ബിസിനസിനെ നേര്‍വഴിക്ക് നടത്താന്‍ ഇതാ ഒരു കേസ് സ്റ്റഡി!
ഭക്ഷ്യ സംസ്‌കരണ മേഖലയില്‍ തകര്‍ച്ചയെ നേരിട്ട കമ്പനിയെ പടിപടിയായി നേട്ടത്തിലെത്തിച്ച കഥ
നിങ്ങള്‍ പാചകം ചെയ്യുകയാണെന്ന് കരുതുക. ഒരു സ്വാദിഷ്ടമായ വിഭവമുണ്ടാക്കാന്‍ അതിനാവശ്യമായ ചേരുവകളും പാത്രങ്ങളും മറ്റു സൗകര്യങ്ങളും അത്യാവശ്യമാണ്. അല്ലേ?അതോടൊപ്പം തന്നെ അതിന്റെ പാചക വിധിപ്രകാരം കൃത്യമായി പാകം ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ അത് കഴിക്കുന്നവരുടെ ശരീരത്തിനും മനസിനും തൃപ്തിയും ആരോഗ്യവും നല്‍കുകയുള്ളൂ. ഒരു ചായ ഉണ്ടാക്കാന്‍ വ്യത്യസ്തമായ ആയിരക്കണക്കിന് വഴികളുണ്ട്. അത് ഓരോന്നും തരുന്ന ചായയുടെ രുചിയും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും. ഒരു കൃത്യമായ രുചി നിരന്തരമായി കിട്ടണമെങ്കില്‍ ഒരേ പ്രക്രിയ തന്നെ പിന്തുടരേണ്ടതുണ്ട്.
നിത്യജീവിതത്തില്‍ നാം ചെയ്യുന്ന മിക്കവാറും കാര്യങ്ങള്‍ ഭംഗിയായി കൈകാര്യം ചെയ്യാന്‍ രണ്ടു പ്രധാന ഘടകങ്ങള്‍ അത്യാവശ്യമാണ്.
1. അതിനുവേണ്ട അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങള്‍.
2. അത് ചെയ്യേണ്ട കൃത്യമായ പ്രക്രിയയെ പിന്തുടരുക.
ഏതൊരു സ്ഥാപനത്തെയും ജീവനും സത്തയുമുള്ള ഒരു പൂര്‍ണ വ്യക്തിത്വമായി വേണം മനസിലാക്കാന്‍. അതിനു തനതായ ഒരു ആത്മാവും മനസും ശരീരവുമുണ്ട് എന്ന കാര്യം നാം മുന്‍ ലക്കങ്ങളില്‍ വായിച്ചിരുന്നത് ഓര്‍ക്കുമല്ലോ. ഇതില്‍ സ്ഥാപനത്തിന്റെ മനസിനെ/സംസ്‌കാരത്തെ ക്രമപ്പെടുത്തുന്ന രീതികളും വഴികളും കഴിഞ്ഞ ലേഖനത്തില്‍ വിശദമായി പറഞ്ഞിട്ടുണ്ട്.
ഈ സ്ഥാപന വ്യക്തിത്വത്തിന്റെ മൂന്നാമത്തെ ഘടകമായ ശരീരത്തെക്കുറിച്ചാവാം ഈ ലക്കത്തില്‍. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങളായഓഫീസുകള്‍, വാഹനങ്ങള്‍, കമ്പ്യൂട്ടറുകള്‍ എന്നിവയും അവിടെ ഉപയോഗിക്കുന്ന സാങ്കേതികവിദ്യകളെയും പ്രക്രിയകളെയും (process) ആണ് മൊത്തത്തില്‍ നമ്മള്‍ സ്ഥാപന ശരീരം എന്ന് മനസിലാക്കേണ്ടത്. കൂട്ടായി തീരുമാനിച്ചുറപ്പിച്ച സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യത്തിലേക്ക് മുന്നേറുന്ന വഴികളില്‍ ഊര്‍ജസ്വലവും തെളിമയാര്‍ന്നതുമായ മനസോടുകൂടി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന അവിടുത്തെ ടീമിന് പിന്നീട് ആവശ്യം ഈ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്ക് വേണ്ട പ്രക്രിയകളെ കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തമായ അറിവും അത് നിറവേറ്റുന്നതിനുള്ള സൗകര്യങ്ങളും ആണ്.
മുന്‍ ലക്കങ്ങളില്‍ പ്രതിപാദിച്ച ഭക്ഷ്യ സംസ്‌കരണ മേഖലയില്‍ ഉള്ള സ്ഥാപനത്തെ മനസിലാക്കിയപ്പോള്‍ പറഞ്ഞ അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങളിലും പ്രക്രിയകളിലും ഒരുപാട് അപാകതകള്‍ കണ്ടെത്താന്‍ കഴിഞ്ഞു.
1. പാചകത്തിന് വേണ്ട വിഭവങ്ങള്‍ സൂക്ഷിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ ഒരു സ്റ്റോര്‍ ഉണ്ടായിരുന്നില്ല. ഇതുകാരണം ദിവസത്തില്‍ പലവട്ടം മാര്‍ക്കറ്റിലേക്ക് പോകേണ്ടി വരുന്നു. ഇത് കാലതാമസം ഉണ്ടാക്കുക
മാത്രമല്ല, സാമ്പത്തിക തിരിമറികള്‍ക്ക് വഴിവെയ്ക്കുകയും ചെയ്തു.
2. ടീമിനെയും ഭക്ഷണസാധനങ്ങളും വിവിധ സ്ഥലങ്ങളിലെത്തിക്കാന്‍ ആവശ്യമായ വാഹനങ്ങളില്ലായിരുന്നു. അതുകൊണ്ട് ഭക്ഷണ വിതരണം വൈകുന്നതും അത് വലിയ പ്രശ്നത്തിലേക്ക് നീങ്ങുകയും ചെയ്യുന്നത് പതിവായി.
3. നല്ലൊരു ഓഫീസ് ഉണ്ടായിരുന്നില്ല. അതിനാല്‍ കഴിവുള്ള ആളുകള്‍ സ്ഥാപനത്തില്‍ നില്‍ക്കാത്ത അവസ്ഥയുണ്ടായി. ഇത് സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിയന്ത്രണത്തെയും ഏകോപനത്തെയും താറുമാറാക്കി.
4. ആ വ്യവസായത്തില്‍ പാലിക്കേണ്ടിയിരുന്ന പ്രക്രിയകള്‍ അവിടെ പാലിക്കപ്പെട്ടിരുന്നില്ല. ചില സന്ദര്‍ഭങ്ങളില്‍ ഈ പ്രക്രിയകളെ കുറിച്ചുള്ള അറിവില്ലായ്മ ഇതിനൊരു കാരണമായിരുന്നെങ്കിലും മിക്കപ്പോഴും അലസതയും നിഷേധാത്മക മനോഭാവവുമായിരുന്നു കാരണം.
5. സാങ്കേതികവിദ്യ ജോലിയുടെ കാര്യക്ഷമതയെയും സുതാര്യതയെയും പതിന്മടങ്ങ് വര്‍ധിപ്പിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ഇക്കാലത്തും ഇവയെ ഒന്നും ഉപയോഗിക്കാതെ പുരാതനമായ രീതികളിലൂടെയാണ് അവിടം പ്രവര്‍ത്തിച്ചുകൊണ്ടിരുന്നത്. ഇത് ചെലവിനു മേലുള്ള നിയന്ത്രണങ്ങളെ (cost control) ദുര്‍ബലപ്പെടുത്തുകയും വിലയേറിയ വിവരങ്ങള്‍ നഷ്ടപ്പെടുന്നതിന് ഇടയാക്കുകയും ചെയ്തു.
പരിഹാരം കണ്ടത് ഇങ്ങനെ
- ഒരു പുതിയ സെന്‍ട്രല്‍ കിച്ചനും അതിനോട് അനുബന്ധിച്ച് തന്നെ ഒരു സ്റ്റോറും പണിതീര്‍ത്തു, അവിടേക്ക് പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ മാറ്റി. ഒരു മുഴുവന്‍ സമയ സ്റ്റോര്‍ കീപ്പറെ മേല്‍നോട്ടത്തിനായി നിയമിച്ചു. നിരീക്ഷണത്തിനായി ക്യാമറ വെച്ചു. ഒരു സോഫ്റ്റ്വെയറിന്റെ സഹായത്തോടെ സ്റ്റോക്ക് നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്തു. പര്‍ച്ചേസുകള്‍ പ്രധാന ഷെഫുമാരും എക്കൗണ്ട്സ് ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്റും സ്റ്റോറും കൂടി കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്ന സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് കൊണ്ടുവന്നപ്പോള്‍ ചെലവില്‍ വലിയ കുറവ് പ്രകടമായി. ഇത് തിരിമറികളും കാലതാമസവും ഒഴിവാക്കി. ഇടയ്ക്കിടെയുള്ള ലോക്കല്‍ പര്‍ച്ചേസ് നിര്‍ത്തലാക്കി സെന്‍ട്രല്‍ പര്‍ച്ചേസ് സിസ്റ്റം കൊണ്ടുവന്നപ്പോള്‍ മൊത്ത വിലയ്ക്ക് സാധനങ്ങള്‍ കിട്ടുകയും ഇത് 10 മുതല്‍ 20 ശതമാനം വരെ കോസ്റ്റ് കുറയ്ക്കാന്‍ സഹായിക്കുകയും ചെയ്തു.
- തരക്കേടില്ലാത്ത വിറ്റുവരവും മറ്റുമുണ്ടായിരുന്നതിനാല്‍ വാഹനങ്ങള്‍ക്ക് വായ്പ ലഭിക്കാന്‍ എളുപ്പമായിരുന്നു. ഇത്തരം വായ്പകള്‍ നല്ല വിലയ്ക്ക് ലഭ്യമാക്കി ചരക്ക് വാഹനങ്ങളും യാത്ര വാഹനങ്ങളും വാങ്ങിപ്പിച്ചു. പഴയ വണ്ടികളുടെ മെയിന്റനന്‍സും ഇന്ധന ചെലവും കൂടുതലായിരുന്നതിനാല്‍ ആ വിധത്തില്‍ വരുന്ന ചെലവ് വച്ചു നോക്കുമ്പോള്‍ പുതിയ വാഹനങ്ങള്‍ സ്ഥാപനത്തിന് ലാഭകരമായിരുന്നു. ഇതിനു പുറമെ ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ ഇനത്തില്‍ വരുമാന നികുതിയിലും സേവിംഗ് ഉണ്ടായിരുന്നു. വാഹനങ്ങള്‍ ഇടയ്ക്കിടെ കേടാവുന്നത് മൂലം പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ തടസപ്പെടുന്നതും ഒഴിവായി.
- ഒരു നല്ല ഓഫീസ് സൗകര്യം ഉണ്ടാക്കുകയും പുതിയ ജീവനക്കാരെ എടുക്കുകയും ചെയ്തു. അവര്‍ക്ക് ആവശ്യമായ ട്രെയിനിംഗ് നല്‍കി. സ്ഥാപനത്തിന്റെ സംസ്‌കാരം ഓരോ പ്രവൃത്തികളിലും കാത്തുസൂക്ഷിക്കുന്നതിന് വേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്തു.
- നിയമപരമായി ചെയ്യേണ്ട എല്ലാ രജിസ്ട്രേഷനുകളും (GST, Income tax, labour, food saftey എന്നിവ) മറ്റ് ഫയലിംഗുകളും ക്രമപ്പെടുത്തുകയും അത് കൃത്യമായി മുന്നോട്ടു കൊണ്ടുപോകാന്‍ ഉള്ള സംവിധാനങ്ങള്‍ ഒരുക്കി.
യോജിച്ചു പ്രവര്‍ത്തിക്കുക
ഈ മൂന്നു ലേഖനങ്ങളിലൂടെ നമ്മള്‍ പ്രതിപാദിച്ച എല്ലാ കാര്യങ്ങളും കൃത്യമായി നടപ്പാക്കിയപ്പോള്‍ സ്ഥാപനം വളരെ ലാഭകരമായി.
Article 01: നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് എന്തുകൊണ്ട് പ്രതിസന്ധിയിലാകുന്നു?
Article 02: ബിസിനസ് വിജയിക്കണോ? ഏക മനസും കാഴ്ചപ്പാടും വേണം
ആ ലാഭത്തിന്റെ ഒരംശം കൃത്യമായി മ്യൂച്വല്‍ ഫണ്ടുകളില്‍ നിക്ഷേപിച്ചു തുടങ്ങിയപ്പോള്‍ സ്ഥാപനത്തിനും സംരംഭത്തിനും ഒരു നല്ല റിസര്‍വ് ഫണ്ട് ഉണ്ടാക്കിയെടുക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞു എന്നത് ഇന്നും തൃപ്തിയോടെ ഓര്‍ക്കാന്‍ കഴിയുന്ന ഒന്നാണ്. കോവിഡ് കാലത്തെ സാമ്പത്തിക പ്രയാസങ്ങള്‍ നിറഞ്ഞ സാഹചര്യങ്ങളെയും അനായാസമായി തരണം ചെയ്യാന്‍ ഈ ഫണ്ട് ആ സ്ഥാപനത്തെ സഹായിച്ചു.
ഇതില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന മിക്കവാറും കാര്യങ്ങളും ചെറുകിട, ഇടത്തരം സംരംഭകര്‍ക്ക് നടപ്പിലാക്കാന്‍ സാധിക്കുന്ന പ്രായോഗികമായ കാര്യങ്ങളാണ്. ഇത്തരം തിരുത്തലുകള്‍ക്കും പുന:ക്രമീകരണങ്ങള്‍ക്കും മുന്‍ഗണന കൊടുക്കുകയും ക്ഷമയോടെ അവ നടപ്പിലാക്കുകയും ചെയ്യണമെന്ന്മാത്രം. ഒരു വ്യക്തി ജീവിതത്തില്‍ മനസും ശരീരവും ദര്‍ശനങ്ങളും മൂല്യങ്ങളും യോജിച്ചു പ്രവര്‍ത്തിക്കുമ്പോള്‍ സമാധാനവും ആരോഗ്യവും അഭിവൃദ്ധിയും ഉണ്ടാകുന്നു എന്നുള്ളത് സുവ്യക്തമാണല്ലോ. ഇതുപോലെ ഈ മൂന്നും പരസ്പരം യോജിച്ചു പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ഒരു സ്ഥാപനം അതിന്റെ സംരംഭകര്‍ക്കും ജീവനക്കാര്‍ക്കും പൊതുസമൂഹത്തിനും വേണ്ടി വലിയ കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്യാന്‍ പ്രാപ്തമാകുന്നു.
(ഹാന്‍ഹോള്‍ഡ് കണ്‍സള്‍ട്ടിംഗ് പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡിന്റെ ഡയറക്റ്ററാണ് ലേഖകന്‍. ഇ-മെയ്ല്‍: reachus@hanhold.com, വെബ്സൈറ്റ്: www.hanhold.com, ഫോണ്‍: 62386 01079)