ഇക്കാര്യം ചെയ്യൂ, നിങ്ങളില്ലെങ്കിലും നിങ്ങളുടെ സംരംഭം നന്നായി ഓടും
കോവിഡ് കാലത്ത് ബിസിനസുകാര്‍ തീര്‍ച്ചയായും ചിന്തിക്കേണ്ട, വിശകലനം ചെയ്യേണ്ട കാര്യമിതാണ്.
ഏതൊരു ബിസിനസ് സംരംഭത്തിലും നിര്‍ണായകമായി വേണ്ട കാര്യമാണ് സിസ്റ്റവും പ്രോസസും. ഒരു സംരംഭം തുടക്കമിടുന്നത് ഒരു വ്യക്തിയാകാം. ആ വ്യക്തി നിയന്ത്രിക്കുന്ന പ്രസ്ഥാനത്തില്‍ നിന്ന് ഡാറ്റയാല്‍ നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്ന പ്രസ്ഥാനമാവുക, സിസ്റ്റം, പ്രോസസ് എന്നിവ കൊണ്ട് മുന്നോട്ട് നയിക്കുന്ന പ്രസ്ഥാനമാവുക, അതുപോലെ തന്നെ ഡാറ്റ കൊണ്ട് നയിക്കപ്പെടുന്ന പ്രസ്ഥാനം ഒരു പ്രത്യേക സംസ്‌കാരത്താല്‍ നയിക്കപ്പെടുന്നതായി മാറുക. അതും കടന്ന് സംഘടിതമായൊരു ബോധ്യത്താല്‍ മുന്നോട്ട് പോകുന്നൊരു പ്രസ്ഥാനമാവുക എന്നതെല്ലാം ആ കമ്പനിയുടെ വളര്‍ച്ചയുടെ ഘട്ടത്തിലെ നിര്‍ണായകമായ കാര്യങ്ങള്‍ തന്നെയാണ്.
ഓരോ സംരംഭകനും സ്വപ്നം കാണുന്ന ചിലതുണ്ട്.
ഓട്ടോ പൈലറ്റ് ഓര്‍ഗനൈസേഷന്‍ - അതായത് സ്വയമേവ ചലിക്കുന്നൊരു സംരംഭം.
ഓട്ടോ എക്‌സ്‌പൊണന്‍ഷ്യല്‍ ഓര്‍ഗനൈസേഷന്‍ - അതായത് പ്രസ്ഥാനം സ്വയമേവ വളര്‍ച്ച നേടുന്നത്
ഓട്ടോ ട്രാന്‍ഫോര്‍മിംഗ് ഓര്‍ഗനൈസേഷന്‍ - സ്വയം രൂപാന്തരീകരണത്തിന് സജ്ജമായത്.
ഇങ്ങനെയൊക്കെ ഉള്ളതാകണം തന്റെ പ്രസ്ഥാനവും എന്ന് സംരംഭകര്‍ ചിന്തിക്കുന്നു. നമ്മള്‍ ഈ പറഞ്ഞ രണ്ടാമത്തെയും മൂന്നാമത്തെയും കാര്യത്തിലേക്ക് സംരംഭം കടക്കണമെങ്കില്‍ ആദ്യം പ്രസ്ഥാനം ഓട്ടോ പൈലറ്റ് മോഡിലാകണം. കുറച്ചുകൂടി വ്യക്തമായി പറഞ്ഞാല്‍, നിങ്ങളുടെ കമ്പനി സ്വയമേവ വളര്‍ച്ച നേടുന്ന, സ്വയമേവ രൂപാന്തരീകരണത്തിന് വിധേയമാകുന്ന ഒന്നായി മാറണമെങ്കില്‍ അത് സ്വന്തം നിലയ്ക്ക് മുന്നോട്ട് പോകുന്ന ഒന്നാകണം. പ്രവചന സ്വഭാവമുള്ള സാഹചര്യങ്ങളില്‍, സംരംഭകന്റെ ഇടപെടല്‍ കൂടാതെ തന്നെ ബിസിനസ് മുന്നോട്ട് പോയിക്കൊണ്ടിരിക്കണം. അസാധാരണമായ, പ്രവചനാതീതമായ സാഹചര്യങ്ങളെ നേരിടാനുള്ള കാര്യങ്ങള്‍ ആസൂത്രണം ചെയ്യാന്‍ അപ്പോള്‍ സംരംഭകന് സാധിക്കും.
നിങ്ങളുടെ സംരംഭത്തെ എങ്ങനെ ഓട്ടോ പൈലറ്റ് മോഡിലാക്കാം?
ഡ്രൈവര്‍ സീറ്റില്‍ ആളില്ലാതെ കാറുകള്‍ നിരത്തിലോടുന്ന കാലമാണിത്. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിന്റെ സ്റ്റിയറിംഗും സദാ കൈയില്‍ പിടിച്ചിരിക്കേണ്ട. പക്ഷേ ആ സ്ഥിതിയിലേക്ക് സംരംഭം വളരാന്‍ പ്രാഥമികമായി വേണ്ട ഒരു കാര്യമുണ്ട്. അതാണ് സിസ്റ്റംസ് ആന്‍ഡ് പ്രോസസസ്. അതേ, ഇത് അത്രമാത്രം നിര്‍ണായകമായ കാര്യമാണ്. പക്ഷേ നിത്യേനയുള്ള പോരാട്ടങ്ങളും തിരക്കുകള്‍ക്കുമിടയില്‍ ഇക്കാര്യത്തെ കുറിച്ച് പല സംരംഭകരും ചിന്തിക്കാറുപോലുമില്ല.
ഇപ്പോള്‍ എന്തായാലും നിങ്ങള്‍ക്ക് കുറച്ച് സമയമൊക്കെ കിട്ടിയെന്നിരിക്കും. അപ്പോള്‍ നിങ്ങള്‍ ആദ്യം തന്നെ സ്വന്തം ഓര്‍ഗനൈസേഷനെ ഒന്നു വിശകലനം ചെയ്യൂ. എന്ത് പുതിയ സിസ്റ്റവും പ്രോസസുകളുമാണ് ഒരുക്കേണ്ടതെന്ന് കണ്ടെത്തുക. നിലവിലുള്ള സിസ്റ്റവും പ്രോസസുകളും പിന്തുടരുന്നുണ്ടോ? പിന്തുടരുന്നില്ലെങ്കില്‍, അത് എന്തുകൊണ്ടാണ്? നിലവിലുള്ള സിസ്റ്റത്തിലും പ്രോസസിലും എന്തെല്ലാം മാറ്റങ്ങളാണ് കൊണ്ടുവരേണ്ടത്? കൃത്യമായി എഴുതി തയ്യാറാക്കിയ പ്രോസസ് ഡോക്യുമെന്റുണ്ടോ? ഈ പ്രോസസ് ഡോക്യുമെന്റില്‍ അവസാനമായി എന്നാണ് മാറ്റം വരുത്തിയത്? ജീവനക്കാര്‍ പ്രോസസ് ഡോക്യുമെന്റ് വായിച്ചുനോക്കുന്നുണ്ടോ? അവര്‍ അത് പിന്തുടരുന്നുണ്ടോ?
പ്രോസസ് ഡോക്യുമെന്റിന്റെ കോപ്പികള്‍ ഓഫ്‌ലൈനിലും ഓണ്‍ലൈനിലും ലഭ്യമാണോ? നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ ഭാഗമായി നില്‍ക്കുന്ന ആളുകള്‍ക്കെല്ലാം, നിങ്ങളുടെ കമ്പനി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന വിവിധ സ്ഥലങ്ങളിലെല്ലാം അത് ലഭ്യമാണോ?
ഇത് വിശകലനങ്ങള്‍ നടത്തേണ്ട കാലമാണ്. സ്വയം ചോദ്യങ്ങള്‍ ചോദിക്കേണ്ട കാലമാണ്. നിങ്ങളുടെ ടീമിനോടും വിവരങ്ങള്‍ ആരായേണ്ട കാലമാണ്. ആഴത്തിലുള്ള പഠനങ്ങളും വിശകലനങ്ങളും കൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ ഓര്‍ഗനൈസേഷനെയും സിസ്റ്റവും പ്രോസസും കൊണ്ട് നയിക്കപ്പെടുന്ന ഒന്നാക്കി മാറ്റാം.
നിലവില്‍ നിങ്ങളുടെ സംരംഭത്തില്‍ ഒരു സിസ്റ്റവും പ്രോസസുമൊക്കെ കാണും. അതില്‍ കാലോചിതമായ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ അത് വരുത്തുക. അല്ലെങ്കില്‍ പുതിയതൊന്ന് കൊണ്ടുവരിക. എല്ലാ ഡിപ്പാര്‍്ട്‌മെന്റുകളും; അതായത് എച്ച് ആര്‍, സെയ്ല്‍സ്, മാര്‍ക്കറ്റിംഗ് എന്നിവയെല്ലാം സിസ്റ്റത്തിന്റെയും പ്രോസസിന്റെയും കീഴില്‍ കൊണ്ടുവരാന്‍ ശ്രമിക്കുക. പ്രോസസ് ഡോക്യുമെന്റുകള്‍ ആവശ്യമെങ്കില്‍ വീണ്ടും വീണ്ടും മാറ്റിയെഴുതുക. ജീവനക്കാരോട് ചോദ്യങ്ങള്‍ ചോദിക്കുക. അവര്‍ക്കറിയാവുന്നതെല്ലാം ചോദിച്ച് അറിയുക.
അതിനുശേഷം ഈ ഡോക്യുമെന്റ് എല്ലാവര്‍ക്കും ലഭ്യമാക്കുക. ഇതെല്ലാം എഴുതി പേപ്പറിലാക്കി വെച്ചതുകൊണ്ടും കാര്യമില്ല. അവയെല്ലാം കൃത്യമായി, ഒരു നല്ല ശീലം പോലെ എല്ലാവരും പിന്തുടരുന്നുണ്ടോയെന്നതും ഫോളോ അപ് ചെയ്യണം.
ഇങ്ങനെ ചെയ്താല്‍ എന്താണ് ഗുണം?
ഈ പരിപാടി ചെയ്താല്‍ ഒരുപാട് മെച്ചങ്ങള്‍ നിങ്ങള്‍ക്കുണ്ടാകും.
1. നിങ്ങളുടെ നിലവിലുള്ള കസ്റ്റമേഴ്‌സിന്റെയും നിങ്ങള്‍ക്ക് കിട്ടാനിടയുള്ള കസ്റ്റമേഴ്‌സിന്റെയും നല്ലൊരു ഡാറ്റ ബേസ് നല്ല രീതിയില്‍ സൃഷ്ടിക്കപ്പെടും.
2. നിങ്ങള്‍ക്ക് കസ്റ്റമേഴ്‌സുമായി വളരെ എളുപ്പത്തില്‍ കണക്ട് ചെയ്യാന്‍ പറ്റും
3. നിങ്ങളുടെ കസ്റ്റമേഴ്‌സിന് തികച്ചും അനുയോജ്യമായ പേഴ്‌സണലൈസ്ഡ്/ കസ്റ്റമൈസ്ഡ് സൊലൂഷന്‍ ഉണ്ടാക്കാന്‍ ശ്രമിക്കും
4. നിങ്ങളുടെ സംരംഭത്തിലേക്ക് പുതുതായി ചേരുന്ന ഒരു വ്യക്തിക്ക് വളരെ എളുപ്പത്തില്‍ അവിടെയുള്ള കാര്യങ്ങളുമായി ഇണങ്ങിച്ചേരാന്‍ പറ്റും.
5. സ്ഥാപനത്തിലെ ഹാജര്‍ നിലയും വൈകി വരലുമൊക്കെ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തപ്പെടും.
6. ഏത് ജോലി ആരെയാണ് ഏല്‍പ്പിച്ചിരിക്കുന്നതെന്ന് കൃത്യമായി മനസിലാക്കാന്‍ പറ്റും.
7. ഒരു പിഴവ് വന്നാല്‍ അത് എവിടെ നിന്ന്, ആരില്‍ നിന്ന് വന്നു എന്ന് കണ്ടെത്താനാകും. പിഴവുകള്‍ കുറയ്ക്കാനുള്ള വഴികള്‍ സ്വീകരിക്കാന്‍ പറ്റും.
8. ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനം സുതാര്യവും ഫലപ്രദവുമായ രീതിയില്‍ വിലയിരുത്താന്‍ പറ്റും.
9. കമ്പനിയിലെ എല്ലാ ഡോക്യുമെന്റുകളും കൃത്യമായി, ഒരിടത്ത് സൂക്ഷിക്കാന്‍ പറ്റും.
10. സിസ്റ്റം ജനറേറ്റഡ് ആയ കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ ഒരുപാട് സമയം ലാഭിക്കാന്‍ സഹായിക്കും.
11. ചെയ്യുന്ന ഓരോ പ്രവൃത്തിയിലും ഏറെ സമയലാഭമുണ്ടാകും.
12. നിങ്ങളുടെ സംരംഭം സ്വയം വളരുന്ന, സ്വയം രൂപാന്തരീകരണത്തിന് വിധേയമാകുന്ന ഒന്നായി മാറും.
സംരംഭത്തില്‍ സിസ്റ്റവും പ്രോസസും സൃഷ്ടിക്കാന്‍ നടത്തുന്ന ശ്രമങ്ങള്‍ മൂലം നിങ്ങളുടെ പ്രസ്ഥാനത്തില്‍ നല്ല കാര്യങ്ങള്‍ നടക്കും. എല്ലാ ജോലികളും മുന്‍കൂര്‍ നിശ്ചയിക്കപ്പെട്ട രേഖീകൃതമായ വിധത്തില്‍ നടക്കും. പ്രസ്ഥാനം സ്വയം ചലിക്കാന്‍ തുടങ്ങും. അപ്പോള്‍, സ്വന്തം സംരംഭത്തില്‍ ഇത്തരമൊരു മാറ്റം നടത്താനൊരുങ്ങുന്ന നിങ്ങള്‍ക്കെല്ലാവര്‍ക്കും അഹഹ വേല യെേല!
(മോട്ടിവേഷണല്‍ ഗുരുവും ഗ്രന്ഥകാരനും എന്‍ട്രപ്രണേറിയല്‍ കോച്ചും ബിസിനസ് എക്‌സ്‌പേര്‍ട്ടും Smmart ട്രെയ്‌നിംഗ് ആന്‍ഡ് കണ്‍സള്‍ട്ടന്‍സി സര്‍വീസസ് പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡിന്റെ ചെയര്‍മാനുമാണ് ലേഖകന്‍)