നിങ്ങള്‍ക്കു വേണ്ടി സ്ഥാപനത്തിന്റെ ടീം പട നയിക്കും; ശൈലി ഇതാണെങ്കില്‍

കോണ്‍ട്രാക്ടിംഗ് രംഗത്ത് പ്രവര്‍ത്തിച്ചിരുന്ന ഒരു ഇടത്തരം സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രൊമോട്ടര്‍ എന്റെ ഒരു ക്ലയ്ന്റായിരുന്നു. ഒരു തിങ്കളാഴ്ച ദിവസം മീറ്റിംഗിനായി ആ ഓഫീസിലേക്ക് 11 മണിയോടെ ഞങ്ങള്‍ ഒരുമിച്ച് കയറിച്ചെന്നു. അവിടത്തെ ജീവനക്കാരുമായുള്ള അദ്ദേഹത്തിന്റെ സംസാരത്തില്‍ നിന്ന് കാര്യമായി പണികള്‍ ഒന്നും അന്ന് ആരംഭിച്ചിട്ടില്ലെന്ന് എനിക്ക് മനസിലായി. അതിന്റെ കാരണം തിരക്കിയപ്പോള്‍ അവര്‍ അദ്ദേഹത്തിന്റെ വരവിനും നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ക്കും വേണ്ടി കാത്തിരിക്കുകയായിരുന്നു എന്നാണ് മനസിലാക്കാന്‍ സാധിച്ചത്. ഈ പ്രശ്നത്തിന് ഒരു പരിഹാരം കണ്ടെത്തിക്കൊടുക്കാന്‍ അദ്ദേഹം എന്നോട് പറഞ്ഞു.

സ്വയം പ്രചോദിതരായി അവനവന്റെ ദൈനംദിന ജോലികള്‍ കണ്ടെത്തി ആസൂത്രണത്തോടെ ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാര്‍ ഉണ്ടാകുക എന്നത് ഏതൊരു സംരംഭകന്റെയും സ്വപ്‌നമാണ്. എന്നാല്‍ ചെയ്യേണ്ട ജോലികള്‍ എന്തെന്നും എങ്ങനെയെന്നും ദിവസേന തനിക്ക് കൃത്യമായി പറഞ്ഞുതരുന്ന രീതിയെ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നവരാണ് ഭൂരിഭാഗം ജീവനക്കാരും. തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കാനുള്ള ഭയവും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങള്‍ വരുമോ എന്ന ആശങ്കയുമാണ് മിക്കവരെയും കാര്യങ്ങള്‍ സ്വയം ആസൂത്രണം ചെയ്തു നടപ്പിലാക്കുന്നതില്‍ നിന്ന് പിന്നോട്ട് വലിക്കുന്നത് എന്നതാണ് സത്യം.

ഓരോ ദിവസവും എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്ന ചിന്തയിലേക്ക് ഓരോ ജീവനക്കാരേയും കൊണ്ടുവരിക എന്നത് പ്രധാനമാണ്. അവര്‍ തങ്ങളുടെ സമയം എങ്ങനെ ചെലവഴിക്കുന്നു എന്നത് അവരും തൊഴിലുടമയും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ടതാണ്. ഇതിനു ഞങ്ങള്‍ ഉപയോഗിക്കാറുള്ള ചില രീതികള്‍ ചുവടെ കൊടുക്കുന്നു.

ഓരോ ദിവസവും തങ്ങള്‍ക്ക് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ എന്താണെന്ന് ദിവസത്തിന്റെ തുടക്കത്തില്‍ തന്നെ ചിന്തിക്കാനും ആസൂത്രണം ചെയ്യാനും സഹായിക്കുന്ന ഒരു രീതി മിക്ക ജീവനക്കാര്‍ക്കും ആവശ്യമാണ്. മാനേജ്മെന്റ് ലെവലില്‍ ഉള്ള ജീവനക്കാരോട് എല്ലാ ദിവസവും കാലത്ത് ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തിനു മുമ്പായി അന്ന് അവര്‍ ചെയ്യാന്‍ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന പ്രധാന ജോലികള്‍ എന്താണെന്നത് ഒരു ഡെയ് ലി വര്‍ക്ക് പ്ലാന്‍ ആയി അയക്കാന്‍ നിര്‍ദേശിക്കാം. ഇത് കിട്ടിക്കഴിയുമ്പോള്‍ കൃത്യമായി ചുരുക്കത്തില്‍ ആണെങ്കിലും മറുപടി അയക്കാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം. തങ്ങള്‍ ചെയ്യുന്ന ഇക്കാര്യങ്ങള്‍ ആരെങ്കിലും ശ്രദ്ധിക്കുക എന്നത് ഫലപ്രദമായി ഇത് ചെയ്യാനുള്ള ഒരു പ്രചോദനമാണ്. മാറ്റങ്ങളോ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലുകളോ ആവശ്യമെങ്കില്‍ പറയാവുന്നതാണ്. ചില ടാസ്‌ക്

മാനേജ്മെന്റ് സോഫ്റ്റ് വെയറുകളില്‍ ഇത് അപ് ലോഡ് ചെയ്യാനുള്ള സൗകര്യങ്ങള്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും. അങ്ങനെ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതിലോ അല്ലെങ്കില്‍ ഗ്രൂപ്പുകളിലോ അഥവാ പേഴ്സണല്‍ മെസേജ് ആയോ ഇത് അയക്കാവുന്നതാണ്.

മിക്കവാറും ചെറുകിട, ഇടത്തരം സ്ഥാപനങ്ങളിലും റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗിന് ഒരു സിസ്റ്റം ഉണ്ടാകാറില്ല. അഥവാ ഉണ്ടെങ്കില്‍ തന്നെ ദിവസത്തിന്റെ അവസാനത്തില്‍ അന്നത്തെ കാര്യങ്ങള്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട് ചെയ്യുന്ന രീതി ആവും ഉള്ളത്. ഈ രീതിയുടെ ഒരു അപാകത എന്തെന്നാല്‍ പലപ്പോഴും ദിവസത്തിന്റെ തുടക്കത്തിലുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ പോലും വിട്ടുപോകാനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്. റിയല്‍-ടൈം റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗോ അതല്ലെങ്കില്‍ രണ്ടു മണിക്കൂര്‍ കൂടുമ്പോള്‍ ചെയ്യുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ വളരെ ചുരുക്കത്തിലും എളുപ്പത്തിലും റിപ്പോര്‍ട്ട് ചെയ്യാവുന്ന രീതികള്‍ അവലംബിക്കുന്നതാണ് ഉത്തമം. പലപ്പോഴും ഈ ഡാറ്റ pricing, costing, work distribution എന്നിങ്ങനെ തന്ത്രപരമായ പല തീരുമാനങ്ങള്‍ക്കും ഉപകാരപ്രദമാകാറുണ്ട് എന്നത് അനുഭവത്തിന്റെ വെളിച്ചത്തില്‍ ഞങ്ങള്‍ക്ക് പറയാനാകും.

ജോലി ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് അനുഭവപ്പെടുന്ന തടസങ്ങള്‍, ബുദ്ധിമുട്ടുകള്‍, മോശം അനുഭവങ്ങള്‍ എന്നിവ റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗില്‍ കൊണ്ടുവരുന്നത് നല്ലതാണ്.

ആവര്‍ത്തന സ്വഭാവമുള്ള ജോലികള്‍ ചെയ്യുന്നവരെ കൊണ്ട് റിപ്പോര്‍ട്ടിംഗ് ചെയ്യിക്കാതിരിക്കുന്നതാണ് ഉത്തമം (ഉദാഹരണം: ഡാറ്റ എന്‍ട്രിപോലുള്ള ജോലികള്‍).

ഒരു മാസത്തിന്റെയോ ആഴ്ചയുടെയോ അവസാനം റിപ്പോര്‍ട്ടിന്റെ ഒരു ചുരുക്കം ഉപയോഗിച്ച് ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും പ്രകടനം വിലയിരുത്തുന്നത് നല്ലതാണ്.

ഡെയ് ലി വര്‍ക്ക് പ്ലാനും റിപ്പോര്‍ട്ടും തമ്മില്‍ ഒത്തുനോക്കി എത്രമാത്രം ഫലപ്രദമാണ് പ്ലാനിംഗ് എന്നത് കണ്ടെത്താവുന്നതാണ്.

ലേഖനത്തിന്റെ ആദ്യം പറഞ്ഞ ബിസിനസുകാരനായ സുഹൃത്തിന് ഈ രീതി ഉപയോഗിച്ച് സ്ഥാപനത്തില്‍ മാറ്റങ്ങള്‍ കൊണ്ടുവരാന്‍ സാധിച്ചു. ചെറുകിട സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവരില്‍ അധികവും സ്വയം തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുന്നതിനും പ്ലാന്‍ ചെയ്യുന്നതിനും അവനവന്റെ ജോലികള്‍ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിനും വലിയ കഴിവ് ഉള്ളവരാകണമെന്നില്ല. അവരെ ഇത്തരം രീതികള്‍ പരിശീലിപ്പിച്ചാല്‍ അതിന് പ്രാപ്തരാക്കാന്‍ കഴിയും.