മൊബൈല്‍ ഫോണ്‍ ശ്രദ്ധ തെറ്റിക്കുന്നുണ്ടോ? ഒഴിവാക്കാന്‍ വഴികളുണ്ട്
നിങ്ങള്‍ക്ക് വരുന്ന കോളുകള്‍ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്ത് സമയം ലാഭിക്കാം
Image by Canvs
ഉപരിപഠനത്തിനായി ഞാന്‍ എറണാകുളത്ത് വരുന്നത് തൊണ്ണൂറുകളുടെ മധ്യത്തിലാണ്. എന്റെ അമ്മാവന്‍ എറണാകുളത്തെ ഒരു അറിയപ്പെടുന്ന ബിസിനസുകാരന്‍ ആയിരുന്നു. ഒഴിവുസമയങ്ങളില്‍ അദ്ദേഹത്തോടൊപ്പം ഞാന്‍ സമയം ചെലവിടാറുണ്ട്. ബിസിനസുകാര്‍ ആയിരുന്ന അദ്ദേഹത്തിന്റെ സുഹൃത്തുക്കള്‍ പങ്കെടുത്തിരുന്ന ചര്‍ച്ചകളില്‍ ഞാനും ഒരു കേള്‍വിക്കാരനായി ഇരിക്കുമായിരുന്നു. ബിസിനസിന്റെ ആദ്യപാഠങ്ങള്‍ പലതും ഞാന്‍ അവിടെ നിന്നാണ് പഠിച്ചത് എന്ന് വേണമെങ്കില്‍ പറയാം.
ആ സായാഹ്നങ്ങളിലൊന്നില്‍ അമ്മാവന്റെ സുഹൃത്തായിരുന്ന ഒരു ബിസിനസുകാരന്‍ പങ്കുവെച്ച ഒരു അനുഭവം എന്റെ മനസില്‍ തങ്ങിനില്‍പ്പുണ്ട്. എക്സ്പോര്‍ട്ട് ബിസിനസില്‍ അതികായനായിരുന്നു അദ്ദേഹം. ആ ഇടയ്ക്ക് അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഒരു ഷിപ്പ്മെന്റ് യൂറോപ്പിലേക്ക് കയറ്റിയയച്ചിരുന്നു. അത് അവിടെയെത്തിയ ദിവസങ്ങളില്‍ അദ്ദേഹം കുടുംബവുമായി ഒരു യാത്രയില്‍ ആയിരുന്നു.
ചില രേഖകളുടെയും മറ്റും അഭാവത്താല്‍ കയറ്റിയയച്ചിരുന്ന കണ്ടെയ്നര്‍ അവിടെ ഇറക്കാന്‍ സാധിച്ചില്ല. ഈ വിവരം കൃത്യമായി കിട്ടാതിരുന്നതിനാല്‍ വലിയ നഷ്ടം അദ്ദേഹത്തിന് ഉണ്ടായി. ഇന്നത്തെ പോലെ ഒരു മൊബൈല്‍ ഫോണും ഇന്റര്‍നെറ്റും ഉണ്ടായിരുന്നെങ്കില്‍ അദ്ദേഹത്തിന്റെ ബിസിനസിനെത്തന്നെ പ്രതിസന്ധിയിലാക്കിയ ഈ നഷ്ടത്തെ ഒഴിവാക്കാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നു.
ആശയവിനിമയ മാര്‍ഗങ്ങളും നിര്‍മിതബുദ്ധിയും ഒട്ടേറെ വളര്‍ന്നു കഴിഞ്ഞ ഈ കാലയളവില്‍ ഇത്തരം പ്രശ്നങ്ങള്‍ വളരെ പരിമിതമാണ്. എന്നാല്‍ ഞങ്ങളെ കാണാന്‍ വരുന്ന ഇന്നത്തെ ബിസിനസുകാര്‍ അഭിമുഖീകരിക്കുന്ന പ്രശ്നം വളരെ വ്യത്യസ്തമാണ്. മൊബൈല്‍ ഫോണിന്റെയും സോഷ്യല്‍ മീഡിയയുടെയും അമിതമായ സ്വാധീനം ഒരു കാര്യത്തില്‍ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നതില്‍ നിന്നും നമ്മെ വ്യതിചലിപ്പിക്കാറുണ്ട്.
പല ചെറുകിട, ഇടത്തരം സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും കാര്യക്ഷമമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തെ മേല്‍പ്പറഞ്ഞ കാര്യം സാരമായി ബാധിക്കാറുണ്ട് എന്നതാണ് സത്യം. സംരംഭകനോടൊപ്പം, അല്ലെങ്കില്‍ അതില്‍ കൂടുതല്‍ അവിടുത്തെ ജീവനക്കാരും ഇതേ പ്രശ്നത്തെ നേരിടേണ്ടി വരാറുണ്ട്. സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ പുരോഗതി മനുഷ്യസമൂഹത്തിന് പ്രദാനം ചെയ്ത മിന്നല്‍ വേഗത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയ രീതികളെ ഫലപ്രദമായി എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം എന്നും അതിന്റെ ദോഷങ്ങളെ പരമാവധി എങ്ങനെ കുറയ്ക്കാമെന്നും നമുക്കൊന്നു നോക്കിക്കാണാം.
ഞാന്‍ എപ്പോഴും കോളിലാണ്
വളരെ വിജയകരമായി സംരംഭങ്ങള്‍ നടത്തിക്കൊണ്ടു പോകുന്ന പലര്‍ക്കും വളരെ ചുരുക്കം കോളുകള്‍ മാത്രമേ വരാറുള്ളൂ എന്നത് അവരുമായി ഇടപഴകുന്നവര്‍ക്ക് എളുപ്പത്തില്‍ മനസിലാകും. ഇത് ശ്രദ്ധിക്കുന്ന പലരും ഇതുപോലെ ആകണമെന്ന് ആഗ്രഹിക്കാറുണ്ട്. ഒരു ബിസിനസിന്റെ ആരംഭദശകളില്‍ ഈ ഒരു രീതി മുഴുവനായി പ്രാവര്‍ത്തികമാകണമെന്നില്ല.
ക്രിയേറ്റീവ് ആയ ജോലികള്‍ ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് അമിതമായ ഫോണ്‍ ഉപയോഗം താരതമ്യേന കൂടുതല്‍ ദോഷം ചെയ്യും. മീറ്റിംഗുകളിലും സീരിയസ് ആയ ചര്‍ച്ചകളിലും പങ്കെടുക്കുമ്പോള്‍ കോളുകളും മറ്റും എത്രമാത്രം നമ്മുടെ ശ്രദ്ധയെ പതറിപ്പിക്കാറുണ്ടെന്നും അത് മൊത്തത്തില്‍ ഇവയുടെ ഫലത്തെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കാറുണ്ടെന്നും ശ്രദ്ധിക്കണം.
ഓരോ സമയവും വിലപ്പെട്ടത്
മേല്‍പ്പറഞ്ഞ പ്രശ്നവുമായി ഞങ്ങളെ സമീപിക്കുന്ന സംരംഭകരോട് ഞങ്ങള്‍ ആദ്യം നിര്‍ദേശിക്കാറുള്ളത് അവര്‍ തന്നെ ഒരു ദിവസത്തെ മൊത്തം കോളുകളെ ഒന്ന് പഠിച്ച് നോക്കാനാണ്. ഓരോ കോളുകളും എന്തായിരുന്നു എന്നും അത് വരാന്‍ ഉണ്ടായ കാരണവും സ്വയം മനസിലാക്കി തുടങ്ങുമ്പോള്‍ ആദ്യപടി കഴിയും. പിന്നീട് ഇതില്‍ എത്ര കോളുകള്‍ അനാവശ്യമായിരുന്നു എന്നും ഏതൊക്കെയാണ് പ്രധാനമെന്നും ഒരു തരംതിരിവ് നടത്തണം.
തീരെ ആവശ്യമില്ലാത്ത കോളുകള്‍ നിര്‍ത്താനുള്ള മാര്‍ഗങ്ങള്‍ കാര്യമായി ആലോചിക്കണം. ചിലത് നമ്മുടെ കീഴില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് ഭാവിയില്‍ തിരിച്ചുവിടാനുള്ള മാര്‍ഗങ്ങള്‍ തേടുക. സമയം പരിമിതമായ ഒന്നാണെന്നും അതിനു വിലയുണ്ടെന്നും നാം അറിയണം. അതിനാല്‍ നാം സംസാരിക്കുന്ന
സമയവും വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ടതാണ്.
ബന്ധങ്ങളെ വളര്‍ത്താന്‍ സംസാരം നല്ലതാണെങ്കിലും ഇത് എല്ലായിടത്തും എല്ലാവരോടും പ്രയോഗിക്കണമെന്നില്ല. പലരും അരമണിക്കൂറിന്റെ കോളില്‍ വിഷയത്തിലേക്ക് വരുന്നത് ഇരുപതാമത്തെ മിനിറ്റില്‍ ആയിരിക്കും. ഒരു ചെറിയ മുഖവുരയ്ക്കോ കുശലാന്വേഷണത്തിനോ ശേഷം വിഷയത്തിലേക്ക് കടന്ന്, അതിന് ശേഷം മറ്റു കാര്യങ്ങള്‍ സംസാരിക്കുന്നതും ഫലപ്രദമാണ്. നമ്മുടെ ഒരു മണിക്കൂറിന്റെ വില ഒന്ന് തിട്ടപ്പെടുത്തി വെയ്ക്കുന്നത് വളരെ നല്ലതാണ്.
മൊബൈല്‍ ഫോണിലെ മറ്റു ആപ്ലിക്കേഷനുകളെക്കുറിച്ചും സോഷ്യല്‍ മീഡിയയുടെ ബിസിനസിനായുള്ള ശരിയായ ഉപയോഗത്തെക്കുറിച്ചും തുടര്‍ന്നുള്ള ലക്കങ്ങളില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താം.
കോളുകള്‍ കുറയ്ക്കാനുള്ള വഴികള്‍
♦ കൃത്യമായി മെസേജുകള്‍ക്കും ഇ-മെയിലുകള്‍ക്കും മറുപടി നല്‍കുക.
ചില രേഖകളുടെയും മറ്റും അഭാവത്താല്‍ കയറ്റിയയച്ചിരുന്ന കണ്ടെയ്നര്‍ അവിടെ ഇറക്കാന്‍ സാധിച്ചില്ല. ഈ വിവരം കൃത്യമായി കിട്ടാതിരുന്നതിനാല്‍ വലിയ നഷ്ടം അദ്ദേഹത്തിന് ഉണ്ടായി. ഇന്നത്തെ പോലെ ഒരു മൊബൈല്‍ ഫോണും ഇന്റര്‍നെറ്റും ഉണ്ടായിരുന്നെങ്കില്‍ അദ്ദേഹത്തിന്റെ ബിസിനസിനെത്തന്നെ പ്രതിസന്ധിയിലാക്കിയ ഈ നഷ്ടത്തെ ഒഴിവാക്കാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നു.
ആശയവിനിമയ മാര്‍ഗങ്ങളും നിര്‍മിതബുദ്ധിയും ഒട്ടേറെ വളര്‍ന്നു കഴിഞ്ഞ ഈ കാലയളവില്‍ ഇത്തരം പ്രശ്നങ്ങള്‍ വളരെ പരിമിതമാണ്. എന്നാല്‍ ഞങ്ങളെ കാണാന്‍ വരുന്ന ഇന്നത്തെ ബിസിനസുകാര്‍ അഭിമുഖീകരിക്കുന്ന പ്രശ്നം വളരെ വ്യത്യസ്തമാണ്. മൊബൈല്‍ ഫോണിന്റെയും സോഷ്യല്‍ മീഡിയയുടെയും അമിതമായ സ്വാധീനം ഒരു കാര്യത്തില്‍ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നതില്‍ നിന്നും നമ്മെ വ്യതിചലിപ്പിക്കാറുണ്ട്.
പല ചെറുകിട, ഇടത്തരം സ്ഥാപനങ്ങളുടെയും കാര്യക്ഷമമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തെ മേല്‍പ്പറഞ്ഞ കാര്യം സാരമായി ബാധിക്കാറുണ്ട് എന്നതാണ് സത്യം. സംരംഭകനോടൊപ്പം, അല്ലെങ്കില്‍ അതില്‍ കൂടുതല്‍ അവിടുത്തെ ജീവനക്കാരും ഇതേ പ്രശ്നത്തെ നേരിടേണ്ടി വരാറുണ്ട്. സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ പുരോഗതി മനുഷ്യസമൂഹത്തിന് പ്രദാനം ചെയ്ത മിന്നല്‍ വേഗത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയ രീതികളെ ഫലപ്രദമായി എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം എന്നും അതിന്റെ ദോഷങ്ങളെ പരമാവധി എങ്ങനെ കുറയ്ക്കാമെന്നും നമുക്കൊന്നു നോക്കിക്കാണാം.
ഞാന്‍ എപ്പോഴും കോളിലാണ്
വളരെ വിജയകരമായി സംരംഭങ്ങള്‍ നടത്തിക്കൊണ്ടു പോകുന്ന പലര്‍ക്കും വളരെ ചുരുക്കം കോളുകള്‍ മാത്രമേ വരാറുള്ളൂ എന്നത് അവരുമായി ഇടപഴകുന്നവര്‍ക്ക് എളുപ്പത്തില്‍ മനസിലാകും. ഇത് ശ്രദ്ധിക്കുന്ന പലരും ഇതുപോലെ ആകണമെന്ന് ആഗ്രഹിക്കാറുണ്ട്. ഒരു ബിസിനസിന്റെ ആരംഭദശകളില്‍ ഈ ഒരു രീതി മുഴുവനായി പ്രാവര്‍ത്തികമാകണമെന്നില്ല.
ക്രിയേറ്റീവ് ആയ ജോലികള്‍ ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് അമിതമായ ഫോണ്‍ ഉപയോഗം താരതമ്യേന കൂടുതല്‍ ദോഷം ചെയ്യും. മീറ്റിംഗുകളിലും സീരിയസ് ആയ ചര്‍ച്ചകളിലും പങ്കെടുക്കുമ്പോള്‍ കോളുകളും മറ്റും എത്രമാത്രം നമ്മുടെ ശ്രദ്ധയെ പതറിപ്പിക്കാറുണ്ടെന്നും അത് മൊത്തത്തില്‍ ഇവയുടെ ഫലത്തെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കാറുണ്ടെന്നും ശ്രദ്ധിക്കണം.
ഓരോ സമയവും വിലപ്പെട്ടത്
മേല്‍പ്പറഞ്ഞ പ്രശ്നവുമായി ഞങ്ങളെ സമീപിക്കുന്ന സംരംഭകരോട് ഞങ്ങള്‍ ആദ്യം നിര്‍ദേശിക്കാറുള്ളത് അവര്‍ തന്നെ ഒരു ദിവസത്തെ മൊത്തം കോളുകളെ ഒന്ന് പഠിച്ച് നോക്കാനാണ്. ഓരോ കോളുകളും എന്തായിരുന്നു എന്നും അത് വരാന്‍ ഉണ്ടായ കാരണവും സ്വയം മനസിലാക്കി തുടങ്ങുമ്പോള്‍ ആദ്യപടി കഴിയും. പിന്നീട് ഇതില്‍ എത്ര കോളുകള്‍ അനാവശ്യമായിരുന്നു എന്നും ഏതൊക്കെയാണ് പ്രധാനമെന്നും ഒരു തരംതിരിവ് നടത്തണം.
തീരെ ആവശ്യമില്ലാത്ത കോളുകള്‍ നിര്‍ത്താനുള്ള മാര്‍ഗങ്ങള്‍ കാര്യമായി ആലോചിക്കണം. ചിലത് നമ്മുടെ കീഴില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് ഭാവിയില്‍ തിരിച്ചുവിടാനുള്ള മാര്‍ഗങ്ങള്‍ തേടുക. സമയം പരിമിതമായ ഒന്നാണെന്നും അതിനു വിലയുണ്ടെന്നും നാം അറിയണം. അതിനാല്‍ നാം സംസാരിക്കുന്ന
സമയവും വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ടതാണ്.
ബന്ധങ്ങളെ വളര്‍ത്താന്‍ സംസാരം നല്ലതാണെങ്കിലും ഇത് എല്ലായിടത്തും എല്ലാവരോടും പ്രയോഗിക്കണമെന്നില്ല. പലരും അരമണിക്കൂറിന്റെ കോളില്‍ വിഷയത്തിലേക്ക് വരുന്നത് ഇരുപതാമത്തെ മിനിറ്റില്‍ ആയിരിക്കും. ഒരു ചെറിയ മുഖവുരയ്ക്കോ കുശലാന്വേഷണത്തിനോ ശേഷം വിഷയത്തിലേക്ക് കടന്ന്, അതിന് ശേഷം മറ്റു കാര്യങ്ങള്‍ സംസാരിക്കുന്നതും ഫലപ്രദമാണ്. നമ്മുടെ ഒരു മണിക്കൂറിന്റെ വില ഒന്ന് തിട്ടപ്പെടുത്തി വെയ്ക്കുന്നത് വളരെ നല്ലതാണ്.
മൊബൈല്‍ ഫോണിലെ മറ്റു ആപ്ലിക്കേഷനുകളെക്കുറിച്ചും സോഷ്യല്‍ മീഡിയയുടെ ബിസിനസിനായുള്ള ശരിയായ ഉപയോഗത്തെക്കുറിച്ചും തുടര്‍ന്നുള്ള ലക്കങ്ങളില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താം.
കോളുകള്‍ കുറയ്ക്കാനുള്ള വഴികള്‍
♦ കൃത്യമായി മെസേജുകള്‍ക്കും ഇ-മെയിലുകള്‍ക്കും മറുപടി നല്‍കുക.
♦ മറ്റുള്ളവരെ ആവശ്യത്തിന് മാത്രം വിളിക്കുക.
♦ ദീര്‍ഘനേരം സംസാരിക്കേണ്ട കോളുകള്‍ മുമ്പേ നിശ്ചയിച്ച് ഉറപ്പിക്കുക.
♦ അനാവശ്യ മാര്‍ക്കറ്റിംഗ് കോളുകള്‍ വരാവുന്ന നമ്പറുകള്‍ അപ്പപ്പോള്‍ തന്നെ ബ്ലോക്ക് ചെയ്യുക.
♦Do not disturb ആക്ടിവേറ്റ് ചെയ്യുക.
♦ തികച്ചും ശല്യക്കാരായ ചിലരുണ്ട്. നിര്‍വാഹമുണ്ടെങ്കില്‍ അവരുടെ ബിസിനസ് അവസാനിപ്പിക്കുന്നതാണ് ഉത്തമം.
(ഹാന്‍ഹോള്‍ഡ് കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡിന്റെ ഡയറക്റ്ററാണ് ലേഖകന്‍. ഇ-മെയ്ല്‍: reachus@hanhold.com, വെബ്സൈറ്റ്: www.hanhold.com, ഫോണ്‍: 62386 01079)
(ഹാന്‍ഹോള്‍ഡ് കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡിന്റെ ഡയറക്റ്ററാണ് ലേഖകന്‍. ഇ-മെയ്ല്‍: reachus@hanhold.com, വെബ്സൈറ്റ്: www.hanhold.com, ഫോണ്‍: 62386 01079)