പ്രോജക്ട് കാര്യക്ഷമമാക്കാന്‍ ചില പരിഹാര മാര്‍ഗങ്ങള്‍

കഴിഞ്ഞ മൂന്ന് ലക്കങ്ങളിലായി പ്രോജക്ട് ഓറിയന്റഡ് ബിസിനസ് എങ്ങനെ കാര്യക്ഷമമായി മാനേജ് ചെയ്യാം എന്നതിനെ കുറിച്ച് ചര്‍ച്ച ചെയ്തു വരുകയായിരുന്നു. പ്രോജക്ടുകളില്‍ സമയം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്ന രണ്ടു ബിഹേവിയറുകളെ കുറിച്ചാണ് അവസാനം പറഞ്ഞു നിര്‍ത്തിയത്. അത്തരത്തില്‍ സമയം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്ന മറ്റൊരു ബിഹേവിയറാണ് ഈ ലക്കത്തില്‍ പരിശോധിക്കുന്നത്. അതിനുശേഷം പ്രോജക്ടുകള്‍ സമയത്തിനുള്ളില്‍ തീര്‍ക്കുന്നതിനുള്ള വിവിധ മാര്‍ഗങ്ങളെ കുറിച്ച് വിവരിക്കാം.

പ്രോജക്ടുകള്‍ വൈകുന്നതിനുള്ള മൂന്നാമത്തെ കാരണം ഏറെ കൊട്ടിഘോഷിക്ക പ്പെടുന്ന മള്‍ട്ടി-ടാസ്‌കിംഗ് രീതി തന്നെയാണ്.

സാധാരണയായി മിക്ക റിസോഴ്‌സുകളും വിവിധ പ്രോജക്ടുകളില്‍ ഒരേ സമയം ജോലി ചെയ്യുന്നതായി കാണാം.

അതായത് ഒരു പ്രത്യേക റിസോഴ്‌സ് മൂന്ന് പ്രോജക്ടുകളില്‍ ഒരേസമയം ജോലി ചെയ്യണമെന്ന് വിചാരിക്കുക, അങ്ങനെയെങ്കില്‍ ഓരോ പ്രോജക്ടിലും 3x ദിവസങ്ങള്‍ ചെലവഴിക്കേണ്ടി വരും.

Figure 1: Three Project done Sequentially

ഓരോ റിസേഴ്‌സും ആത്മാര്‍പ്പണത്തോടെ, ഓരോ പ്രോജക്ടും പടിപടിയായി ചെയ്തു തീര്‍ക്കുന്ന രീതിയില്‍ (ഒരു സമയം ഒരു പ്രോജക്ട്) ജോലി ചെയ്താല്‍ പ്രോജക്ട് 1 ലെ ജോലി 3x ദിവസങ്ങള്‍ കൊണ്ട് പൂര്‍ത്തിയാകും, ഫിഗര്‍ 1 ല്‍ കാണുന്നതുപോലെ പ്രോജക്ട് 2 പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ 6x ദിവസങ്ങളും പ്രോജക്ട് 3 പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ 9x ദിവസങ്ങളും വേണ്ടി വരും.

Figure 2: Three projects done by Multi-Tasking

ഫിഗര്‍ 2 ല്‍ കാണുന്നതുപോലെ ഒരു റിസോഴ്‌സിനോട് മൂന്നു പ്രോജക്ടുകളിലായി വിവിധ ജോലി ചെയ്യാന്‍ ആവശ്യപ്പെടും, സാധാരണ ഇത് സംഭവിക്കാറില്ല.

ഒരു റിസോഴ്‌സ് ഒന്നിലധികം ജോലി ചെയ്യുന്ന രീതിയാണ് (മള്‍ട്ടി ടാസ്‌കിംഗ്) പിന്തുടരുന്നതെങ്കില്‍ പ്രോജക്ട് 1 പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ 7x ദിവസങ്ങളും, പ്രോജക്ട് 2 പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ 8x ദിവസങ്ങളും പ്രോജക്ട് 3 പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ 9x ദിവസങ്ങളും വേണ്ടി വരുമെന്ന് ഫിഗര്‍ 2 ല്‍ നിന്ന് നമുക്ക് മനസിലാക്കാനാകും.

എന്നിരുന്നാലും, ഇതില്‍ നിന്ന് യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ നമുക്ക് മനസിലാക്കാനാകുന്നത് ഫിഗര്‍ 3 ല്‍ കാണുന്നതുപോലെ ഈ ജോലികളെല്ലാം വൈകിയാണ് പൂര്‍ത്തിയാകുന്നതെന്നു തന്നെയാണ്.

ഒരു റിസോഴ്‌സ്‌സ്, പ്രോജക്ട് 1 7x അധിക ദിവസങ്ങള്‍കൊണ്ടും പ്രോജക്ട് 2 8x ദിവസങ്ങള്‍ കൊണ്ടും പ്രോജക്ട് 3 9x ദിവസങ്ങള്‍ കൊണ്ടുമാണ് യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നത്.

Figure 3: Three Projects done by Multi-tasking -Late

എന്തുകൊണ്ടാണ് ഇതിങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നത്?

ഓരോ ജോലിയിലും മൂന്നു ഘടകങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെട്ടിരിക്കുന്നതായി കാണാനാകും. ഫിഗര്‍ 4 ല്‍ കാണുന്നതു പോലെ സെറ്റ് അപ്, ആക്ച്വല്‍ വര്‍ക്ക്, സെറ്റ് ഡൗണ്‍ എന്നിവയാണത്.

Figure 4: Task components

ഒരു ടാസ്‌കില്‍ യഥാര്‍ത്ഥ വര്‍ക്ക് (Actual Work) തുടങ്ങുന്നതിനു മുന്‍പ്, റിസോഴ്‌സിന് സെറ്റ് അപ് ചെയ്യാനായി കുറച്ച് സമയം വേണ്ടി വരും.

അതായത് പ്രോജക്ട് യഥാര്‍ത്ഥമായി തുടങ്ങുന്നതിനു മുന്‍പു തന്നെ പ്രോജക്ടിന്റെ ബാക്ക്ഗ്രൗണ്ട്, ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ അല്ലെങ്കില്‍ അതിനാവശ്യമായ ടൂളുകള്‍ എന്നിവയുമായൊക്കെ പരിചിതമാകുന്നതിനെയാണ് സെറ്റ് അപ്പ് എന്ന് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്.

യഥാര്‍ത്ഥ വര്‍ക്ക് ചെയ്തതിനു ശേഷം റിസോഴ്‌സിന് മറ്റ് ജോലികള്‍ ഏറ്റെടുക്കുന്നതിനു മുന്‍പ് സെറ്റ് ഡൗണിനായി കുറച്ചു സമയം വേണം.

Figure 5: Multi tasking Showing Task Components

അപ്രകാരം മിക്ക മള്‍ട്ടി ടാസ്‌ക് പ്രോജക്ടുകളിലും ഫിഗര്‍ 5 ല്‍ കാണുന്നതുപോലെ സെറ്റ് അപ്പ്, ആക്ച്വല്‍ വര്‍ക്ക്, സെറ്റ് ഡൗണ്‍ എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഘടകങ്ങള്‍ ഓരോ ജോലിയിലും ഉണ്ടാകും.

മിക്ക പ്രോജക്ടുകളുടേയും സമയം കണക്കാക്കുന്നത് പര്യാപ്തമാണ്, എന്നാല്‍ പ്രോജക്ട് നടപ്പാക്കുന്ന സമയത്തെ ആളുകളുടെ ബിഹേവിയറിലുണ്ടാകുന്ന വ്യത്യാസമാണ് പ്രോജക്ടുകള്‍ വൈകി പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ ഇടവരുത്തുന്നത്.

പ്രോജക്ടുകള്‍ സമയത്തിനുള്ളില്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍ എന്തു പരിഹാരമാര്‍ഗമാണ് നമുക്ക് പ്രയോഗിക്കാനാവുക?

ആദ്യം ചെയ്യേണ്ടത് ടാസ്‌കിനുള്ള സമയം നിശ്ചയിക്കുമ്പോള്‍ വളരെ അഗ്രസീവായി പ്ലാന്‍ ചെയ്യുക, അതായത് ഓരോ ടാസ്‌കിലുമുള്ള അധിക സേഫ്റ്റി മാറ്റുക, അല്ലെങ്കില്‍ ഈ സേഫ്റ്റിയെല്ലാം പ്രോജക്ടിന്റെ എന്‍ഡിലേക്ക് മാറ്റുക.

ഈ പരിഹാരമാര്‍ഗം മനസിലാക്കാനായി ഒരു ബിസിനസിന്റെ ഉദാഹരണം നോക്കാം. ഒരു പ്രോജക്ടിലെ ടാസ്‌ക് ചെയ്യാനായി നിയമിക്കപ്പെട്ട ഒരു കോണ്‍ട്രാക്ടറാണ് നിങ്ങളെന്നു വിചാരിക്കുക. നിങ്ങള്‍ കൃത്യ സമയത്തിനുള്ളില്‍ ജോലി പൂര്‍ത്തിയാക്കിയാല്‍ നിങ്ങള്‍ക്ക് കോണ്‍ട്രാക്ട് തുക നൂറു ശതമാനവും ലഭിക്കും. അതേസമയം നിങ്ങള്‍ പ്രോജക്ട് തീര്‍ക്കാന്‍ വൈകിയാല്‍ പിഴ ഈടാക്കുകയും മോശം പേര് ലഭിക്കുകയും ചെയ്യും.

നിങ്ങളോട് ചോദിക്കുകയാണ് ആ ടാസ്‌ക് പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍ എത്ര സമയം വേണമെന്ന്. നിങ്ങളുടെ പ്രവൃത്തി പരിചയത്തില്‍ നിന്ന് ആ ജോലി തീര്‍ക്കാന്‍ വേണ്ട ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ സമയം ഒരു ദിവസമാണ്.

മൂന്നു ദിവസത്തിനുള്ളില്‍ ആ ജോലി പൂര്‍ത്തിയാക്കാനുള്ള സാധ്യത 50 ശതമാനമാണ്. ഒന്‍പത് ദിവസം കൊണ്ട് ടാസ്‌ക് പൂര്‍ത്തിയാക്കാനുള്ള സാധ്യതയാണെങ്കില്‍ 95 ശതമാനവും.

Figure 6: Estimation of Time Required for the Task

ഈ വിവരങ്ങളാണ് ഫിഗര്‍ 6 ല്‍ കാണിച്ചിരിക്കുന്നത്.

പഴയ വര്‍ക്കിംഗ് രീതിയില്‍, ജോലി പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍ വേണ്ട സമയം ഒന്‍പത് ദിവസമാണെന്ന് കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍ കണക്കുകൂട്ടും.

പുതിയ വര്‍ക്കിംഗ് രീതിയില്‍ ജോലി പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍ വേണ്ട സമയം മൂന്നു ദിവസമാണെന്നായിരിക്കും കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍ കണക്കുകൂട്ടുക.

ഇനി നമുക്ക് മൊത്തം പ്രോജക്ടില്‍ ഇത്തരം ബിഹേവിയര്‍ എങ്ങനെയാണ് സ്വാധീനിക്കുക എന്നു നോക്കാം.

Figure 7: Estmation in a Project

ഒരേ പരിശ്രമങ്ങള്‍ വേണ്ട 10 വ്യത്യസ്ത ജോലികള്‍ പത്ത് വ്യത്യസ്ത കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍മാര്‍ ചേര്‍ന്ന് ചെയ്യേണ്ടതാണ് മൊത്തം പ്രോജക്ട് എന്ന് വിചാരിക്കുക. ഫിഗര്‍ 7 ല്‍ കാണിച്ചിരിക്കുന്നതു പോലെ.

പുതിയ സിസ്റ്റം അനുസരിച്ച് ഓരോ ടാസ്‌കും പൂര്‍ത്തിയാകാന്‍ കണക്കാക്കിയിരിക്കുന്ന സമയം മൂന്നു ദിവസമാണ്. 15 ദിവസത്തെ സേഫ്റ്റി ബഫര്‍ പ്രോജക്ടിന്റെ അവസാനത്തേക്ക് കൂട്ടിച്ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ട്.

ഫിഗര്‍ 7 ല്‍ കാണാന്‍ സാധിക്കുന്നതു പോലെ, പ്രോജക്ട് 45 ദിവസം കൊണ്ട് പൂര്‍ത്തിയാകുമെന്നാണ് കണക്കാക്കുന്നത്, പഴയ സിസ്റ്റത്തില്‍ 90 ദിവസം വേണ്ടിയിരുന്ന സ്ഥാനത്താണിത്.

Figure 8: Project Review Chart

ഫിഗര്‍ 8 ല്‍ കാണുന്ന പ്രോജക്ട് റിവ്യു ചാര്‍ട്ടിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പ്രോജക്ടുകളെ നിരന്തരമായി വിലയിരുത്തിക്കൊണ്ടിരിക്കും.

ഉദാഹരണത്തിന് പ്രോജക്ടിന്റെ 15 ദിവസത്തിനു ശേഷം (കണക്കാക്കിയിട്ടുള്ള 45 ദിവസത്തിന്റെ 1/3) നമുക്ക് കാണാനാകും പ്രോജക്ടിന്റെ സേഫ്റ്റി ബഫര്‍ 10 ദിവസത്തില്‍ താഴെയാണെന്ന് (അതായത് 15 ദിവസത്തിന്റെ മൂന്നിലൊന്നിനേക്കാള്‍ അധികം സേഫ്റ്റി ബഫര്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നു), പ്രോജക്ട് ഇപ്പോള്‍ റെഡ് സോണിലാണ്, പ്രോജക്ട് ട്രാക്കിലേക്ക് തിരിച്ചുവരാന്‍ അടിയന്തര നടപടി ആവശ്യമാണ്.

അതേസമയം, പ്രോജക്ടിന്റെ 15 ദിവസത്തിനു ശേഷം (കണക്കാക്കിയിട്ടുള്ള 45 ദിവസത്തിന്റെ 1/3) നമുക്ക് കാണാനാകും പ്രോജക്ടിന്റെ സേഫ്റ്റി ബഫര്‍ 10 ദിവസത്തിലധികമാണ് (അതായത് 15 ദിവസത്തിന്റെ മൂന്നിലൊന്നിനേക്കാള്‍ കുറവ് സേഫ്റ്റി ബഫര്‍ ഉപയോഗിച്ചു).

പ്രോജക്ട് യെല്ലോ സോണിലോ ഗ്രീന്‍ സോണിലോ ആണ്. ശക്തമായ നിരീക്ഷിണമോ (യെല്ലോ സോണ്‍), അല്ലെങ്കില്‍ യാതൊരു ആക്ഷനും (ഗ്രീന്‍ സോണ്‍)ആവശ്യമില്ല.

ഈ പരിഹാര മാര്‍ഗത്തിന്റെ അവസാന ഭാഗം എന്നു പറയുന്നത് ഒരു റിസോഴ്‌സ് ഒരേസമയം ഒന്നിലധികം പ്രോജക്ടുകളില്‍ വര്‍ക്ക് ചെയ്യുന്നത് കുറയ്ക്കുക എന്നതാണ്.

മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളിലും ഒരു പ്രോജക്ടിനു മാത്രം റിസോഴ്‌സ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒട്ടും പ്രൊഡക്ടീവ് അല്ല, അതിനാലാണ് മള്‍ട്ടി ടാസ്‌കിംഗ് ആവശ്യമായി വരുന്നത്.

Figure 9: Overall Productivity of a Resource

എന്നിരുന്നാലും, നിരവധി പ്രോജക്ടുകളില്‍ ഒരേ സമയം ഒരു റിസോഴ്‌സ് ഉപയോഗിച്ചാല്‍ അതിന്റെ മൊത്തം ഉല്‍പ്പാദനക്ഷമത ഫിഗര്‍ 9 ല്‍ കാണുന്നതു പോലെ അതി ഭീകരമായി താഴേക്കു പോകും.

നാല് ലേഖനങ്ങളിലും കാണാന്‍ സാധിക്കുന്നതുപോലെ നൂതനമായ പരിഹാര മാര്‍ഗങ്ങളിലൂടെ മിക്ക പ്രോജക്ടുകളും കൃത്യസമയത്തില്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കാനാകും.