ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗ് കാര്യക്ഷമമാക്കാം, ഫലപ്രദമായ വഴികളിതാ
സംരംഭകര്‍ ഇപ്പോള്‍ അനുഭവിക്കുന്ന പ്രതിസന്ധികള്‍ക്ക് പരിഹാരം നല്‍കുന്ന പംക്തിയില്‍ ഇത്തവണ ചാര്‍ട്ടേഡ് എക്കൗണ്ടന്റ് & മാനേജ്മെന്റ് കണ്‍സള്‍ട്ടന്റ് ഷാജി വര്‍ഗീസ്. ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗ് കാര്യക്ഷമമാക്കാനുള്ള പ്രായോഗിക മാര്‍ഗങ്ങള്‍ വായിക്കാം.
Q.കമ്പനികളുടെ ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗ് എങ്ങനെ കൂടുതല്‍ കാര്യക്ഷമമാക്കാം?
പൊതു, സ്വകാര്യ മേഖലയിലെ എല്ലാ കമ്പനികളും ഒരു സാമ്പത്തികവര്‍ഷത്തില്‍ 3-4 ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗുകള്‍ നടത്തിയിരിക്കണമെന്നത് നിര്‍ബന്ധമാണ്. ചില കമ്പനികളില്‍ ഇത് കടലാസിലൊതുങ്ങുന്ന ഒന്നായി മാറാറുണ്ട്. പ്രവര്‍ത്തന രംഗത്ത് മുന്നേറാന്‍ ആഗ്രഹിക്കുന്ന, നിലനില്‍ക്കാന്‍ ആഗ്രഹിക്കുന്ന കമ്പനികളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ഇത് അര്‍ത്ഥവത്തായ ഒരു കാര്യമാണ്. അതേ പ്രാധാന്യത്തോടെ വേണം ഇതിനെ കാണാനും.
ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കില്‍ മാനേജ്മെന്റ് മീറ്റിംഗ് എങ്ങനെ വേണമെന്ന് ചുരുക്കി പറയാം.
- ഗൗരവപൂര്‍ണമായിരിക്കണം
- കൃത്യമായ ഇടവേളകളില്‍ നടത്തിയിരിക്കണം. എല്ലാ മാസവും അല്ലെങ്കില്‍ മൂന്നുമാസം കൂടുമ്പോള്‍ എന്നിങ്ങനെ നിശ്ചിത സമയഘടനവേണം. ഇത് മുന്‍കൂട്ടി തീരുമാനിച്ചിരിക്കണം.
- കൃത്യമായ അജണ്ട വേണം.
അജണ്ടയില്‍ പറയുന്ന കാര്യങ്ങളെ കുറിച്ച് ബോര്‍ഡംഗങ്ങള്‍ക്ക് ധാരണ ഉണ്ടാകാനും അവര്‍ക്ക് രേഖകള്‍ പരിശോധിക്കാനും ആവശ്യമെങ്കില്‍ വിശദാംശങ്ങല്‍ നല്‍കിയിരിക്കണം.
- $ കമ്പനി സ്വീകരിച്ച തന്ത്രങ്ങള്‍ ബോര്‍ഡില്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യണം.
- $ മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിട്ട്സ് / സ്വീകരിച്ച നടപടികള്‍ അടക്കമുള്ള വിവരങ്ങള്‍ 24 മണിക്കൂറിനുള്ളില്‍ ബോര്‍ഡംഗങ്ങള്‍ക്ക് അയച്ചിരിക്കണം.
- $ ഏറ്റവും സുപ്രധാനമായ കാര്യം മാനേജ്മെന്റ് ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ സിസ്റ്റം വിശകലനം ചെയ്തിരിക്കണം. ഇത്് കമ്പനിയുടെ പ്രവര്‍ത്തനത്തിന്റെ പുരോഗതി വിലയിരുത്താനും പ്രവര്‍ത്തനശൈലിയില്‍ വേണ്ട മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്താനും സഹായിക്കും.
- $ എല്ലാത്തിനുമുപരിയായി പ്രൊഫഷണലിസവും ഗൗരവവും പ്രകടമാക്കേണ്ട ഒന്നാണ് ബോര്‍ഡ് മീറ്റിംഗുകള്‍.