ചെറുകിട സംരംഭകന്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട 5 റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍

കേരളത്തിലെ മിക്ക സംരംഭകരും പര്‍ച്ചേസ് മുതല്‍ സെയ്ല്‍സ് വരെ എല്ലാ കാര്യങ്ങളിലും ഇടപെടുന്നവരാണ്. പക്ഷെ ഇവരില്‍ പലരും തങ്ങളുടെ ബിസിനസുകള്‍ക്ക് എന്ത് സംഭവിക്കുന്നു, അതിന്റെ സാമ്പത്തികനില എന്താണ് എന്നീ കാര്യങ്ങളില്‍ അജ്ഞരാണ്. പലര്‍ക്കും എന്തൊക്കെ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളാണ് ഉണ്ടാക്കേണ്ടത് എന്നോ, ഏതൊക്കെ ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ റേഷ്യോകളാണ് പരിശോധിക്കേണ്ടത് എന്നോ അറിയില്ല.

സേഫ്റ്റി എക്യുപ്‌മെന്റുകള്‍ വില്‍ക്കുന്ന കേരളത്തിലെ പ്രശസ്തമായ ഒരു കമ്പനി അവരുടെ ബിസിനസ് മേഖലയില്‍ വളരെ പ്രശസ്തമായിരുന്നു. നല്ല സെയ്ല്‍സും, അതിനനുസരിച്ച് സര്‍വീസും ഒക്കെയായി പുറമേ നിന്നു നോക്കുമ്പോള്‍ വളരെ ആരോഗ്യകരമായ സ്ഥിതി.

പക്ഷെ ശരിക്കും സാമ്പത്തികമായ ആരോഗ്യം ഉണ്ടോ എന്ന് ഞങ്ങള്‍ പരിശോധിച്ചപ്പോള്‍ ആണ് നിജസ്ഥിതി ബോധ്യമായത്. അതെ, ചില റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും, റേഷ്യോകളും വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഒരു സംരംഭകന്‍ തീര്‍ച്ചയായും ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ഈ കാര്യങ്ങള്‍ ഏതൊക്കെയാണെന്ന് നോക്കാം.

Profit & Loss Statement

ഒരു പ്രത്യേക സമയ പരിധിയില്‍ ഉണ്ടായ വരുമാനം, ആ വരുമാനം ഉണ്ടാക്കാന്‍ വേണ്ടിവന്ന ചെലവ്, അങ്ങനെ ഉണ്ടാകുന്ന ലാഭം അഥവാ നഷ്ടം എന്നിവ കാണിക്കുന്ന ഈ റിപ്പോര്‍ട്ട് എല്ലാ സംരംഭകരും തീര്‍ച്ചയായും ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ഒന്നാണ്. ഇത്തരം റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ വെറുതെ നോക്കിയതുകൊണ്ട് മാത്രം ഒന്നും സംഭവിക്കില്ല.

ഇതിലെ കണക്കുകള്‍ മനസിലാക്കിയാല്‍, പിന്നീടുള്ള മാര്‍ക്കറ്റിംഗ് എങ്ങനെ വേണം, പ്രൈസിംഗില്‍ എന്ത് മാറ്റം വരുത്തണം, ചെലവുകള്‍ എത്ര മാത്രം നിയന്ത്രിക്കണം എന്നതൊക്കെ തീരുമാനിക്കാന്‍ സാധിക്കും. എല്ലാ ക്വാര്‍ട്ടറിലും ഇത് ചെയ്യാറുണ്ട്. ഓരോ മാസത്തിലും ഈ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റ് എടുത്ത് പരിശോധിക്കുന്നവര്‍ക്ക് കുറച്ചു കൂടി നന്നായി പ്ലാന്‍ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കും.

Cash Flow Statement

ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവില്‍ ബിസിനസിനകത്തേക്കും പുറത്തേക്കും പോകുന്ന തുകയെ കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോര്‍ട്ട് ആണിത്. ഭാവിയിലേക്ക് ഉള്ള കാഷ് ഫ്‌ളോ അറിയാന്‍, ഉണ്ടാകാന്‍ സാധ്യതയുള്ള സെയ്ല്‍സ് ഊഹിച്ചെടുക്കാന്‍ കഴിയണം. മാത്രമല്ല ക്രെഡിറ്റ്, അത് തിരിച്ചുകിട്ടാന്‍ എടുക്കുന്ന സമയം എന്നിവയെക്കുറിച്ചും ധാരണ വേണം.

സപ്ലയര്‍ എത്ര സമയം ക്രെഡിറ്റ് പീരീയഡ് തരും, കാഷ് ഡിസ്‌ക്കൗണ്ട് ലഭിക്കുമോ എന്നിങ്ങനെയുള്ള ചോദ്യങ്ങളും പ്രസക്തമാണ്. ശരിയായ ഒരു കാഷ് ഫ്‌ളോ പ്രൊജക്ഷന്‍ ഇല്ലാതെ ഒരു ബിസിനസ് മുന്നോട്ടു കൊണ്ടുപോകുന്നത് തന്നെ ആപല്‍ക്കരമാണ്. എല്ലാ മാസവും ഒരു കാഷ് ഫ്‌ളോ അനാലിസിസ് ചെയ്ത് പോകുന്നതാകും ഉചിതം.

Net profit Margin Report

ബിസിനസിനു ലഭിക്കുന്ന നെറ്റ് പ്രോഫിറ്റ് ഓരോ മാസത്തിലും പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ്. വേണമെങ്കില്‍ ഒരു സീസണ്‍ കഴിയുമ്പോഴോ, ഒരു പ്രത്യേക പ്രൊമോഷന്‍ കഴിയുമ്പോഴോ ഇതു ചെയ്യാം. പലരും ഗ്രോസ് മാര്‍ജിന്‍ വെച്ചു മാത്രം വളരെ ഉപരിപ്ലവമായി ബിസിനസിന്റെ ലാഭത്തെ നോക്കിക്കാണുന്നത് പതിവാണ്.

ഇത് അപകടകരമായ ഒരു പ്രവണതയാണ്. ഒരു രൂപ സെയ്ല്‍സ് നടക്കുമ്പോള്‍ അതില്‍ നിന്ന് എല്ലാ ചെലവുകളും ടാക്‌സും ഒക്കെ കഴിച്ച് എത്ര ലാഭം കയ്യില്‍ കിട്ടുന്നു എന്നതാണ് നെറ്റ് പ്രോഫിറ്റ്. ഇത് ഓരോ ഉല്‍പ്പന്നത്തിനും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും.

നിങ്ങള്‍ക്ക് പല ബ്രാഞ്ചുകള്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ പലയിടത്തും പലതായിരിക്കും നെറ്റ് പ്രോഫിറ്റ്. നിങ്ങള്‍ക്ക് ഏറ്റവും അധികം നെറ്റ് പ്രോഫിറ്റ് ഉണ്ടാക്കി തരുന്ന ഉല്‍പ്പന്നങ്ങള്‍ കണ്ടുപിടിക്കുക എന്നത് പ്രധാനമാണ്. മാത്രമല്ല, അവ കൂടുതല്‍ പ്രൊമോട്ട് ചെയ്യാനുള്ള പ്ലാനുകള്‍ ഉണ്ടാക്കാനും ഈ അനാലിസിസ് സഹായിക്കും.

അതിനാല്‍ നിങ്ങളുടെ ഷോപ്പിലെ ഓരോ ഉല്‍പ്പന്നത്തിന്റെയോ അവ ഉള്‍പ്പെട്ട വിഭാഗത്തിന്റെയോ നെറ്റ് പ്രോഫിറ്റ് എത്രയുണ്ടെന്ന് എല്ലാ മാസവും കണക്കാക്കുകയും അത് കൂടുതല്‍ വിറ്റഴിക്കുന്നതിനുള്ള പദ്ധതികള്‍ ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും വേണം.

Account receivable days Vs Account payable days

ഒരു കമ്പനിക്ക് അതിന്റെ ഉല്‍പ്പന്നത്തിന്റെയോ സേവനത്തിന്റെയോ പ്രതിഫലം ലഭിക്കാന്‍ എടുക്കുന്ന ദിവസങ്ങളുടെ എണ്ണമാണ് Account receivable days. ഇതിന്റെ മറ്റൊരു ഭാഗമായ Accounts receivable turnover ratio കണക്കാക്കുന്നത് നമ്മള്‍ കൊടുത്ത ക്രെഡിറ്റ് ശരിയായി നമ്മള്‍ തിരിച്ചു പിടിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താന്‍ നമ്മെ സഹായിക്കും.

ഉദാഹരണത്തിന് നിങ്ങള്‍ ഒരു ലക്ഷം രൂപ ഒരു വര്‍ഷം ക്രെഡിറ്റ് സെയ്ല്‍സ് ചെയ്തു എന്നിരിക്കട്ടെ. നിങ്ങളുടെ ശരാശരി റിസീവബിള്‍ 25000 രൂപ ആണെങ്കില്‍ Accounts receivable turnover ratio നാല് ആയിരിക്കും. അതിനര്‍ത്ഥം നിങ്ങള്‍ വര്‍ഷത്തില്‍ നാലു തവണ റിസീവബിള്‍ കളക്റ്റ് ചെയ്യുന്നു എന്നതാണ്. ഈ റേഷ്യോ കൂടുന്തോറും നിങ്ങളുടെ കാഷ് ഫ്‌ളോ മെച്ചപ്പെട്ടു കൊണ്ടിരിക്കും. മാത്രമല്ല യമറ റലയെേ ഉണ്ടാകാനുള്ള സാധ്യതയും ഇല്ലാതാകും. ഇതുപോലെ തന്നെ പ്രധാനമാണ്

Account payable days. നിങ്ങളുടെ സപ്ലെയര്‍മാര്‍ക്ക് എത്ര ദിവസത്തിലാണ് പണം കൊടുക്കുന്നത് എന്നതാണ് ഇത്. ക്രെഡിറ്റില്‍ പര്‍ച്ചേസ് ചെയ്തു റെഡി കാഷില്‍ വ്യാപാരം നടത്തുന്ന പഴയ രീതി പല മേഖലകളിലും ശക്തമായ മത്സരം വന്നതോടെ കുറഞ്ഞിരിക്കുന്നു.

അതിനാല്‍ തന്നെ ഇവയുടെ ശരിയായ മാനേജ്‌മെന്റ്, അവലോകനം എന്നിവ ഇന്ന് വളരെ പ്രാധാന്യം അര്‍ഹിക്കുന്നു. എല്ലാ മാസവും ഒരു റിവ്യു ഉണ്ടാവുകയും ക്രെഡിറ്റ് കളക്ഷനായി ഒരു പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ ഉണ്ടാവുകയും വേണം.

ഈ ലേഖനത്തില്‍ ആദ്യം പരാമര്‍ശിച്ച സേഫ്റ്റി കമ്പനിയെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം അവരുടെ റിസീവബിള്‍ ടേണ്‍ ഓവര്‍ റേഷ്യോ വളരെ കുറവായിരുന്നു. എങ്ങനെയൊക്കെയോ മുന്നോട്ടു പോയിരുന്ന ബിസിനസില്‍ ക്രെഡിറ്റ് കളക്ഷന് അവര്‍ വലിയ പ്രാധാന്യം കൊടുത്തിരുന്നില്ല.

പലതും തിരിച്ചു കിട്ടില്ല എന്ന വിഭാഗത്തിലേക്ക് എത്തി എന്നതുതന്നെ അവര്‍ അറിയുന്നത് ഈ അനാലിസിസുകള്‍ക്ക് ശേഷമാണ്. അതെ, ഈ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ ഉണ്ടായാല്‍ മാത്രം പോര, അവ ശരിയായി വിശകലനം ചെയ്ത് ശരിയായ തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുത്ത് മുന്നോട്ടു പോകണം.

ഇവയെല്ലാം തന്നെ അടിസ്ഥാനപരമായ ചില റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ ആണ്. കൂടുതല്‍ വിശദമായി ട്രെന്‍ഡുകള്‍ അറിയുന്നതിനും തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുന്നതിനും റേഷ്യോ അനാലിസിസ് കൂടി വേണ്ടി വന്നേക്കാം. അതിനെക്കുറിച്ച് അടുത്ത തവണ വിശദമായി എഴുതാം.