ഗൂഗ്ളിന്റ ഈ ടൂള്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ പിന്നെ ജോലിയെളുപ്പം, ബിസിനസില്‍ നിര്‍ണായകം

ഇരുപത് വര്‍ഷങ്ങള്‍ക്കു മുമ്പ് നമ്മുടെ ഫോണ്‍ ബുക്ക് (നമ്പറുകള്‍ എഴുതിയിരുന്ന ബുക്ക്) നഷ്ടപ്പെട്ടാല്‍ അത് വലിയൊരു പ്രശ്നമായിരുന്നു. പത്ത് വര്‍ഷങ്ങള്‍ക്കിപ്പുറം നമ്മുടെ ഫോണ്‍ നഷ്ടപ്പെട്ടാല്‍ അതിന്റെ വിലയ്ക്കപ്പുറം നമ്മുടെ കോണ്‍ടാക്ടുകളും ഫോണ്‍ നമ്പറുകളും നഷ്ടപ്പെടുക എന്ന ഒരു കാര്യമായിരിക്കും നമ്മെ കൂടുതല്‍ അലട്ടുന്നത്. ഇന്ന് ഈ സാഹചര്യം ഇല്ല. കാരണം മിക്കവരുടെയും ഫോണ്‍ നമ്പറുകളും ഇമെയിലുകളും ഡോക്യുമെന്റുകളും ഫോട്ടോകളും എല്ലാം നമ്മള്‍ ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ടിലാണ് സൂക്ഷിക്കുന്നത്. അവിടെ നമ്മുടെ പേരിനപ്പുറം ഇമെയ്ല്‍ ഐഡിയാണ് ഐഡന്റിറ്റി. അതിനാല്‍ ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ട് നഷ്ടപ്പെടുന്നത് വലിയ വിഷമം ഉണ്ടാക്കുന്നതാണ്.

വര്‍ഷങ്ങളായി സൂക്ഷിച്ചുവെയ്ക്കേണ്ട പല ആശയ വിനിമയങ്ങളും ഔദ്യോഗിക എഴുത്തുകുത്തുകളും ഇന്ന് മെയില്‍ വഴിയാണ് നടക്കുന്നത്. ഭൂരിഭാഗം ആളുകളും ജിമെയില്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നത് കൊണ്ടുതന്നെ അതിലേക്ക് മാറുന്നതാണ് ഉത്തമം. ഒരു ജിമെയില്‍ ആപ്പ് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ പല ജിമെയില്‍ എക്കൗണ്ടുകളും അതിലൂടെ ഉപയോഗിക്കാനാവും. മറ്റു മെയിലുകളെ അപേക്ഷിച്ച് സ്റ്റോറേജ് സ്പേയ്സ് അധികമായി ലഭിക്കുന്നു എന്നതാണ് ജിമെയിലിനുള്ള മുന്‍ഗണന. മെയിലിന്റെ സെര്‍ച്ച് ഫീച്ചര്‍ മറ്റു മെയിലുകളെ അപേക്ഷിച്ച് നല്ലതാണ്. സുരക്ഷിതത്വത്തിന്റെ കാര്യത്തിലും ജിമെയില്‍ തന്നെയാണ് മുന്നില്‍.

1. ഇന്‍ബോക്സുകളെ പ്രൈമറി, അപ്ഡേറ്റ്, പ്രമോഷന്‍സ്, സോഷ്യല്‍ എന്നിവയായി തിരിക്കുന്നത് വളരെ ഉപകാരപ്രദമാണ്. ഇവയെക്കൂടാതെ ഇഷ്ടമുള്ള തലക്കെട്ടോട് കൂടി സ്വന്തമായി ഗ്രൂപ്പുകള്‍ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യാനും സാധ്യമാണ്.

2. പ്രൈമറി ഇന്‍ബോക്സില്‍ വന്നു വീഴുന്ന മെയിലുകളെ ഡ്രാഗ് ചെയ്ത് അത്യാവശ്യമുള്ള കാറ്റഗറിയിലേക്ക് മാറ്റാവുന്നതാണ്.

3. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഇതേ ഐഡിയില്‍ നിന്നും പിന്നീട് വരുന്ന മെയിലുകളെ ഓട്ടോമാറ്റിക് ആയി മാറ്റിയ കാറ്റഗറിയിലേക്ക് തിരിച്ചുവിടാനുള്ള ഓപ്ഷന്‍ ജിമെയില്‍ കാണിക്കും.

4. പ്രധാനപ്പെട്ട മെയിലുകളെ ഇംപോര്‍ട്ടന്റ് എന്ന് മാര്‍ക്ക് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കാം.

5. സോഷ്യല്‍, പ്രമോഷന്‍സ് കാറ്റഗറിയില്‍ വരുന്ന മെയിലുകളില്‍ പഴയ മെയിലുകള്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നത് സ്റ്റോറേജ് സേവ് ചെയ്യാന്‍ സഹായകരമാണ്.

6. മറ്റു പ്രധാന ഗൂഗ്ള്‍ ആപ്പുകള്‍ ആയ കലണ്ടര്‍, ഡ്രൈവ്, മീറ്റ് എന്നിവ ജിമെയിലിലൂടെ ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. മാത്രമല്ല, ഇവ കൂടാതെ കോഡിന്റെ സഹായം ഇല്ലാതെ തന്നെ ആപ്പുകള്‍ ഉണ്ടാക്കാവുന്ന ഗൂഗ്ള്‍ ആപ്ഷീറ്റുകളും ഉണ്ട്.

പല സ്രോതസുകളില്‍ നിന്നും റിമോട്ട് ആയി ഡാറ്റകള്‍ ശേഖരിച്ച് ചെയ്യുന്ന ഒരു ടൂള്‍ ആണ് ഗൂഗ്ള്‍ ഫോംസ് (google forms). നമുക്കാവശ്യമുള്ള ഘടനയില്‍ അവ ചോദ്യോത്തരങ്ങള്‍ ആയോ, കോളങ്ങള്‍ ആയോ ഈ വിവരം നാം ഉദ്ദേശിച്ച ആളുകളില്‍ നിന്നും ശേഖരിച്ച് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. അടിസ്ഥാനപരമായി സര്‍വേകള്‍ക്കായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ആപ്ലിക്കേഷന്‍ ആണിത്. ഒരു സ്ഥാപനത്തിലേക്ക് വരുന്ന അന്വേഷണങ്ങളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ശേഖരിക്കുക, പ്രോജക്ടുകള്‍ക്കും മറ്റു സര്‍വേകള്‍ക്കും ആയുള്ള വിവരങ്ങള്‍ സ്വീകരിക്കുക, മാര്‍ക്കറ്റിംഗിനും മറ്റു ഫീഡ്ബാക്കുകള്‍ക്കുമായി ഉപയോഗിക്കുക എന്നിവയാണ് പ്രധാനമായും ഗൂഗ്ള്‍ ഫോംസിന്റെ ഉപയോഗം.

ഗൂഗ്ള്‍ ഫോംസില്‍ നിന്നും ആവശ്യാനുസരണം വിവരങ്ങള്‍ ഗൂഗ്ള്‍ ഷീറ്റ്സി (google sheets) ലേക്ക് നല്‍കാവുന്ന വിധം ക്രമീകരിക്കാവുന്നതാണ്. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ വിവരങ്ങള്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യുമ്പോഴുള്ള ബുദ്ധിമുട്ടും തെറ്റുകളും ഒഴിവാക്കാനാകും.

ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍ നമുക്ക് ബിസിനസ് ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കും വ്യക്തിപരമായ ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കും എളുപ്പത്തിലും വളരെ ചെലവ് കുറഞ്ഞ രീതിയിലും ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ധാരാളം ആപ്ലിക്കേഷനുകള്‍ ഗൂഗ്ള്‍ വര്‍ക്ക് സ്പേസില്‍ (google workspace) ലഭ്യമാണ്. നമ്മുടെ ബിസിനസിന്റെ സാധ്യതകളെ വര്‍ധിപ്പിക്കാന്‍ ഇവ ഫലപ്രദമായി ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.

(ഹാന്‍ഹോള്‍ഡ് കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡിന്റെ ഡയറക്റ്ററാണ് ലേഖകന്‍. ഇ-മെയ്ല്‍: reachus@hanhold.com, വെബ്സൈറ്റ്: www.hanhold.com,ഫോണ്‍: 62386 01079)