ദൈനംദിന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ ഭാഗഭാക്കാകുന്നവര്‍ LEADERSHIP, MANAGEMENT എന്നീ റോളുകള്‍ ഭംഗിയാക്കുന്നു എന്നും ഉറപ്പു വരുത്തുക.

DIRECTORSHIP

• ഓര്‍ഗനൈസേഷന്റെ ഭാവിയെ കുറിച്ച് നോണ്‍-എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകള്‍ എത്ര മാത്രം ചിന്തിക്കുന്നു, ചര്‍ച്ച ചെയ്യുന്നു, പുതിയ പദ്ധതികള്‍ വിഭാവനം ചെയ്യുന്നു?

• ഓര്‍ഗനൈസേഷന്‍ നിലകൊള്ളുന്നത് എന്തിനു വേണ്ടിയാണെന്ന് എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകളെ ബോധ്യപ്പെടുത്തുക, അവര്‍ക്ക് പ്രചോദനം നല്‍കുക എന്നീ കാര്യങ്ങള്‍ എത്ര ഭംഗിയായി ചെയ്യുന്നു?

• ഇത്തരം കാര്യങ്ങള്‍ നടപ്പില്‍ വരുത്താന്‍ എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകളെ എത്ര മാത്രം സഹായിക്കുന്നു?

ASSURANCE

• നോണ്‍ എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകള്‍ കമ്പനിയുടെ ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ കാര്യങ്ങള്‍ എത്രമാത്രം ശ്രദ്ധിക്കുന്നു? അഭിപ്രായങ്ങള്‍ പങ്കുവെയ്ക്കുന്നു?

• റിസ്‌ക് കുറയ്ക്കുന്നതിന് എന്തൊക്കെ പദ്ധതികള്‍ ആവിഷ്‌കരിക്കുന്നു?

• എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകളുടെ പ്രകടനം എത്ര മാത്രം വിലയിരുത്തുന്നു? മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുന്നു?

LEADERSHIP

• ഓര്‍ഗനൈസേഷന്റെ കാഴ്ചപ്പാടിന് അനുസരിച്ച് കാര്യങ്ങള്‍ നടപ്പിലാക്കുന്നുണ്ടോ?

• താഴെയുള്ള ജീവനക്കാരിലേക്ക് കമ്പനിയുടെ മൂല്യങ്ങള്‍, രീതികള്‍ എന്നിവ എത്തിക്കുന്നുണ്ടോ? അവര്‍ക്ക് പ്രചോദനം നല്‍കുന്നുണ്ടോ?

• കമ്പനിയുടെ ഓരോ പ്രവര്‍ത്തനത്തിലും ഈ മൂല്യങ്ങള്‍ ഉണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുന്നുണ്ടോ?

MANAGEMENT

• എക്‌സിക്യൂട്ടിവുകള്‍ വ്യക്തമായ ഗോളുകള്‍ സെറ്റ് ചെയ്ത്, പ്ലാന്‍ പ്രകാരം കാര്യങ്ങള്‍ നടത്തുന്നുണ്ടോ?

• ശരിയായ രീതിയില്‍ ജീവനക്കാരുടെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങള്‍ വിശദീകരിച്ച് കൊടുത്തിട്ടുണ്ടോ? അത് വ്യക്തമായി പരിശോധിക്കുന്നുണ്ടോ?

• കമ്പനിയുടെ ദൈനംദിന കാര്യങ്ങള്‍ ശരിയായി നടക്കാന്‍ ആവശ്യമായ വിഭവശേഷി ഉണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുന്നുണ്ടോ?

ഉത്തരങ്ങള്‍ No എന്നാണെങ്കില്‍ എത്രയും പെട്ടെന്ന് തന്നെ അത് YES ആക്കി മാറ്റാനുള്ള ഒരുക്കങ്ങള്‍ ആരംഭിക്കുക. ഈയൊരു വ്യക്തത ഉണ്ടായാല്‍ ബോര്‍ഡിനകത്തുള്ള മിക്ക പ്രശ്‌നങ്ങളും ഒഴിവാക്കാം.

ഡെയ്‌ലി ന്യൂസ് അപ്‌ഡേറ്റുകള്‍, Podcasts, Videos എന്നിവ നിങ്ങളുടെ ഫോണിൽ ലഭിക്കാൻ join Dhanam Telegram Channel – https://t.me/dhanamonline