ജി.എസ്.ടി: ഈ രേഖകള്‍ നിങ്ങള്‍ സൂക്ഷിച്ചുവെയ്ക്കണം

ജി.എസ്.ടി നിയമം നിലനില്‍ക്കുമ്പോള്‍ സമാധാനത്തോടെയും പ്രയോജനത്തോടെയും ബിസിനസ് ചെയ്യണമെങ്കില്‍ കണക്കുകള്‍ ദിവസേന കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കണം. ജി.എസ്.ടി നിയമപ്രകാരം, ഒരു നികുതിദായകന്‍ താഴെ പറയുന്ന രേഖകള്‍ ബിസിനസ് സ്ഥലത്ത് എപ്പോഴും സൂക്ഷിക്കാന്‍ ബാധ്യസ്ഥനാണ്.

CGST ആക്റ്റിന്റെ സെക്ഷന്‍ 35 പ്രകാരം, ഓരോ രജിസ്റ്റേഡ് വ്യക്തിയും താഴെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങളെ സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകള്‍, തന്റെ പ്രിന്‍സിപ്പല്‍ ബിസിനസ് സ്ഥലത്ത് സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്:

• ഗുഡ്സിന്റെ ഉല്‍പ്പാദനത്തെ സംബന്ധിക്കുന്ന രേഖകള്‍.
  
• ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസുകളുടെ ഇന്‍വാര്‍ഡ് സപ്ലൈകളെയും ഔട്ട്വാര്‍ഡ് സപ്ലൈകളെയും സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകള്‍.
• ഗുഡ്സിന്റെ സ്റ്റോക്ക് സംബന്ധമായ കണക്കുകള്‍.
• എടുത്ത ഇന്‍പുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റിനെ സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകള്‍.
• അടയ്ക്കേണ്ടതായ ഔട്ട്പുട്ട് ടാക്സിനെ സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകള്‍.
• സര്‍ക്കാര്‍ ചട്ടങ്ങളിലൂടെ പ്രഖ്യാപിക്കുന്ന മറ്റ് കാര്യങ്ങളെ സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകള്‍.

ബിസിനസ് സ്ഥലത്ത് സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് ചട്ടങ്ങളിലൂടെ (റൂള്‍സ്) സര്‍ക്കാരുകള്‍ പ്രഖ്യാപിച്ച കണക്കുകളിലും രേഖകളിലും താഴെ പറയുന്നവ ഉള്‍പ്പെടുന്നു.

• ഇറക്കുമതി ചെയ്ത ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസുകളെ സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകളും രേഖകളും.
  
• റിവേഴ്സ് ചാര്‍ജ് അടിസ്ഥാനത്തില്‍ നികുതിയടയ്ക്കേണ്ടതായ സപ്ലൈകളെ സംബന്ധിക്കുന്ന കണക്കുകളും രേഖകളും, ഇന്‍വോയ്സുകള്‍, ബില്‍ ഓഫ് സപ്ലൈ, ഡെലിവറി ചലാനുകള്‍, ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകള്‍, ഡെബിറ്റ് നോട്ടുകള്‍, റെസീറ്റ് വൗച്ചറുകള്‍, പേയ്മെന്റ് വൗച്ചറുകള്‍, റീഫണ്ട് വൗച്ചറുകള്‍, ഇ-വേ ബില്ലുകള്‍.
• സ്വീകരിച്ചതും സപ്ലൈ ചെയ്തതുമായ ഗുഡ്സിനെ സംബന്ധിക്കുന്ന സ്റ്റോക്കിന്റെ കണക്കുകള്‍.
• ലഭിച്ച അഡ്വാന്‍സുകളുടെയും നല്‍കിയ അഡ്വാന്‍സുകളുടെയും അവയെ സംബന്ധിച്ച് ചെയ്ത അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റുകളുടെയും പ്രത്യേക കണക്കുകള്‍.
• അടയ്ക്കേണ്ടതായ നികുതി, ശേഖരിച്ച് അടച്ചതായ നികുതി, ഇന്‍പുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ്, ക്ലെയിം ചെയ്ത ഇന്‍പുട്ട് ടാക്സ്, കൂടാതെ ഓരോ നികുതിക്കാലയളവിനിടയ്ക്കും നല്‍കിയതോ സ്വീകരിച്ചതോ ആയ ടാക്സ് ഇന്‍വോയ്സ്, ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട്, ഡെബിറ്റ് നോട്ട്, ഡെലിവറി ചലാന്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ രജിസ്റ്റര്‍ എന്നിവ അടങ്ങുന്ന കണക്ക്.
• GST നിയമത്തിനു കീഴില്‍ നികുതിബാധകമായ ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസുകള്‍ ഏതൊക്കെ സപ്ലയര്‍മാരില്‍നിന്നും സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ടോ അവരുടെ പേരും മേല്‍വിലാസവും.
• സപ്ലൈകള്‍ നല്‍കിയവരുടെ പേരും മേല്‍വിലാസവും.
• ഗുഡ്സ് സൂക്ഷിക്കുന്ന പരിസരങ്ങളുടെ, ഗതാഗതമധ്യേ ഗുഡ്സ് സൂക്ഷിക്കുന്ന പരിസരങ്ങളുടേതുള്‍പ്പെടെ, പൂര്‍ണമായ മേല്‍വിലാസവും അത്തരം ഓരോ പരിസരത്തും സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന ഗുഡ്സിന്റെ വിശദാംശങ്ങളും.
• ഓരോ മാസവും ഗുഡ്സിന്റെ ഉല്‍പ്പാദനത്തിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന അസംസ്‌കൃത വസ്തുക്കളുടെയും സേവനങ്ങളുടെയും വിശദാംശങ്ങള്‍. അവ ഉപയോഗിച്ച് ഉല്‍പ്പാദിപ്പിക്കുന്ന ഉല്‍പ്പനങ്ങളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍. വേസ്റ്റോ ഉപോല്‍പ്പന്നങ്ങളോ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അവയുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ കാണിക്കുന്ന പ്രതിമാസ ഉല്‍പ്പാദന കണക്കുകള്‍.
• സര്‍വീസ് സപ്ലൈ ചെയ്യുന്നതിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഗുഡ്സിന്റെയും ഇന്‍പുട്ട് സര്‍വീസുകളുടെയും വിശദാംശങ്ങളും അവ ഉപയോഗിച്ച് സപ്ലൈ ചെയ്യുന്ന സര്‍വീസുകളുടെ വിശദാംശങ്ങളും കാണിക്കുന്ന കണക്കുകള്‍.

ജി.എസ്.ടി എന്നത് കണക്കുകളുടെ നിയമമാണ്. ഓരോ ബിസിനസുകാരും കണക്കെഴുതി, സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്റര്‍ സൂക്ഷിച്ച്, ഇതൊക്കെ പ്രകാരം പ്രതിമാസ റിട്ടേണ്‍ കൊടുക്കുന്ന ഒരു രീതിയിലേക്ക് മാറിയാല്‍ മാത്രമേ ജി.എസ്.ടിയെ ശരിയായ രീതിയില്‍ ഉപയോഗിക്കാന്‍ പറ്റുകയുള്ളൂ.

ജി.എസ്.ടിയില്‍ വലിയ തുകകള്‍ പിഴയായി വരുന്നതിന് ഒരു പ്രധാന കാരണം ബിസിനസുകാരുടെ അശ്രദ്ധയാണെന്ന വസ്തുത ഏവരും ഉള്‍ക്കൊള്ളണം. അതിനാല്‍, ബിസിനസുകാര്‍, ജി.എസ്.ടി റിട്ടേണ്‍ ഫയലിംഗും കണക്ക് സൂക്ഷിക്കലുമെല്ലാം പ്രൊഫഷണലുകളെ ഏല്‍പ്പിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍പ്പോലും, ഇടയ്ക്കിടെ തങ്ങളുടേതായ ഒരു പരിശോധനയ്ക്കു കൂടി സമയം കണ്ടെത്തുക. അതും ബിസിനസിന്റെ, കോസ്റ്റിംഗിന്റെ, ചെലവ് നിയന്ത്രണത്തിന്റെയൊക്കെ ഭാഗമാണ്. ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍ ലാഭത്തിന്റെ ഭാഗമാണ്.

വര്‍ക്ക്സ് കോണ്‍ട്രാക്റ്റുകള്‍ക്ക്

വര്‍ക്ക്സ് കോണ്‍ട്രാക്റ്റുകള്‍ക്കായി താഴെ പറയുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ കാണിക്കുന്ന പ്രത്യേക കണക്കുകള്‍ സുക്ഷിക്കണം:

• ആര്‍ക്കൊക്കെ വേണ്ടിയാണോ വര്‍ക്ക്സ് കോണ്‍ട്രാക്റ്റ് നിറവേറ്റപ്പെടുന്നത്, ആ വ്യക്തികളുടെ പേരും മേല്‍വിലാസവും.
  
• വര്‍ക്ക്സ് കോണ്‍ട്രാക്റ്റ് നടത്തുന്നതിനായി സ്വീകരിക്കുന്ന, ഉപയോഗിക്കുന്ന ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസുകളുടെ വിവരണം, മൂല്യം, അളവ്.
• ഓരോ വര്‍ക്ക്സ് കോണ്‍ട്രാക്റ്റിനെയും സംബന്ധിച്ച് ലഭിക്കുന്ന പേയ്മെന്റിന്റെ വിശദാംശങ്ങള്‍.
• ആരില്‍ നിന്നൊക്കെ ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസ് കൈപ്പറ്റിയിട്ടുണ്ടോ, ആ സപ്ലയര്‍മാരുടെ പേരും മേല്‍വിലാസവും.

ഏജന്റുമാര്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടത്

CGST ആക്റ്റിന്റെ സെക്ഷന്‍ 2(5)ല്‍ പ്രതിപാദിച്ചിരിക്കുന്നതു പോലെയുള്ള ഏജന്റുമാര്‍ താഴെ പറയുന്ന വിവരങ്ങള്‍ കാണിക്കുന്ന രേഖകള്‍ പ്രത്യേകമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്:

• ഏജന്റിന് ഓരോ പ്രിന്‍സിപ്പല്‍മാരുടെയും പേരില്‍ ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസുകള്‍ സ്വീകരിക്കാനോ സപ്ലൈ ചെയ്യാനോ അത്തരം ഓരോ പ്രിന്‍സിപ്പല്‍മാരും അധികാരപ്പെടുത്തിയതിന്റെ വിശദാംശങ്ങള്‍.
  
• ഓരോ പ്രിന്‍സിപ്പലിന്റെയും പേരില്‍ സ്വീകരിക്കപ്പെട്ട ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസിന്റെയും വിശദാംശങ്ങള്‍-വിവരണം, മൂല്യം, അളവ് എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടെ.
• ഓരോ പ്രിന്‍സിപ്പലിന്റെയും പേരില്‍ സപ്ലൈ ചെയ്ത ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസിന്റെയും വിശദാംശങ്ങള്‍- വിവരണം, മൂല്യം, അളവ് എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടെ.
• ഓരോ പ്രിന്‍സിപ്പലിനും സമര്‍പ്പിച്ച കണക്കുകളുടെ വിവരങ്ങള്‍.
• ഓരോ പ്രിന്‍സിപ്പലിന്റെയും പേരില്‍ സ്വീകരിക്കപ്പെട്ടതോ സപ്ലൈ ചെയ്തതോ ആയ ഗുഡ്സ്/സര്‍വീസിന്റെയും പേരില്‍ അടച്ച നികുതിയുടെ വിവരങ്ങള്‍.

(അഡ്വ. കെ.എസ്. ഹരിഹരന്‍ ഹൈക്കോടതിയിലെ അഭിഭാഷകനും ജി.എസ്.ടി ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള ബിസിനസ് നിയമങ്ങളുടെ ഫാക്കല്‍റ്റിയും എറണാകുളം ആസ്ഥാനമാക്കി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന K.S Hariharan & Associatesന്റെ സാരഥിയുമാണ്. ജി.എസ്.ടി സംബന്ധമായ എല്ലാ കാര്യങ്ങളും വിവരിക്കുന്ന മലയാള പുസ്തകത്തിന്റെ രചയിതാവുമാണ്. Ph:9846227555,9895069926)