'ക്ലാസ്' ആക്കാം സൂം മീറ്റിംഗ്; ശ്രദ്ധിക്കൂ ഈ 15 സിംപിള്‍ കാര്യങ്ങള്‍
ലോക്ഡൗണ്‍ കാലം മുതല്‍ സൂം മീറ്റിംഗ് ആരംഭിച്ചവരില്‍ പലരും ഇപ്പോഴും ഔദ്യോഗിക മീറ്റിംഗുകള്‍ പലതും സൂം വഴിയാണ് ചെയ്യുന്നത്. സൂമോ ടീം മീറ്റിംഗോ എന്തുമാകട്ടെ,ചില കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിച്ചില്ലെങ്കില്‍ അത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിനെയോ പ്രൊഫഷനെയോ മോശമായി ബാധിച്ചേക്കാം. ഈ 15 കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിക്കൂ, ക്ലാസ് ആക്കാം നിങ്ങളുടെ സൂം മീറ്റിംഗ്.
ലോക്ഡൗണ്‍ കാലത്ത് ആരംഭിച്ച സൂം മീറ്റിംഗുകള്‍ പലരും മടുത്തു തുടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. എന്നാല്‍ വീട്ടിലിരുന്നു തന്നെ ലോകത്തെവിടെയുമുള്ളവരുമായി നേരിട്ട് സംസാരിക്കാനും ബിസിനസ് ഡീല്‍ ഉറപ്പിക്കാനും കഴിയുന്നുവെന്നത് സൗകര്യം മാത്രമല്ല പല ബിസിനസുകാരുടെയും ചെലവും കുറച്ചിട്ടുണ്ട്. എന്നാല്‍ സൂം മീറ്റിംഗ് ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള വര്‍ക് ഫ്രം ഹോം രീതിക്ക് അതിന്റേതായ ചില ദോഷങ്ങളുമുണ്ട്. ഓഫീസ് അന്തരീക്ഷമല്ല എന്നതാണ് എല്ലാവരെയും കുരുക്കുന്നത്. ഇത് ഫലപ്രദമായി ഒരുക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞാല്‍ തന്നെ പകുതി വിജയിച്ചു.
സൂം മീറ്റിംഗ് വിജയകരമാകുന്നത് രണ്ട് വ്യക്തികള്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ഒരു ഗ്രൂപ്പിന്റെ ആശയങ്ങള്‍ കൊണ്ട് മാത്രമാണോ. തീര്‍ച്ചയായും അല്ല, ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന രീതി, സൂം മീറ്റിംഗിലെ മര്യാദകള്‍, മീറ്റിംഗിന് നിങ്ങളിരിക്കുന്ന പരിസരം തുടങ്ങി ധരിക്കുന്ന വസ്ത്രം വരെ സൂം മീറ്റിംഗ് മര്യാദകളില്‍ പെടും. അഥവാ ചില കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിച്ചില്ലെങ്കില്‍ അത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിനെയോ പ്രൊഫഷനെയോ മോശമായി ബാധിക്കുമെന്നര്‍ത്ഥം. ഈ 15 കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിക്കൂ, ക്ലാസ് ആക്കാം നിങ്ങളുടെ സൂം മീറ്റിംഗ്.
1. പരമാവധി വിഡിയോ സാന്നിധ്യം ഉപയോഗിക്കുക
വീഡിയോയില്‍ ഒരിക്കലും പ്രത്യക്ഷപ്പെടാതെ സൂം മീറ്റിംഗില്‍ നിന്നും മുങ്ങുന്നവരുണ്ട്. സാങ്കേതിക പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഇല്ലെങ്കില്‍ പോലും തങ്ങളെ ആരും കാണേണ്ട എന്നു കരുതുന്ന ഇക്കൂട്ടരെപ്പോലെ ആകരുത്. സാങ്കേതിക പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ ഇല്ലാത്തപ്പോള്‍ വിഡിയോ സാന്നിധ്യം തന്നെ ഉറപ്പുവരുത്തുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിത്വത്തിന് മാറ്റു കൂട്ടുമത്രെ. സംസാരിക്കാതെ ഇരിക്കുമ്പോള്‍ ഓഡിയോ മ്യൂട്ട് ചെയ്ത്(നിശബ്ദമാക്കി) വയ്ക്കാനും മറക്കരുത്.
2. ഫോര്‍മല്‍സ് ധരിക്കുക
വീട്ടിലാണെന്നു കരുതി എന്തും ധരിച്ച് മീറ്റിംഗിന് ഇരിക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ പദവി, മീറ്റിംഗിന്റെ സ്വഭാവം എന്നിവ കണക്കിലെടുത്ത് ഫോര്‍മല്‍ ആയി തന്നെ വസ്ത്രം ധരിക്കാം.
3. വീഡിയോ സെറ്റ് ചെയ്യുന്ന സ്ഥലം
ബഹളങ്ങളില്ലാത്ത അടുക്കും ചിട്ടയുമുള്ള ഒരു സ്ഥലം വേണം ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗ് സെറ്റ് ചെയ്യാനായി തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത്. സെറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കില്‍ വൃത്തിയുള്ള ഒരു ചുവരിന് എതിര്‍വശം ഇരുന്നു സംസാരിക്കാം. സ്ഥിരമായി വര്‍ക് ഫ്രം ഹോം ചെയ്യുന്നവര്‍ കഴിയുമെങ്കില്‍ വീടിന്റെ ഒരു ഇടം ഓഫീസ് മുറി പോലെ സെറ്റ് ചെയ്യുന്നതാകും ഉചിതം.
4. ആവശ്യത്തിന് വെളിച്ചം
മുകളില്‍ പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങള്‍ക്കൊപ്പം നിങ്ങളുടെ മുറിയിലെ വെളിച്ചം കൂടി ക്രമീകരിക്കുക. മുഖം വ്യക്തമായി കാണുന്ന തരത്തില്‍ മറ്റൊരു ലാംപ് ഉപയോഗിക്കാം. മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് തന്നെ ഇരിക്കുന്ന സ്ഥലത്ത് ആവശ്യത്തിന് വെളിച്ചം ഉറപ്പുവരുത്തുക.
5. ക്യാമറയിലേക്ക് നോക്കുക
സ്‌ക്രീനില്‍ തെളിഞ്ഞുകാണുന്നവരെ നോക്കിയാണ് പലരും മറുപടി പറയുന്നത്. മീറ്റിംഗുകളില്‍ ഐ കോണ്‍ടാക്റ്റ് പ്രധാനമാണെന്നിരിക്കെ ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗില്‍ ക്യാമറ കണ്ണുകളിലേക്ക് നോക്കുക. (തുറിച്ച് നോട്ടം അരുത്) സ്വാഭാവികമായി തന്നെ ക്യാമറയിലേക്ക് നോക്കി സംസാരിക്കുമ്പോള്‍ സംസാരിക്കുന്ന വ്യക്തിയെയോ ഗ്രൂപ്പിനെയോ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതായി തോന്നും.
6. കംപ്യൂട്ടറും മറ്റ് സാമഗ്രികളും പരിശോധിക്കുക
സൂം മീറ്റിംഗിനോ മറ്റോ തയ്യാറെടുക്കുമ്പോള്‍ മീറ്റിംഗിന് 20 മിനിട്ട് മുന്‍പെങ്കിലും ഉപയോഗിക്കുന്ന ഉപകരണങ്ങള്‍, വൈഫൈ എന്നിവ പരിശോധിക്കുക, ഹെഡ്‌സെറ്റ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നുണ്ടോ എന്നുറപ്പു വരുത്തുക.
7. സംസാരിക്കാത്തപ്പോള്‍ മ്യൂട്ട് ചെയ്യുക
മറ്റുള്ളവര്‍ സംസാരിക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കുക എന്നതും സംസാരിക്കാത്തപ്പോള്‍ ഓഡിയോ മ്യൂട്ട് ചെയ്യുക എന്നതും മീറ്റിംഗിന് സാങ്കേതിക മികവ് മാത്രമല്ല നല്‍കുക. നിങ്ങളുടെ പെരുമാറ്റ മികവ് കൂടിയാണ് വ്യക്തമാക്കുക.
8. മീറ്റിംഗിനിടയില്‍ ഭക്ഷണം വേണ്ട
ഭക്ഷണം കഴിച്ചു കൊണ്ടോ ചായ കുടിച്ചു കൊണ്ടോ മീറ്റിംഗിനിടയില്‍ സംസാരിക്കരുത്. ഇത് മീറ്റിംഗിലെ മറ്റുള്ളവരോട് കാണിക്കുന്ന അനാദരവും നിങ്ങളുടെ പെരുമാറ്റത്തിലെ അപാകതയും വിളിച്ചോതും. ആവശ്യമെങ്കില്‍ വെള്ളം മാത്രം കുടിക്കുക. സംസാരത്തിനിടയില്‍ എങ്കില്‍ അനുവാദം ചോദിച്ച് മാത്രം വെള്ളം കുടിക്കുക.
9. സ്വകാര്യത സൂക്ഷിക്കുക
നിങ്ങളുടെ വീട്ടിലെ വ്യക്തികളുമായോ സംഭാഷണങ്ങളോ മീറ്റിംഗിനിടയില്‍ മറ്റുള്ളവരിലേക്ക് എത്തരുത്. അഥവാ മീറ്റിംഗിനിടയില്‍ കുട്ടികളോ പ്രായമായവരോ മുറിയിലേക്ക് പ്രവേശിക്കാതെ ഇരിക്കാനും ശ്രദ്ധിക്കുക. നിങ്ങളുടെ കുടുംബത്തിന്റെ സ്വകാര്യതയിലേക്ക് മറ്റുള്ളവരോ മറ്റുള്ളവരുടെ മുന്നിലേക്ക് കുടുംബത്തിന്റെ ചുറ്റുപാടോ കടന്നു വരുന്നത് ഒഴിവാക്കേണ്ടത് നിങ്ങളുടെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്.
10. ശ്രദ്ധയോടെ ഇരിക്കുക
നിങ്ങള്‍ പറയുമ്പോള്‍ മാത്രമല്ല. മറ്റുള്ളവര്‍ പറയുന്നതും പ്രധാനമാണ് എന്നത് മനസ്സിലാക്കണം. ശ്രദ്ധയോടെ ക്ഷമയോടെ കേള്‍ക്കുക.
11. ആവശ്യമുള്ളവര്‍ മാത്രം
എല്ലാ വിഷയവും എല്ലാവരുമായി ചര്‍ച്ച ചെയ്യാതെ ഇരിക്കുന്നതാണ് ഔദ്യോഗികമായ സുരക്ഷയ്ക്ക് പ്രധാനം. അതിനാല്‍ മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കാന്‍ പദ്ധതിയിടുമ്പോള്‍ തന്നെ ആരെയൊക്കെ ക്ഷണിക്കണം എന്നതും എന്ത് വിഷയം എന്നതുമെല്ലാം തീരുമാനിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന് ഒരു കമ്പനിയിലെ സെയ്ല്‍സ് വിഭാഗത്തിലെ കാര്യങ്ങള്‍ മാത്രം ചര്‍ച്ച ചെയ്യുന്നിടത്ത് ഉല്‍പ്പാദന വിഭാഗത്തിനെക്കൂടെ മീറ്റിംഗില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല. അഥവാ അവര്‍ക്ക് കൂടെ ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളാണ് പങ്കുവയ്ക്കപ്പെടുന്നതെങ്കില്‍ തെരഞ്ഞെടുത്ത പ്രതിനിധികളെ ചേര്‍ക്കാം.
12. വെബിനാറുകള്‍ പ്രത്യേകം
എല്ലാ സൂം അഥവാ ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗുകളും ഒരു പക്ഷെ ചര്‍ച്ചയോ ആശയവിനിമയം നടത്തേണ്ട സെഷനോ ആകണമെന്നില്ല. പ്രസന്റേഷന്‍ മാത്രമാണ് നടത്തുന്നതെങ്കില്‍ അത്തരത്തില്‍ ക്രമീകരിക്കുക. വെബിനാറോ മറ്റോ സംഘടിപ്പിക്കുമ്പോള്‍ അഡ്മിന്‍ ആവശ്യക്കാര്‍ക്ക് മാത്രം ഓഡിയോ വീഡിയോ പെര്‍മിഷന്‍ നല്‍കുക.
13. അവസാനിപ്പിക്കലും ഔപചാരികം
മീറ്റിംഗ് വിളിച്ച് കൂട്ടിയ ആള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ മീറ്റിംഗിനിടയില്‍ ഇറങ്ങി പോകരുത്. 'ഹോസ്റ്റ്' ആയിരിക്കണം മീറ്റിംഗില്‍ നിന്നും ഇറങ്ങുന്ന ഏറ്റവും ഒടുവിലത്തെ ആള്‍.
14. മീറ്റിംഗിന്റെ സുരക്ഷിതത്വം
പ്രൈവറ്റ് ആ മീറ്റിംഗുകളും പബ്ലിക്കിനെ കൂടെ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയുള്ള വെബിനാറുകളുമെല്ലാം അത്രമേല്‍ സര്‍വ സാധാരണമാണെന്നിരിക്കെ ഔപചാരികത കാത്തു സൂക്ഷിക്കേണ്ടവ തിരിച്ചറിയുക. മാത്രമല്ല, തന്ത്രപ്രധാനമായ കാര്യങ്ങള്‍ പങ്കുവയ്ക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകള്‍ ഫെയ്‌സ്ബുക്ക് ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള സോഷ്യല്‍മീഡിയ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകളില്‍ പങ്കു വയ്ക്കരുത്.
15. ഫീച്ചേഴ്‌സ് പഠിക്കുക
സ്‌ക്രീന്‍ പങ്കിടല്‍, സ്‌ക്രീന്‍ ലോക്ക് ചെയ്യല്‍, പങ്കെടുക്കുന്നവരെ നീക്കംചെയ്യല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ അവരെ ഹോള്‍ഡ് ചെയ്യല്‍, ഫയലുകള്‍ കൈമാറല്‍, ചാറ്റ് ഓപ്ഷനുകള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുക എന്നിങ്ങനെ നിരവധി സവിശേഷതകള്‍ ഈ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകളില്‍ ഉണ്ട്. ഇവ മനസ്സിലാക്കി ഉപയോഗിക്കുക.