നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിനും വേണം, റവന്യു ബജറ്റിംഗ്

'വിപണിയിലുണ്ടായിട്ടുള്ള ഈ വിലക്കയറ്റം കുടുംബ ബജറ്റുകളെ താളംതെറ്റിക്കും' വാര്‍ത്തകളില്‍ നാം ഇടയ്ക്കിടെ കാണാറുള്ള ഒരു പ്രയോഗമാണിത്. മധ്യവര്‍ഗ കുടുംബങ്ങള്‍ അറിഞ്ഞോ അറിയാതെയോ ചെയ്യാറുള്ള ഒന്നാണ് മാസം തോറുമുള്ള ചെലവുകള്‍ക്കായി ഒരു ബജറ്റ് തയാറാക്കുകയെന്നത്. അതില്‍ സ്ഥിരമായി അവര്‍ക്ക് വരുന്ന വരവു-ചെലവുകളും നിക്ഷേപങ്ങളും നീക്കിയിരുപ്പുകളും എല്ലാം ഉള്‍പ്പെടും.

വലിയ ബിസിനസ് സ്ഥാപനങ്ങള്‍ വര്‍ഷാദ്യങ്ങളില്‍ വിപുലമായി തയാറാക്കുന്ന ബജറ്റുകളുടെ ഒരു ചെറിയ രൂപമാണ് മേല്‍പ്പറഞ്ഞ കുടുംബ ബജറ്റുകള്‍. കഴിഞ്ഞ ലേഖനത്തില്‍ ക്യാപ്പിറ്റല്‍ ബജറ്റിനെ കുറിച്ച് ചര്‍ച്ച ചെയ്തിരുന്നു. പുതിയ സംരംഭങ്ങള്‍ക്കും ഡിവിഷനുകള്‍ക്കും ആരംഭദശ മുതല്‍ കൃത്യമായി വരുമാനം നേടുന്നതു വരെയുള്ള കാലയളവിന്റെ ചെലവുകള്‍ക്കായുള്ള ബജറ്റിനെയാണ് ക്യാപിറ്റല്‍ ബജറ്റിംഗ് എന്നതുകൊണ്ട് അര്‍ത്ഥമാക്കുന്നത്.

നിലവില്‍ പ്രവര്‍ത്തിച്ചു വരുന്ന ഒരു സംരംഭത്തിന്റെ വരും-സാമ്പത്തിക വര്‍ഷങ്ങളിലേക്കുള്ള ഒരു സാമ്പത്തിക രൂപരേഖ തയാറാക്കുന്നതിനെയാണ് റവന്യു ബജറ്റിംഗ് എന്ന് പറയുന്നത്. റവന്യു ബജറ്റ് തയാറാക്കുമ്പോള്‍ ആദ്യമായി നാം ചിന്തിക്കേണ്ടത് ആ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം നേടാന്‍ സാധ്യതയുള്ള വരുമാനങ്ങളെക്കുറിച്ചാണ്. ഇത് മാസം തിരിച്ചു ചെയ്യുന്നതാണ് ഉചിതം.

സെയില്‍സ് ടാര്‍ഗറ്റ് ആയി കൊടുക്കുന്ന തുക ഇതോ ഇതിനു മുകളിലുള്ളതോ ആയിരിക്കണം. ഇത് പ്രായോഗികമായി എത്തിച്ചേരാന്‍ സാധിക്കുന്ന ഒരു ടാര്‍ഗറ്റും ആയിരിക്കണം. സെയില്‍സിലൂടെ നേടുന്ന വരുമാനത്തിന് പുറമേ സ്ഥാപനത്തിലേക്ക് വരാവുന്ന മറ്റു വരുമാന സ്രോതസുകള്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അവയെയും ബജറ്റിന്റെ വരുമാനങ്ങളില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.

ഉദാഹരണത്തിന്: ഡെപ്പോസിറ്റ് റീഫണ്ടുകള്‍, വസ്തുവകകളോ പഴയ മെഷിനറികളോ വില്‍ക്കുമ്പോള്‍ കിട്ടാവുന്ന തുകകള്‍, ഫ്രാഞ്ചൈസി റോയല്‍റ്റി എന്നിവയില്‍ നിന്നും ഉണ്ടാകാവുന്ന വരുമാനങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവ. വരുമാനങ്ങള്‍ കണ്ടെത്തി കഴിഞ്ഞാല്‍ പിന്നീട് ചെലവുകള്‍ ഏതൊക്കെയാണെന്ന് മനസിലാക്കി തയാറാക്കാവുന്നതാണ്.

ഉല്‍പ്പാദനം/സേവനങ്ങള്‍ മാറുന്നതിനനുസരിച്ച് ഏറ്റക്കുറച്ചിലുകള്‍ വരുന്ന ചെലവുകളെയാണ് നാം variable expenses എന്ന് പറയുന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന്: ഒരു റെസ്‌റ്റോറന്റില്‍ വില്‍ക്കുന്ന ഭക്ഷണത്തിന്റെ അളവനുസരിച്ച് ആയിരിക്കും അവിടെ ഉപയോഗിക്കുന്ന സാധന-സാമഗ്രികളുടെ ചെലവുകള്‍. നിശ്ചിത ശമ്പളത്തിന് അല്ലാതെ ആവശ്യത്തിന് മാത്രം വിളിക്കാവുന്ന ജോലിക്കാരുടെ വേതനങ്ങളും ഈ ഗണത്തില്‍പ്പെടുത്താം.

ഇത്തരം ഡയറക്റ്റ് എക്‌സ്‌പെന്‍സസ് മൊത്തം സെയില്‍സിന്റെ ഒരു ശതമാനത്തില്‍ എടുക്കുകയാണ് എളുപ്പത്തില്‍ ചെയ്യാറുള്ളത്. ഉദാഹരണത്തിന്: ഒരു റെസ്‌റ്റോറന്റിലെ മൊത്തം വരവ് ഒരു ദിവസം 50,000 രൂപയാണെന്നിരിക്കട്ടെ. അതിനു വേണ്ടിവരുന്ന അസംസ്‌കൃത വസ്തുക്കളുടെ മൊത്തം ചെലവ് 50 ശതമാനം ആണെങ്കില്‍ 25,000 രൂപ എന്ന് എടുക്കാം.

ഇതിനു പുറമേ ഇന്ധന ചെലവിനും ദിവസ വേതനം ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതും ചേര്‍ക്കാം. അങ്ങനെ മൊത്തം 60 ശതമാനം ആണ് ഡയറക്റ്റ് ചെലവ് എങ്കില്‍ 20,000 രൂപ ആയിരിക്കും മൊത്ത ലാഭം (ഗ്രോസ് പ്രോഫിറ്റ്). ഇങ്ങനെ മൊത്തം വരുമാനത്തില്‍ നിന്ന് ആദ്യം ഡയറക്റ്റ് കോസ്റ്റുകള്‍ കുറയ്ക്കുമ്പോള്‍ നമുക്ക് മൊത്ത ലാഭം ലഭിക്കും. അതില്‍ നിന്ന് ഇന്‍ഡയറക്റ്റ് കോസ്റ്റ് കൂടി കുറച്ചാല്‍ നമുക്ക് ലാഭം/നഷ്ടം കിട്ടും. ഇതാണ് budgeted profit and loss account. ഇതിനെ മാസങ്ങളായോ ക്വാര്‍ട്ടറുകളായോ തിരിച്ചുണ്ടാക്കിയാല്‍ ക്യാഷ് നീക്കിയിരിപ്പോ അല്ലെങ്കില്‍ കമ്മിയോ മനസിലാക്കിയെടുക്കാം. ഇതിനെ ക്യാഷ് ഫ്‌ളോ എന്ന് പൊതുവില്‍ വിളിക്കാം.

എല്ലാ മാസങ്ങളിലും നിശ്ചിതമായി കൊടുക്കേണ്ട ചെലവുകള്‍ (fixed expenses) ആദ്യമേ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യാം. മൊത്തം ബിസിനസ് എന്തായിരുന്നാലും (കൂടിയാലും കുറഞ്ഞാലും) നിശ്ചിതമായി വരുന്ന ചെലവുകളെയാണ് ഫിക്‌സഡ് എക്‌സ്‌പെന്‍സസ് എന്ന് വിളിക്കുന്നത്. വാടക, ശമ്പളം, വൈദ്യുതി ചെലവ്, മറ്റ് സ്ഥിരമായി വരുന്ന ചെലവുകള്‍ എന്നിവ ഇതില്‍പ്പെടും. വരുമാനം കുറഞ്ഞാലും കൂടിയാലും ഈ ചെലവുകളില്‍ മാറ്റങ്ങള്‍ പെട്ടെന്ന് സാധ്യമല്ല. ഇത് തയാറാക്കുമ്പോള്‍ സ്ഥാപനത്തില്‍ ചെയ്യാന്‍ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന മാറ്റങ്ങള്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് വരാവുന്ന അധിക ചെലവോ അല്ലെങ്കില്‍ കുറവുകളോ കൂടി പരിഗണിക്കേണ്ടതാണ്.

നമ്മുടെ നാട്ടിലെ ചെറുകിട ഇടത്തരം സംരംഭങ്ങളൊന്നും ഇത്തരത്തില്‍ വ്യക്തമായൊരു ബജറ്റിംഗ് ചെയ്തു കൊണ്ടല്ല മുന്നോട്ടു പോകാറുള്ളത്. അഥവാ ചെയ്യുകയാണെങ്കില്‍ തന്നെ അത് പ്രകാരമല്ല ചെലവുകളും മൂലധന വിനിയോഗങ്ങളും നടപ്പാക്കാറുള്ളത്. ബജറ്റ് പ്രകാരമാണോ വരവ് ചെലവുകള്‍ നടക്കുന്നത് എന്ന് ഇടയ്ക്കിടെ പരിശോധിച്ച് പോകുന്ന രീതിയാണ് അവലംബിക്കേണ്ടത്. ഇതിനെ variance analysis എന്നാണ് വിളിക്കുന്നത്.

ബജറ്റില്‍ പറഞ്ഞതിനേക്കാള്‍ എത്രമാത്രം വ്യത്യസ്തമാണ് യഥാര്‍ത്ഥത്തിലുള്ള വരവോ ചെലവോ എന്നത് വ്യക്തമായി ഇതില്‍ കാണാവുന്നതാണ്. ചെറുകിട സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്ക് എല്ലാം ഒരു എക്‌സല്‍ ഫയലില്‍ തന്നെ ഇത് തയാറാക്കാം. വരവുകള്‍ കുറയുകയോ ചെലവുകള്‍ കൂടുകയോ ചെയ്യുന്നതിനനുസരിച്ച് വേണ്ടിവരുന്ന തുക മുന്‍കൂറായി മനസിലാക്കി ആസൂത്രണം ചെയ്യാവുന്നതാണ്. മറിച്ചാണ് സാഹചര്യമെങ്കില്‍ അധികമായി വരുന്ന തുക ഫലപ്രദമായി നിക്ഷേപിക്കാനും സാധിക്കും.