ബിസിനസ് ചിട്ടപ്പെടുത്താന്‍ ഗൂഗ്ള്‍ സേവനങ്ങള്‍ ഉപയോഗപ്പെടുത്തൂ!

രണ്ട് വര്‍ഷം മുമ്പ് ഇതേ ദിവസം നിങ്ങള്‍ എന്ത് ചെയ്യുകയായിരുന്നു എന്നോ എവിടെ ആയിരുന്നുവെന്നോ ചോദിച്ചാല്‍ കൃത്യമായ ഒരു മറുപടി നമുക്കുണ്ടാകില്ല. എന്നാല്‍ ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ടില്‍ പോയി നോക്കിയാല്‍ നമ്മള്‍ എവിടെയായിരുന്നു, ഒരു പരിധിവരെ എന്ത് ചെയ്യുകയായിരുന്നു എന്നൊക്കെ മനസിലാക്കാന്‍ സാധിക്കും. അതുപോലെ തന്നെ പഴയ കാലങ്ങളില്‍ പല വ്യവഹാരങ്ങള്‍ക്കും നാം ഉപയോഗിച്ചിരുന്നത് റേഷന്‍ കാര്‍ഡിന്റെ മേല്‍വിലാസമോ അതുപോലെയുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ ഐഡി പ്രൂഫുകളുടെ പകര്‍പ്പുകളോ മാത്രമായിരുന്നു. ഇന്ന് പലപ്പോഴും നമ്മുടെ ഇ-മെയില്‍ ഐഡിയോ ഫോണ്‍ നമ്പറോ മാത്രം ഉപയോഗിച്ച് പല വ്യവഹാരങ്ങളും ക്രയവിക്രയങ്ങളും നടത്താന്‍ കഴിയും. Google, Microsoft, Apple ecosystem എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് നമ്മുടെ ബിസിനസിലെയും വ്യക്തിജീവിതത്തിലെയും ഒരുപാട് കാര്യങ്ങള്‍ അടുക്കോടെ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കും. ഇവയില്‍ പ്രധാനമായ ചിലത് പരിശോധിക്കാം.

Google Account

പല ഡിവൈസുകളില്‍ നമുക്ക് പൊതുവായി ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒരു ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ട് ഉണ്ടാവണം. കഴിഞ്ഞ ലക്കത്തില്‍ പ്രതിപാദിച്ചത് പോലെ വ്യക്തിപരമായ ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കായി ഒരു ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ടും ഔപചാരിക/ബിസിനസ് കാര്യങ്ങള്‍ക്കായി മറ്റൊരു എക്കൗണ്ടും ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇതിന്റെ പാസ്‌വേര്‍ഡുകളും മറ്റും കൃത്യമായും കോഡ് ഭാഷയിലും സൂക്ഷിക്കണം. ഇത് നഷ്ടപ്പെട്ടാല്‍ നമ്മുടെ മെയില്‍ ഐഡി തിരിച്ചെടുക്കാനുള്ള റിക്കവറി ഇ-മെയിലും ഫോണ്‍ നമ്പറും ശരിയാണോ എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തണം. നമ്മുടെ കോണ്ടാക്ട് വിവരങ്ങളും മറ്റു ഡോക്യുമെന്റുകളും സൂക്ഷിക്കാനും എളുപ്പത്തില്‍ ഉപയോഗിക്കാനുമുള്ള മാര്‍ഗമാണ് ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ട് കൃത്യമായി ഉപയോഗിക്കുക എന്നത്. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസില്‍ ഉപയോഗപ്പെടുത്താവുന്ന ഗൂഗ്ള്‍ ആപ്ലിക്കേഷനുകളെ പരിചയപ്പെടാം.

Google Drive

ഓരോ ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ടിനും സൗജന്യമായി 15 ജിബി ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാവുന്ന ഡ്രൈവ് എക്കൗണ്ട് ലഭിക്കും. ഇത് പോരാതെ വരുമ്പോള്‍ പെയ്ഡ് എക്കൗണ്ടിലേക്ക് മാറാവുന്നതാണ്. ഒരു ചെറുകിട ബിസിനസ് സ്ഥാപനത്തിന് 1 ടിബി ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കാവുന്ന ഡ്രൈവ് ഉണ്ടെങ്കില്‍ നന്നായിരിക്കും. നാലോ അഞ്ചോ പേര്‍ വിവിധ കാര്യങ്ങളില്‍ ജോലികള്‍ ചെയ്യുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അതിന്റെയെല്ലാം സ്റ്റോറേജ് ഒരു ഡ്രൈവില്‍ ആക്കിയാല്‍ ആര്‍ക്കും എവിടെയിരുന്നും അത് കാണാനും വേണ്ട മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്താനും സാധിക്കും. ഒരേ പ്രോജക്റ്റില്‍ പലരും പലതരം വിവരങ്ങളും ലിങ്കുകളും കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കുന്നു. ഇതെല്ലാം കണക്ട് ചെയ്യേണ്ടി വരുമ്പോള്‍, അവ ഒരേ ഫോള്‍ഡറില്‍ സൂക്ഷിച്ചു ഉപയോഗിക്കാനായാല്‍ ജോലി എളുപ്പമാകും. ഗൂഗ്ള്‍ ഡ്രൈവുകള്‍ക്ക് സമാനമായി ഒരുപാട് ആപ്ലിക്കേഷനുകള്‍ ഉണ്ട്.Microsoft OneDrive, Dropbox, Apple cloud  എന്നിവ ഇതില്‍ പ്രമുഖമാണ്. എന്നാല്‍ മിക്കവര്‍ക്കും ഗൂഗ്ള്‍ എക്കൗണ്ടും ജിമെയിലും ഉള്ളതിനാല്‍ ഗൂഗ്ള്‍ ഡ്രൈവ് താരതമ്യേന സൗകര്യപ്രദമാണ്.

Google workspace

ജിമെയില്‍ ഒരു വ്യക്തിയുടെ ആവശ്യത്തിനുള്ള എക്കൗണ്ട് ആണെങ്കില്‍ ഗൂഗ്ള്‍ വര്‍ക്ക്സ്‌പേസ് (google workspace) ഒരു സ്ഥാപനത്തിനോ അല്ലെങ്കില്‍ ഒരുകൂട്ടം ആളുകള്‍ക്കോ വേണ്ടി വികസിപ്പിച്ചിട്ടുള്ളതാണ്. ടീം അംഗങ്ങള്‍ സഹകരിച്ച് പ്രവര്‍ത്തിക്കുമ്പോള്‍ വിവരങ്ങള്‍, വീഡിയോ, ഓഡിയോ,  ചിത്രം തുടങ്ങിയ കണ്ടെന്റുകള്‍ പല സ്ഥലങ്ങളിലായിരിക്കും സൂക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടാവുക. ഇത് ഒഴിവാക്കി സുരക്ഷിതമായി ഇവ ഒരേ പ്ലാറ്റ്ഫോമില്‍ സൂക്ഷിക്കാനും ഉപയോഗിക്കാനും വര്‍ക്ക്സ്പേസിലൂടെ സാധിക്കും. ഗൂഗ്ളിന് കീഴിലുള്ള Gmail, drive, notes, Google keep, calendar, map, sheets, Google forms, Google photos എന്നിങ്ങനെ എല്ലാ ആപ്ലിക്കേഷനുകളും വര്‍ക്ക്‌സ്‌പേസില്‍ ഷെയര്‍ ചെയ്തു ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. ഒരു ചെറിയ സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനത്തിലും എന്‍ക്വയറി മാനേജ് ചെയ്യുന്നതിലും തുടങ്ങി ഒരു സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ സൊല്യൂഷനിലൂടെ ചെയ്യാവുന്ന പലതും ഗൂഗ്ള്‍ വര്‍ക്ക്ഷീറ്റിലൂടെ ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കും. 15 യൂസര്‍മാര്‍ വരെ ഉള്‍ക്കൊള്ളാവുന്ന ബേസിക്ക് പാക്കേജിന് പ്രതിമാസം ഏകദേശം 3,000 രൂപയാണ് വരുന്നത്.

തുടര്‍ന്നുള്ള ലക്കത്തില്‍ ഗൂഗ്ള്‍ വര്‍ക്ക്‌സ്പേസിലുള്ള മറ്റു പ്രധാന ആപ്ലിക്കേഷനുകളെക്കുറിച്ച് മനസിലാക്കാം.

(ജൂണ്‍ 30 ലക്കം ധനം മാഗസിനില്‍ പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്)