നിങ്ങളുടെ പ്രശ്‌നത്തിന്റെ യഥാര്‍ത്ഥ കാരണം കണ്ടുപിടിക്കണോ? മീന്‍ മുള്ളുകള്‍ വെച്ച് കളിക്കാം..!
പലപ്പോഴും നമ്മള്‍ക്ക് ചുറ്റുമുണ്ടാകുന്ന പ്രശ്‌നങ്ങളുടെ യഥാര്‍ത്ഥ കാരണം കണ്ടുപിടിക്കാന്‍ നമ്മള്‍ ഏറെ പണിപ്പെടേണ്ടി വരാറുണ്ട്. ബിസിനസുകള്‍ അനുഭവിക്കുന്ന ഏറ്റവും വലിയ പ്രശ്‌നങ്ങളിലൊന്നും ഇതുതന്നെയാണ്.
പലപ്പോഴും പുറത്തേക്ക് വെളിവാകുന്നത് രോഗലക്ഷണങ്ങള്‍ മാത്രമാണ് എന്നുള്ളതാണ് സത്യം. അതിനാല്‍ തന്നെ പലരും ചികിത്സിക്കുന്നതും ഈ രോഗലക്ഷണങ്ങളെ തന്നെയാണ്. എന്നാല്‍ യഥാര്‍ത്ഥ കാരണം കണ്ടുപിടിക്കാതെ ചികില്‍സ ഫലപ്രദമാകില്ല എന്നുള്ളതുറപ്പ്. അത്തരത്തില്‍ യഥാര്‍ത്ഥ കാരണം കണ്ടുപിടിക്കാന്‍ ഉള്ള ചില വിദ്യകളാണ് നമ്മള്‍ ഇവിടെ പറയാന്‍ പോകുന്നത്. ഫിഷ്‌ബോണ്‍ ഡയഗ്രം (fish bone diagram) ഇതിനു പറ്റിയ ഒരു ടെക്‌നിക് ആണ്.
എന്റെ സുഹൃത്ത് ഷാഹിദിന് പറ്റിയ വലിയ ഒരു പ്രശ്‌നം തന്നെ ഉദാഹരണം ആയി എടുക്കാം. ഫ്‌ളാസ്‌കുകള്‍ നിര്‍മിക്കാനായി മെറ്റല്‍ സിലിണ്ടറുകള്‍ ഉണ്ടാക്കുന്ന ഒരു കമ്പനിയാണ് ഷാഹിദിന്റേത്. ആദ്യ ബാച്ച് പ്രൊഡക്ഷന്‍ എടുത്തു നോക്കിയപ്പോള്‍ ഈ സിലിണ്ടര്‍ ഭാഗവും അതിന്റെ മുകള്‍ ഭാഗവും തമ്മില്‍ കൂടിച്ചേരുന്നില്ല. അതിന്റെ വ്യാസത്തില്‍ എന്തോ വ്യത്യാസം വന്നിരിക്കുന്നു. ഒരു ബാച്ചില്‍ ഏകദേശം ഇരുപതിനായിരം പീസ് ആണ് നിര്‍മിച്ചു കഴിഞ്ഞിരിക്കുന്നത്. ശരിയായ ടെസ്റ്റ് റണ്‍ ചെയ്യാത്തതിന്റെ അഭാവം തന്നെയാണത്. പക്ഷെ എന്തായിരിക്കും ഈ വ്യത്യാസത്തിനു കാരണം? ഫിഷ്‌ബോണ്‍ ഡയഗ്രം ഉപയോഗിക്കാന്‍ പറ്റുന്ന ഒരു കേസാണിത്.
എന്താണ് ഫിഷ്‌ബോണ്‍ ഡയഗ്രം?
ഡോക്ടര്‍ കൌരു ഇഷികാവ (Kaoru Ishikawa) ആണ് ഫിഷ് ഫോണ്‍ എന്ന വിദ്യയുടെ ഉപജ്ഞാതാവ്. മീന്‍മുള്ള് പോലെയാണ് ഈ ഡയഗ്രം ഇരിക്കുന്നത്. ഒരു പ്രശ്‌നത്തെ ബാധിക്കാന്‍ സാധ്യതയുള്ള കാരണങ്ങളെല്ലാം തന്നെ അനലൈസ് ചെയ്ത്, ശരിയായ കാരണം കണ്ടുപിടിക്കാനായി ഇത് ഉപയോഗിക്കാം.
ഫിഷ്‌ബോണ്‍ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം?
ഒരു വൈറ്റ് ബോര്‍ഡിലോ ഫ്‌ളിപ്കാര്‍ട്ടിലോ അഥവാ സാധാരണ പേപ്പറിലോ ഇത്തരമൊരു ഫിഷ് ബോണ്‍ ഡയഗ്രം വരച്ചു തുടങ്ങാവുന്നതാണ്. മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്‌സല്‍ എന്‍ജിന്‍ റൂം തുടങ്ങിയ പലതരത്തിലുള്ള സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകളും ഇതിനായി ലഭ്യമാണ്.
പേപ്പറിന്റെ ഒരു ഭാഗത്തായി നിങ്ങള്‍ക്ക് പരിഹാരം കാണേണ്ടതായ പ്രശ്‌നം എത്രയും വിശദീകരിച്ച് എഴുതാമോ അത്രയും വിശദീകരിച്ച് എഴുതുക. അതിനുശേഷം അതിനോട് അനുബന്ധിച്ച് മത്സ്യത്തിന് ബാക്ക് ബോണ്‍ വരയ്ക്കുക. ഇനി വേണ്ടത് കാരണങ്ങളെ വേര്‍തിരിക്കുകയാണ്. ഫംഗ്ഷന്‍ അനുസരിച്ചും പ്രോസസിംഗ് സീക്വന്‍സ് അനുസരിച്ചും ഇതിനെ വേര്‍തിരിക്കാവുന്നതാണ്. കൂടുതലും ഫംഗ്ഷന്‍ അനുസരിച്ചാണ് വേര്‍തിരിക്കാറുള്ളത്. ഉദാഹരണത്തിന് മാനുഫാക്ചറിംഗിലുള്ള ഒരു പ്രശ്‌നമാണ് എന്നിരിക്കട്ടെ.
ഈ പ്രശ്‌ന കാരണങ്ങളെ മാനേജ്‌മെന്റ്, മെഷീന്, മെത്തേഡ്, മെറ്റീരിയല്‍സ്, മെഷര്‍മെന്റ്, മാന്‍ പവര്‍ എന്നിങ്ങനെ വേര്‍തിരിക്കാവുന്നതാണ്. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് ഒരു സര്‍വീസ് ആണെങ്കില്‍ മെഷീന് മാറ്റി വേണമെങ്കില്‍ അത് പോളിസീസ് ആക്കാം. ഈ കാരണങ്ങള്‍ ഒക്കെ തന്നെ മീനിന്റെ നട്ടെല്ലില്‍ നിന്ന് പുറപ്പെടുന്ന ചെറിയ മുള്ളുകള്‍പോലെ രേഖപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. ഓരോ മുള്ളും മെറ്റീരിയല്‍, മെഷര്‍മെന്റ്, മെഷീന്, മെത്തേഡ് എന്നിങ്ങനെ പലതരത്തിലുള്ള കാരണങ്ങളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
ഓര്‍ത്തുവയ്ക്കാന്‍ എളുപ്പത്തിനായി 8M എന്നാണ് ഇതിനെ പറയാറുള്ളത്. എന്നാല്‍ ഈ 8 എമ്മുകള്‍ കൊണ്ടുമാത്രം നമുക്ക് യഥാര്‍ത്ഥ പ്രശ്‌നങ്ങളെ മനസിലാക്കാന്‍ സാധിക്കുന്നില്ല എന്ന് കാണാം. ഇതില്‍ ഓരോ കാരണങ്ങളെയും അഥവാ ഘടകങ്ങളെയും എടുത്ത് വീണ്ടും അപഗ്രഥിച്ചാല്‍ മാത്രമേ ഈ ഓരോ ഘട്ടങ്ങളിലും ഉള്ള കൂടുതല്‍ കാരണങ്ങളിലേക്ക് എത്തിച്ചേരാന്‍ സാധിക്കുകയുള്ളൂ. ചിലപ്പോള്‍ ടീമുമായി ഒരു ബ്രെയ്ന്‍ സ്റ്റോമിംഗ് തന്നെ വേണ്ടി വന്നേക്കാം.
ഉദാഹരണത്തിന് ഇവിടെയുള്ള പ്രധാന പ്രശ്‌നം എന്നു പറയുന്നത് ഉല്‍പ്പാദനം ചെയ്ത സിലിണ്ടറിന്റെ വ്യാസത്തിലുള്ള വ്യത്യാസമാണ്. അതില്‍, ഉല്‍പ്പാദനം ചെയ്ത മെഷീന് പങ്കുണ്ടാകാന്‍ സാധ്യതയുണ്ട്. ഒരുപക്ഷേ അത് മെഷീന് വ്യത്യസ്തമായ സ്പീഡ് ഇല്ലാത്ത കാരണമായിരിക്കാം അല്ലെങ്കില്‍ ഫീഡില്‍ ഉള്ള വ്യത്യാസം ആയിരിക്കാം അതുമല്ലെങ്കില്‍ ശരിയായി ഉപയോഗിക്കാന്‍ അറിയാത്തതാകാം.
ചിലപ്പോള്‍ ശരിയായ മെറ്റീരിയല്‍ ഉപയോഗിക്കാത്തതോ, അമിത രാസപ്രവര്‍ത്തനത്താല്‍ വന്നിട്ടുള്ള വ്യത്യാസമോ ആവാം. ഇത്തരം ഘടകങ്ങള്‍ ഓരോന്നും കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കേണ്ടത് അതാത് മീന്‍മുള്ളുകളുടെയും കൂടെയാണ്. ഇതിനുശേഷം ഈ ഓരോ ഘടകങ്ങളും 5 WHY രീതി ഉപയോഗിച്ചുകൊണ്ട് വ്യക്തമായി അപഗ്രഥിച്ചാല്‍ യഥാര്‍ത്ഥ കാരണത്തിലേക്ക് എത്തിച്ചേരാ വുന്നതേയുള്ളൂ. ഉദാഹരണത്തിന് മെഷീന്റെ സ്പീഡ് കുറയാനുള്ള കാരണം മോട്ടോര്‍ ശരിയായി പ്രവര്‍ത്തിക്കാത്തത് ആകാം.
മോട്ടോര്‍ ശരിയാകാത്തത് അതിന്റെ ബെല്‍റ്റ് ലൂസ് ആയതു കൊണ്ടാകാം. ബെല്‍റ്റ് ലൂസ് ആയത് അത് പഴയത് ആയതിനാല്‍ ആകാം. എങ്കില്‍ ബെല്‍റ്റ് മാറ്റിയാല്‍ ഈ പ്രശ്‌നത്തിനു ഒരു പരിഹാരം ലഭിക്കേണ്ടതാണ്. ഇത്തരത്തില്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന ഓരോ കാരണങ്ങളെയും ശരിയായി അപഗ്രഥിച്ച് അത് അവസാന പ്രശ്‌നത്തെ എത്രമാത്രം സ്വാധീനിക്കുന്നു എന്ന് കണ്ടെത്തുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ചിലപ്പോള്‍ റിഗ്രഷന്‍ അനാലിസിസ് പോലുള്ള ടെക്‌നിക്കുകള്‍ ഇതിനുവേണ്ടി ഉപയോഗിക്കേണ്ടി വരാറുണ്ട്. എങ്കിലും സാധാരണഗതിയില്‍ ശരിയായ രീതിയിലുള്ള ചര്‍ച്ചകളിലൂടെ, ഡോക്യുമെന്റുകളും കണക്കുകളും പഠിക്കുന്നതിലൂടെ ഈ സ്വാധീനം എത്രമാത്രം ഉണ്ട് എന്ന് ശരിയായി മനസിലാക്കാവുന്നതേയുള്ളൂ.
ഷാഹിദിന്റെ കാര്യത്തില്‍ അയാള്‍ ഉപയോഗിച്ച മെഷീനുകള്‍ പഴയതായിരുന്നു. മാത്രമല്ല ശരിയായ സ്‌കില്‍ ഉള്ള ജോലിക്കാരെയും കിട്ടിയിരുന്നില്ല. മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ പ്രശ്‌നം മൂലം ഗുണനിലവാരം ടെസ്റ്റ് ചെയ്തതുമില്ല. എല്ലാം കൂടിയായപ്പോള്‍ പുറത്തു വന്ന ഉല്‍പ്പന്നം ഉപയോഗശൂന്യമായി എന്നതാണ് വാസ്തവം. ഇത്തരം ഒരു അനാലിസിസിനു ശേഷം, ഷാഹിദ് പല പഴയ മെഷീനുകളും മാറ്റി. ജോലിക്കാര്‍ക്ക് ശരിയായ പരിശീലനം കൊടുത്തു. ക്വാളിറ്റി ഡിപ്പാര്‍ട്ട്‌മെന്റ് ശക്തമാക്കി. പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ വലുതാകുന്നതിനു മുന്‍പേ ഫിഷ് ബോണ്‍ അനാലിസിസ് നടത്തുന്ന ഒരാളായി ഷാഹിദ് മാറിയിരിക്കുന്നു.
ഇത്, ജോലിസ്ഥലത്തോ ബിസിനസിലോ മാത്രമല്ല ജീവിതത്തിലും ഫലപ്രദമായി ഉപയോഗിക്കാം. വ്യക്തികള്‍, രീതികള്‍, നിയമങ്ങള്‍, ചുറ്റുപാടുകള്‍, സ്ഥലം, കാഴ്ച, ജോലി എന്നിങ്ങനെ പല തരത്തിലുള്ള ഘടകങ്ങള്‍ ജീവിത പ്രശ്‌നങ്ങളെ സ്വാധീനിച്ചേക്കാം. ഇവയുടെ ശരിയായ അപഗ്രഥനത്തിലൂടെ ജീവിത പ്രശന്ങ്ങളെയും നമുക്ക് വരുതിയിലാക്കാം.