കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് രംഗത്ത് വന്നതിനു ശേഷം ഞാന്‍ പരിചയപ്പെട്ട ഒരു സുഹൃത്താണ് രാജീവ്. രാജീവിന് ചില പ്രത്യേക തരത്തിലുള്ള മെഷീനുകള്‍ ഉണ്ടാക്കുന്ന ഒരു യൂണിറ്റ് ഉണ്ട്. സ്വതവേ അലസമായ മനോഭാവം ഉള്ളയാളാണ് രാജീവ്. അത് അയാളുടെ നോക്കിലും നടത്തത്തിലും ഒക്കെയുണ്ട്. എന്തിന്, ഉപയോഗിക്കുന്ന കാറും ഓഫീസ് മുറിയും എല്ലാം ഈ അലസതയുടെ
ലക്ഷണങ്ങള്‍ നമുക്ക് പറഞ്ഞു തരും…!
ഈ മെഷീനുകളില്‍ ചില ബുഷുകള്‍ ഉപയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഒരു കാര്‍ബണ്‍ സംയുക്തം ഉപയോഗിച്ചു നിര്‍മിക്കുന്ന ഈ ബുഷുകള്‍ വിലപിടിപ്പുള്ളതാണ്. സ്ഥിരമായി അത് ഊരിയെടുത്ത് വൃത്തിയാക്കി ഉപയോഗിച്ചാല്‍ മാത്രമേ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമത കിട്ടുകയുള്ളൂ…. എന്നാല്‍ രാജീവിന്റെ അലസത അവിടെ വില്ലനായി. പല ദിവസങ്ങളിലും ഈ ബുഷ് വൃത്തിയാക്കാതെ കിടന്നതു മൂലം അതിനു തേയ്മാനം കൂടുതല്‍ സംഭവിച്ച് പെട്ടെന്ന് കേടാകുന്നത് പതിവായി.
അങ്ങനെ രാജീവിന്റെ യൂണിറ്റ് നഷ്ടത്തിലായിത്തുടങ്ങി അലസത തന്നെയാണ് വില്ലന്‍ എന്ന് മനസിലായെങ്കിലും, കാലാകാലങ്ങളായുള്ള അലസത ഒറ്റ ദിവസം കൊണ്ട് മാറ്റിയെടുക്കാന്‍ പറ്റില്ല എന്ന് ഉറപ്പായിരുന്നു. അതിനാല്‍ തന്നെയാണ് ജപ്പാന്‍കാര്‍ ഉപയോഗിക്കുന്ന 5ട എന്ന മാര്‍ഗം സ്വീകരിക്കാന്‍ തീരുമാനിച്ചത്.
എന്താണ് 5ട?
ശരിയായ രീതിയില്‍ ഒരു ജോലി സ്ഥലമോ, വീടോ ഒക്കെ ക്രമീകരിക്കാനും അതുവഴി ഫലപ്രാപ്തി വര്‍ധിപ്പിക്കാനുമുള്ള ഒരു ജാപ്പനീസ് മാര്‍ഗമാണ് ഇത്. അഞ്ച് സ്റ്റെപ്പുകളില്‍ ആയാണ് ഇത് നടത്തപ്പെടുന്നത്. ഈ അഞ്ചു സ്റ്റെപ്പുകളെ കുറിക്കുന്ന ജാപ്പനീസ് വാക്കുകള്‍ ആയ seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke എന്നിവയുടെ ചുരുക്ക രൂപമാണ് 5ട എന്നത്. ഇംഗ്ലീഷില്‍ ഇതിനെ SORT, SET IN ORDER, SHINE, STANDARDISE, SUSTAIN എന്നും പറയാറുണ്ട്.
SORT
വീടോ, ജോലിസ്ഥലമോ ആയിക്കൊള്ളട്ടെ ആവശ്യമുള്ളതും ആവശ്യമില്ലാത്തതും ആയ ഒരുപാട് വസ്തുക്കള്‍ ചുറ്റിലും ഉണ്ടാകും. ഇവയെ ആവശ്യമുള്ളത്, ആവശ്യമില്ലാത്തത് എന്നിങ്ങനെ തരം തിരിക്കുന്ന പ്രക്രിയ ആണ് സോര്‍ട്ട്. ആവശ്യമില്ലാത്ത വസ്തുക്കളെ നീക്കം ചെയ്യുകയും ചെയ്യാം. നമ്മുടെ പേഴ്‌സിലോ, ഉപയോഗിക്കുന്ന മേശയിലോ ഒക്കെ ഈ സോര്‍ട്ട് ആദ്യം പ്രയോഗിച്ചു നോക്കാവുന്നതാണ്.
ആവശ്യമില്ലാത്ത ഒരുപാട് വസ്തുക്കള്‍ നീക്കം ചെയ്യുന്നതിലൂടെ സ്ഥലം ലാഭിക്കാം എന്നു മാത്രമല്ല, സാധനങ്ങള്‍ തിരയുന്നതിന്റെ സമയവും ലാഭിക്കാം. ചില സാധനങ്ങള്‍ ആവശ്യമുള്ളതാണോ എന്ന് സംശയം തോന്നിയേക്കാം. അത്തരം സാധനങ്ങള്‍ ഒരു റെഡ് ടാഗ് കെട്ടി കുറച്ചു നാള്‍ നിരീക്ഷണത്തിനു വിധേയമാക്കുക. ഇവയെ റെഡ് ടാഗ് ഏരിയയിലേക്ക് മാറ്റി വെക്കുകയും ആകാം.
SET IN ORDER
ആവശ്യമുള്ള സാധനങ്ങളെ ക്രമത്തില്‍ അടുക്കി വെയ്ക്കുക എന്ന ജോലിയാണ് അടുത്തത്. സ്പാന്നര്‍ പോലുള്ള ടൂളുകള്‍ ആണെങ്കില്‍ അവയുടെ നമ്പര്‍ അനുസരിച്ച് ക്രമത്തില്‍ തൂക്കിയിടാവുന്നതാണ്. പുസ്തകങ്ങള്‍ അവയുടെ വലുപ്പം അനുസരിച്ച് ക്രമത്തില്‍ അടുക്കി വെയ്ക്കാം. ജോലി സ്ഥലങ്ങളില്‍, അടുക്കളകളില്‍ എല്ലാം പെട്ടെന്ന് എടുക്കേണ്ട, അല്ലെങ്കില്‍ സ്ഥിരമായി എടുക്കേണ്ട സാധനങ്ങളെ കൈയെത്തും ദൂരത്തില്‍ ക്രമീകരിച്ച് വെയ്ക്കുന്നത് ഇതിന്റെ ഭാഗമായി ആണ്. ജോലി സമയം കുറയ്ക്കാനും ജോലിഭാരം ലഘൂകരിക്കാനും ഇത് സഹായിക്കും. സാധനങ്ങള്‍ വെയ്ക്കാന്‍ മാര്‍ക്കുകളും അടയാളങ്ങളും ഉണ്ടാക്കുക.
ഓരോന്നിനും പേര് എഴുതിയുള്ള ലേബലുകള്‍ ഉണ്ടാക്കുക എന്നതും ആവശ്യമാണ്. സ്റ്റോര്‍ റൂമുകളില്‍ സ്ഥലം അടയാളപ്പെടുത്തി, ലേബല്‍ ചെയ്ത്, റാക്കുകളില്‍ ക്രമത്തില്‍ വെച്ചിരിക്കുന്ന സാധനങ്ങള്‍ നിങ്ങളുടെ ഒരുപാട് സമയവും ധനവും പോകാതെ നോക്കാന്‍ സഹായിക്കും. സൈന്‍ ബോര്‍ഡുകള്‍, മറ്റ് അടയാളങ്ങള്‍ എന്നിങ്ങനെ നമ്മുടെ ജോലിയെ എളുപ്പമാക്കാന്‍ സഹായിക്കുന്ന എന്തും ഈ ഘട്ടത്തില്‍ പ്രായോഗികമാക്കാം.
SHINE
സ്ഥിരമായി ജോലിസ്ഥലവും, അതിനോടനുബന്ധിച്ച സാധനങ്ങളും വൃത്തിയാക്കുന്ന ഘട്ടമാണ് ഇത്. കാര്യം വളരെ സിമ്പിള്‍ ആണ് എന്ന് തോന്നാമെങ്കിലും ശരിയായ ടൈം ടേബിള്‍ വെച്ച്, ഓരോന്നും വൃത്തിയാക്കി സൂക്ഷിക്കാനുള്ള ഉത്തരവാദിത്തങ്ങള്‍ ഏല്‍പ്പിച്ചു കൊടുക്കേണ്ടതാണ്. പലപ്പോഴും ട്രെയ്ന്‍ ടോയ്‌ലറ്റുകളില്‍ അത് വൃത്തിയാക്കിയോ എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്താനായി ഇത്തരം ചാര്‍ട്ടുകള്‍ കാണാം. വൃത്തിയുള്ളതും സുഗമം ആയതുമായ ഒരന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും, ജോലി സ്ഥലങ്ങളുടെ സുരക്ഷ ഉറപ്പു വരുത്തുന്നതിനും സാധനങ്ങള്‍ ഈടു നില്‍ക്കുന്നതിനും സ്ഥിരമായ ഈ ക്ലീനിംഗ് നമ്മെ സഹായിക്കും.
ശരിയായ ഇടവേളകള്‍ തീരുമാനിച്ച്, ഓരോ സ്ഥലവും വൃത്തിയാക്കേണ്ട ചുമതലകള്‍ ഓരോരുത്തരെയും ഏല്‍പ്പിക്കുകയും അത് ശരിയായി നടക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുകയും ചെയ്താല്‍ കാര്യങ്ങള്‍ ഭംഗിയാകും. പെയ്ന്റ് ചെയ്യുക, തുരുമ്പ് കളയുക, പോളിഷ് ചെയ്യുക എന്നിങ്ങനെ ഓരോ വസ്തുക്കളുടെയും പൂര്‍ണമായ സംരക്ഷണമാണ് ഈ ഘട്ടത്തില്‍ ചെയ്യേണ്ടത്.
STANDARDISE
വ്യക്തമായ പോളിസികള്‍, രീതികള്‍ എന്നിവ രൂപീകരിക്കുകയാണ് ഈ ഘട്ടത്തില്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. ഓരോ ജോലിയും ആര്, എങ്ങനെ, എപ്പോള്‍, ഏതു വിധത്തില്‍ ചെയ്യണം എന്നത് ശരിയായി ഡോക്ക്യുമെന്റ് ചെയ്യണം. ആര്‍ക്കും ഒരു സംശയത്തിനും ഇട വരാത്ത രീതിയില്‍ നമ്മുടെ SOP (Standard Operating Procedure) വികസിപ്പിച്ചെടുക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞാല്‍ കാര്യങ്ങള്‍ എളുപ്പമായി. ഫ്‌ളോ ചാര്‍ട്ടുകള്‍, സ്ട്രക്ച്ചറുകള്‍ എന്നിവയൊക്കെ പ്രദര്‍ശിപ്പിക്കേണ്ടതായി വന്നേക്കാം.
ചിലപ്പോള്‍ ഫോട്ടോകളും, രേഖാ ചിത്രങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് ചില ജോലികളുടെ വിവരണം കൊടുക്കേണ്ടി വരും. ചില ഇലക്ട്രോണിക് ഉപകരണങ്ങള്‍ വാങ്ങുമ്പോള്‍ ഒപ്പം ലഭിക്കുന്ന യൂസര്‍ ഗൈഡ് ഇതിന് ഉദാഹരണം ആണ്. പലപ്പോഴും ഇത്തരം വിവരണങ്ങള്‍ ഇല്ലെങ്കില്‍ തെറ്റായ രീതിയില്‍ ഉപയോഗിച്ച് മെഷീനുകളും മറ്റ് വസ്തുക്കളും ഉപയോഗ ശൂന്യമാകാറുണ്ട്.
SUSTAIN
മുകളില്‍ പറഞ്ഞ ഈ ഘട്ടങ്ങളെല്ലാം ശരിയായി നടക്കുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുന്ന പ്രക്രിയ ആണിത്. ഇതിനായി ഇത് ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് വേണ്ടി ശരിയായ രീതിയിലുള്ള ട്രെയ്‌നിംഗ് സെഷനുകള്‍ ഏര്‍പ്പെടുത്തുക എന്നതാണ് ആദ്യ പടി.
ആഴ്ചയിലോ മാസത്തിലോ ഓഡിറ്റുകള്‍ നടത്തുക, മാറ്റങ്ങള്‍ ആവശ്യമാണെങ്കില്‍ അവ പ്രയോഗത്തില്‍ വരുത്തുക, 5ട പ്രക്രിയയില്‍ ഏര്‍പ്പെട്ടിരിക്കുന്നവരുടെ കൈയില്‍ നിന്ന് ഫീഡ്ബാക്ക് എടുക്കുക, എന്തെങ്കിലും പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധയില്‍ പെട്ടാല്‍ അതിന്റെ കാരണം കണ്ടുപിടിച്ച് അതിന് പരിഹാരം ഉണ്ടാക്കുക എന്നിവയെല്ലാം ഈ ഘട്ടത്തില്‍ ആണ് ചെയ്യേണ്ടത്. ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍ മേല്‍പ്പറഞ്ഞ നാലു സ്റ്റെപ്പുകളും നിലനിന്നു പോകും എന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുകയാണ് ഇവിടെ ചെയ്യുന്നത്.
നിങ്ങളുടെ ജോലി സ്ഥലത്തിന്റെ ഉല്‍പ്പാദന ക്ഷമത വളരെയധികം വര്‍ധിപ്പിക്കാന്‍ ഇത് സഹായിക്കും. കേരളത്തില്‍ ഞങ്ങള്‍ ഇത്തരം പരിശീലനങ്ങള്‍ ചെയ്ത പല സ്ഥലങ്ങളിലും 50 ശതമാനം വരെ വ്യത്യാസങ്ങള്‍ ഉണ്ടായിട്ടുണ്ട്. 5ട പ്രയോഗത്തില്‍ വരുത്താന്‍ നിങ്ങളുടെ കമ്പനിക്ക് അകത്തു നിന്നു തന്നെ ഒരു ലീഡറുടെ ആവശ്യമുണ്ട്. അത് നിങ്ങളോ, നിങ്ങള്‍ക്കൊപ്പമുള്ള ഒരാളോ ആകാം. പിന്നീട് ഓരോ സ്റ്റെപ്പുകളും ഓരോരുത്തര്‍ക്കായി ഉത്തരവാദിത്തങ്ങള്‍ കൊടുത്തുകൊണ്ട് ചെയ്യാന്‍ കഴിയും. ശരിയായി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് റിവാര്‍ഡുകളും, അല്ലാത്തവര്‍ക്ക് പെനാല്‍റ്റിയും ഏര്‍പ്പെടുത്താവുന്നതാണ്.
(സംശയങ്ങള്‍ ranjith@bramma.in എന്ന മെയ്‌ലില്‍ അയയ്ക്കാം)